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Qué son los informes de cotización y cómo se realizan
¿Qué es un informe de cotización? ¿Para qué sirve? En este artículo te explicamos cómo puedes (y debes) solicitarlo en tu empresa.
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Alba Gijón
HR Consultant
27 de diciembre, 2022
Las empresas, como parte de la relación laboral con el trabajador, deben abonar las cuotas correspondientes a la Seguridad Social. En este sentido, se garantiza la protección del empleado en caso de contingencia y su contribución a la jubilación. Para ello, el informe de cotización desempeña un papel fundamental.
Como empresario, debes cumplir con ciertos trámites a la hora de abonar los salarios. Estos procedimientos tienen diversa naturaleza, como puede ser la documental.
De hecho, en este punto reside la importancia de contar con medios que agilicen los recursos humanos. En este artículo hacemos referencia a uno de los certificados más comunes.
¿Qué es un informe de cotización?
Se trata de un documento que demuestra que una compañía está abonando las cotizaciones por un empleado. Es decir, si se encuentra dentro del Régimen General de la Seguridad Social (o el que corresponda, según su profesión). Es una prueba de que una persona cuenta con protección por parte de esta entidad pública.
Según el Ministerio de Seguridad Social, las cotizaciones alcanzaron un máximo histórico en 2022. En septiembre anunciaron un crecimiento del 8,6 %.
Impresionante, ¿verdad? Te mostramos todo sobre este sistema y su documento fundamental.
Este certificado abarca los periodos en los que se ha estado de alta. Con carácter general, estos son los datos básicos que suelen contener:
- Identificación del trabajador: datos personales y laborales.
- Periodos de liquidación: divididos en función de las bases correspondientes.
- Régimen asignado: con una aclaración de la base aplicada en cada caso.
- Bases de cotización: importe sobre el que se ajusta la cuota de la empresa.
¿Qué diferencias tiene con la vida laboral?
Eso sí, no debes confundirlo con la vida laboral, que detalla el tiempo que se ha estado trabajando. La principal diferencia entre ambos es que el primero está centrado solo en las aportaciones al organismo público.
¿Para qué sirven los informes de cotización?
De igual modo, sirve para que el trabajador conozca la información relativa a su retribución. Puede saber, además, cuánto se le está reteniendo en concepto de aportaciones.
Como resultado, puede hacerse una estimación sobre cuánto le corresponderá de jubilación. ¿Sabías que esta es la finalidad más habitual? Sin duda, da cuenta de la importancia que posee este medio.
Otra de sus funciones es informar al trabajador sobre lo que percibiría en caso de baja laboral. Lo mismo sucede con la prestación por desempleo, que se calcula en función de las contribuciones efectuadas.
Por tanto, pretende servir como guía para el empleado en caso de contingencia que afecte a su vida profesional.
En el caso de las empresas, lo deben publicar en el entorno de trabajo. Cuando hagan referencia a una plantilla, aparecerá un listado de todos los trabajadores de los que haya constancia. El propósito es que el empleado pueda comprobar si está inscrito en el régimen de cotizaciones.
Informe de cotización en la legislación laboral
Los informes de cotización son un derecho de cualquier persona que esté contribuyendo a la Seguridad Social. La última normativa que añade modificaciones en este sentido es la Orden PCM/244/2022, de 30 de marzo. Se introducen nuevas aclaraciones sobre la metodología de los cálculos y nuevos tipos generales.
Una guía de la Seguridad Social expone que la empresa está obligada a exponer este documento. Para ello, debe efectuarlo en el mes siguiente al abono de las cuotas y en un sitio visible.
Un incumplimiento de esta práctica puede ser denunciable y sancionable, así que debes tenerlo en cuenta. Constituye, por tanto, un derecho de la plantilla en el sentido colectivo e individual.
Recuerda, por otro lado, que cualquier trabajador puede solicitar un certificado que indique que está al corriente de las cuotas. Por supuesto, como empresario, eres quien debe abonarlas en su nombre.
Por tanto, es una obligación que vincula al empleado y al empleador con el organismo público.
Los representantes de la plantilla pueden solicitar un informe para conocer si la empresa está al corriente de las cuotas. En general, se trata de los sindicatos y los delegados de personal, que cuentan con autorización para ello. Un incumplimiento, de nuevo, puede impulsar una demanda o una reclamación por parte de la institución.
¿Cómo realizar un informe de cotización?
El Ministerio de Seguridad Social elaboró un balance claro del pasado mes de noviembre. Más de 80 000 personas se afiliaron en una época denominada como de desestacionalización (es decir, que no es verano ni Navidad).
Este fenómeno da cuenta de cómo el crecimiento del empleo requiere conocer las obligaciones de la empresa. Una de ellas es saber cómo solicitar este certificado. ¿Sabes cómo hacerlo? No te preocupes, te lo explicamos.
Con el objetivo de que puedas obtener el informe, tu empresa debe estar inscrita en el sistema RED. Esta plataforma pertenece a la Seguridad Social y es fundamental para la tramitación telemática.
Recuerda que cualquier negocio está obligado a registrarse, con independencia del tamaño de la plantilla.
1. Dirígete a la sección de afiliaciones
Después de haberte registrado como representante de la compañía, debes acceder a las afiliaciones. Encontrarás un campo denominado «Inscripción y afiliación online real». Debes tener visibilidad sin importar el régimen al que corresponda la cotización, dado que abarca todas las modalidades.
2. Continúa hacia el catálogo de informes
Una de las opciones que se desplegarán es el repertorio de informes a los que tu compañía tiene derecho. Encontrarás distintos tipos de documentos, pero el que te interesa ahora es el de cotización. Por lo general, lo verás como «Informe de Datos de Cotización» (IDC) y aparecerá en las primeras opciones.
3. Escoge la modalidad correspondiente
Como avanzábamos antes, este informe se puede solicitar al margen del régimen de cotización. Como consecuencia, tendrás que elegir el que corresponda dentro de las posibilidades que te aparecen. El más común es el de trabajadores por cuenta ajena, que figura con ese nombre dentro de la página web.
En definitiva, un informe de cotización forma parte de la información básica que un empleado debe recibir. Como empresario, debes obtener y mostrar esta documentación, como exige la ley.
Desde Sesame HR digitalizamos los trámites relativos con la Seguridad Social para minimizar el coste asociado. Continúa en nuestra sección de informes de rrhh o suscríbete a la newsletter para más información.
Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.
Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.
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