Turnos rotativos: gestión de cuadrantes paso a paso

28 de noviembre, 2024

¿Tienes dificultades para organizar los cuadrantes de turnos de trabajo rotativo? Esta forma de distribuir los recursos humanos de la plantilla tiene grandes ventajas competitivas, pero hay que gestionarlos bien.

La gestión eficiente de los turnos de trabajo es esencial para cualquier empresa que busque optimizar su productividad y mantener un ambiente laboral equilibrado.

Si no es así, se pueden generar roces entre trabajadores si consideran que la asignación de turnos es injusta. Por eso es importante una buena gestión de turnos.

Para poder hablar de turnos de trabajo rotativo es imprescindible incluir el turno de noche en el cuadrante. Si no es así y solo hay dos turnos, se trabaja a turnos (mañana o tarde), pero no rotativos.

¿Qué incluir en los cuadrantes de turnos de trabajo rotativo?

Un cuadrante de turnos de trabajo es un documento o herramienta que muestra la distribución de los turnos laborales de los empleados a lo largo de un periodo determinado. Este cuadrante facilita la organización del personal, asegurando que cada trabajador conozca sus horarios y responsabilidades.

El cuadrante horario laboral es fundamental para:

• Optimizar la productividad: permite una distribución equitativa de las tareas y evita sobrecargas de trabajo.
• Cumplir con la normativa laboral: asegura que los horarios se ajusten a las leyes laborales y los convenios colectivos.
• Mejorar la satisfacción laboral: facilita la conciliación entre la vida laboral y personal de los empleados.

¿Cómo hacer un cuadrante de turnos?

1. Recopilar información básica

Antes de hacer un cuadrante o calendario de turnos, es necesario recopilar información clave:

• Número de empleados: conocer la cantidad de personal disponible.
• Horas de operación: determinar el horario de turnos de trabajo de apertura y cierre de la empresa.
• Regulaciones laborales: asegurarse de cumplir con las leyes y normas del trabajo.

2. Elegir un modelo de turnos

Existen varios modelos de turnos que pueden adaptarse a las necesidades de tu empresa:

• Turnos fijos: los empleados trabajan siempre en el mismo horario.
• Turnos rotativos: los empleados alternan entre diferentes horarios.
• Turnos partidos: la jornada laboral se divide en dos periodos con una pausa en medio.

3. Utilizar software de gestión de turnos

El uso de software de programación de turnos de trabajo facilita la creación y gestión de cuadrantes. Estas herramientas permiten:

• Automatizar la asignación de turnos.
• Realizar ajustes rápidos y eficientes.
• Generar informes detallados sobre las horas trabajadas y las ausencias.

Cómo cuadrar turnos de trabajo

1. Definir las necesidades de la empresa

Determina cuántos empleados necesitas en cada turno y qué habilidades son necesarias para cada posición para cuadrar horarios de trabajo.

2. Considerar las preferencias de los empleados

Siempre que sea posible, ten en cuenta las preferencias y necesidades personales de los empleados para mejorar la satisfacción laboral y reducir el ausentismo.

3. Asegurar un reparto equitativo

Es fundamental distribuir los turnos de manera justa para evitar conflictos y garantizar que todos los empleados tengan oportunidades equitativas para trabajar en horarios de turnos de trabajo deseados.

Planificación de turnos rotativos

1. Establecer un ciclo de rotación

Define un ciclo de rotación (semanal, quincenal, mensual) que permita a los empleados alternar entre diferentes horarios.

2. Crear un calendario de turnos de trabajo

Diseña un calendario de turnos de trabajo que cubra todo el ciclo de rotación y asegúrate de que sea accesible para todos los empleados.

3. Monitorear y ajustar

Revisa periódicamente el cuadrante para hacer ajustes necesarios en función de la carga de trabajo y las necesidades de la empresa.

Habitualmente es mensual, y en él hay tres elementos clave que debe incluir cualquier cuadrante, incluidos aquellos de los trabajadores con un contrato temporal:

• Días de trabajo
• Descansos
• Periodos de vacaciones correspondientes

En el cuadrante aparecen los días del periodo a tener en cuenta, generalmente un mes; y cada día aparece marcado con una de las tres categorías o turno que corresponda.

Así, el trabajador sabe con un simple vistazo cuándo trabaja de mañana, de tardes o de noches. Nunca está de más añadir el horario de cada turno. Los trabajadores los conocen, pero para los recién llegados es una información que siempre se agradece.

No hace falta decir que los cuadrantes mantendrán una frecuencia de trabajo, descanso y turnos equivalente entre los diferentes trabajadores que forman parte de la plantilla para evitar problemas.

No se pueden perder de vista el total de horas trabajadas, ni mensual, ni en el total del año. Los turnos de trabajo rotativo pueden generar desigualdades en las horas trabajadas mes a mes -algo que no debería repercutir en la nómina-, la misma cada mes.

Así, cada empleado acumulará un máximo de 1782 horas de trabajo efectivo anuales.

Cada mes, el total de horas trabajadas entre los diferentes turnos oscilará entre las 144 y 176, con la única excepción de febrero, que al ser más corto reduce esta horquilla a un mínimo de 134 y un máximo de 162.

A la hora de elaborar el cuadrante, es conveniente indicar las horas de trabajo del mes y el total acumulado desde el mes de enero.

Trabajos nocturnos y festivos

Por su propia idiosincrasia, los turnos de trabajo rotativo incluyen el trabajo en el turno de noche, al que suele añadirse el trabajo en festivos. Esto último depende del tipo de empresa, pero hay sectores como la sanidad o la vigilancia privada que exigen trabajo 24 horas.

Lógicamente, estos horarios tienen una retribución especial, de modo que en el cuadrante de turnos de trabajo rotativo se pueden añadir el total de horas nocturnas o festivas que se harán.

¿Cuáles son los patrones de los cuadrantes de turnos de trabajo rotativo?

En base a lo comentado, comprendemos que los cuadrantes de turnos de trabajo rotativo son una gran realidad en muchas empresas, tanto del sector público como del sector privado.

Y en esta línea, lo más importante es el capital humano y el funcionamiento o rendimiento del mismo, que deberemos medir y analizar. Porque los turnos de trabajo rotativos también son una realidad en sistemas de registro de jornada laboral como Sesame.

Así, desde Sesame podemos crear turnos de trabajo directamente desde la herramienta.

Llegados a este punto, tenemos que hablar de los turnos rotativos, clasificados en:

• El turno doble o los dos turnos: que sería un turno de mañana y otro de tarde. Normalmente, en estos turnos se trabaja de lunes a viernes.
• Los tres turnos: mañana, tarde y noche. Este tipo de turno, puede ser trabajado de lunes a viernes o de lunes a domingo.
• La rotación natural o inversa: mañana, tarde y noche o noche tarde y mañana.

Conociendo estas tipologías de turnos rotativos, vamos a descubrir cómo se pueden repartir las jornadas en base a ellos.

Observaremos que una buena organización y un buen software serán las dos claves para gestionar las entradas, las salidas, las vacaciones, las ausencias y por supuesto los turnos.

En este sentido, tener y crear los turnos rotativos dentro de Sesame nos dará seguridad de cara a la planificación del horario laboral y los cuadrantes de trabajo.

Patrón 4×3, basado en jornadas de trabajo más largas

Es un patrón de trabajo que genera cierta confusión porque acumula jornadas de trabajo de hasta 10 horas. Suele estar asociado a los mayores niveles de producción y productividad.

En este caso, se trabajarían por ejemplo 3 o 4 días en la semana, con una duración de la jornada más larga, y el resto de días de la semana serían días de descanso.

Patrón 5×2, diferentes fórmulas y 7 días

En este caso se puede por ejemplo trabajar en turnos partidos de mañana y tarde de lunes a viernes, o turnos rotativos de mañana o tarde de lunes a viernes. 

En otro caso, podría ser por ejemplo, descansar dos días, trabajar cinco.

Patrón 6×2, diferentes fórmulas y 8 días

Se trabajan 6 días de mañana, de tarde o de noche y por esos 6 días trabajados, habrá dos días de descanso, respetando cuál fue la última jornada de trabajo para retomarla en los dos días posteriores.

En la tabla de cuadrantes de turnos de trabajo rotativo puedes ver un ejemplo, este patrón consecutivo de turno lo hacemos con 8 trabajadores y 2 por turno, y tenemos tres turnos diferentes, M, mañana, N, Noche y T tarde. Así, dos trabajadores siempre comparte el mismo turno rotativo.

Un fin de semana de trabajo

Este tipo de turnos de trabajo destaca por jornadas de 12 horas como máximo, el sábado y el domingo.

Cuatro días de trabajo y otros tantos de descanso

Hablamos de aquellos casos en los que el trabajador suele trabajar durante cuatro días seguidos y unas 12 horas la jornada. A cambio, pasados estos cuatro días, el trabajador tendrá otros 4 correspondientes a días de descanso sin interrupción.

Cuatro días de trabajo y dos o uno de descanso

Si el empleado tiene cuatro días de trabajo con jornadas de 12 horas, en este caso le corresponderán dos de descanso. En caso contrario, si los turnos de trabajo son de jornadas de 8 horas durante cuatro días, el empleado recibirá un día de descanso. 

Este primer caso se suele dar en empresas del sector industrial con poca actividad física. En el segundo nos encontramos ante empresas que desean abrir todos los días de la semana, pero por ley no se pueden trabajar 12 horas diarias.

Trabajo por días estacionados

Esta modalidad de turnos de trabajo es particular de empresas industriales, donde los días de descanso suelen darse tanto el fin de semana como entre semana. Este tipo de turno rotativo suele darse en fábricas y en el sector industrial.

Trabajos nocturnos

Estos turnos de trabajo rotativos se dan especialmente en dos situaciones. Por un lado, cuando la empresa o el sector de dedicación tienen un trabajo estacional.

Por otro lado, se trata de trabajos demandados por personas que necesitan compaginar este trabajo con otros de cuidados o jornadas matutinas.

Trabajos por equipos, los conocidos «continentals»

Suele darse en situaciones de trabajo por equipos. Se trata de turnos consecutivos y rotativos de 7 días por 8 horas o de 4 días por 12 horas, pasados estos días suelen corresponder entre dos o tres días.

Consideraciones legales y de salud

Cumplimiento normativo

Asegurarse de que los cuadrantes cumplen con las leyes laborales locales, incluyendo los descansos obligatorios entre turnos, límites de horas nocturnas y compensaciones por trabajo en días festivos. Esto no solo evita sanciones legales, sino que también promueve un entorno de trabajo justo y seguro.

Impacto en la salud

El trabajo en turnos rotativos puede tener efectos negativos en la salud física y mental de los empleados. Estudios han mostrado un aumento en el riesgo de trastornos del sueño, problemas cardiovasculares y estrés. Implementar políticas de apoyo y ofrecer recursos de salud mental puede ser crucial.

¿Cuándo hay que entregar los cuadrantes de turnos rotativos?

No hay nada establecido sobre la antelación con la que se anuncian los turnos de trabajo rotativo a la plantilla, pero en líneas generales suele hacerse con un mes de antelación.

Contar con una herramienta para gestionarlos como el software de RRHH de Sesame HR permite tanto imprimirlos como enviarlos a los trabajadores y comunicarles los horarios que les esperan.

Cuanta mayor sea la antelación con que se entregan, más fácil resultará a los empleados conciliar su vida personal y laboral.

Cuanto antes se entregue el cuadrante de turnos de trabajo rotativo, más fácil será gestionar los posibles cambios que pueda haber. Conviene tener en cuenta que los cambios en el cuadrante deben anunciarse con 15 días de antelación.

Gracias al software de gestión de turnos, anotar estos cambios y comunicarlos a los trabajadores es mucho más fácil. Es más, se pueden configurar los avisos automáticos para que el trabajador reciba la alerta ante cualquier cambio.

La instauración de los turnos de trabajo rotativo permite una actividad continua, pero para poder aplicarlos correctamente es imprescindible contar con un buen cuadrante, donde no falte la información necesaria para los trabajadores.

Trabajar con anticipación siempre es un plus, y en el caso de los cuadrantes se pueden preparar con tanta antelación como sea preciso. Eso sí, habrá que añadir la información imprescindible para los trabajadores.

Errores a evitar al generar tu cuadrante laboral

Gestionar el cuadrante laboral de una empresa grande puede ser una tarea titánica si no se cuenta con las herramientas adecuadas. Nuestras soluciones digitales te ayudarán a optimizar este proceso, evitando errores.

Aquí, destacamos algunos errores comunes que debes evitar al generar tu cuadrante laboral:

1. Ignorar las capacidades multidepartamentales: no considerar las distintas necesidades de cada departamento puede llevar a una distribución desequilibrada de la carga de trabajo.
2. Falta de coordinación entre equipos: la falta de comunicación entre diferentes equipos puede resultar en conflictos de horarios y disminución de la eficiencia operativa.
3. Inconsistencias en las reglas y restricciones: esto te puede llevar a una asignación inadecuada de turnos y horas de trabajo en tus cuadrantes.
4. Desconexión con las preferencias de los empleados: ignorar las preferencias individuales de los empleados puede afectar a la productividad laboral y generar absentismo laboral.
5. Falta de flexibilidad en la generación del cuadrante: no tener en cuenta imprevistos o cambios puede resultar en un mal clima laboral.
6. Comunicación ineficaz de cambios: no informar adecuadamente a los empleados sobre cambios en el cuadrante puede causar malentendidos.
7. Subestimar la importancia del análisis de datos: no utilizar informes de RRHH puede perjudicarte en la comprensión de patrones de absentismo y necesidades de ajuste.

Evitar estos errores al generar el cuadrante laboral no solo optimiza tu planificación, sino que también contribuye a un ambiente laboral más productivo y satisfecho.

Cuadrante laboral rotativo: ventajas de crearlo con Sesame HR

Lo has podido comprobar en múltiples ocasiones. Gestionar los turnos de trabajo de forma manual es una tarea tediosa que te quita mucho tiempo.

Para evitar errores, automatizar tu cuadrante laboral con un software de RRHH como Sesame HR es la mejor solución. Aquí te contamos 5 ventajas de pasarte a nuestro sistema:

• Ahorra tiempo y esfuerzo en la planificación de turnos. El software se encarga de asignar horarios de forma automática según tus necesidades y las preferencias de los empleados. Tú solo tienes que supervisar.
• Fácil comunicación entre los administradores de los cuadrantes laborales y el resto de equipos.
• Permite a los empleados consultar su horario desde cualquier dispositivo. Se acabaron los problemas de comunicación y las confusiones.
• Mejora la conciliación laboral al permitir preferencias personales. Los empleados pueden pedir cambios puntuales y tú gestionar las peticiones fácilmente.
• Analiza datos en tiempo real para tomar mejores decisiones. Por ejemplo, sabrás qué turnos son menos populares o cuáles generan más horas extra.

En definitiva, automatizar tu cuadrante laboral con Sesame HR es la mejor manera de simplificar esta tarea tan compleja. Si quieres comprobar cómo Sesame HR optimiza la gestión de turnos de tu empresa, tan solo tienes que pedir una prueba gratuita por 14 días.

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

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