18 de diciembre, 2024

Llevar un control eficiente de tus gastos es clave para evitar problemas contables. Pero, ¿sabes realmente por qué es tan importante y cómo puedes implementarlo? En este artículo te explicaremos en detalle la importancia del control de gastos empresariales.

Además, te daremos consejos prácticos para hacer todo este proceso de forma sencilla con la ayuda de Sesame HR. ¿Estás listo para optimizar la gestión financiera de tu negocio? ¡Sigue leyendo y descubre cómo puedes mejorar el control de tus gastos de empresa!

¿Qué es el control de gastos?

El control de gastos es un proceso mediante el cual una empresa monitorea, gestiona y optimiza sus gastos operativos. Todo ello, con la ayuda de informes de gastos.

Implica registrar, analizar y supervisar todas las transacciones financieras relacionadas con las actividades comerciales de la organización. Esto incluye desde los gastos más evidentes, como suministros de oficina, hasta los costes menos evidentes, como los gastos de merchandising.

¿Cuáles son los gastos de una empresa?

Los gastos empresariales son todos aquellos desembolsos económicos que realiza tu compañía para poder funcionar. Podemos clasificarlos en varios tipos de gastos.

Gastos fijos

Los gastos fijos son aquellos que se repiten de forma periódica y su importe es prácticamente invariable. Algunos ejemplos son:

Alquiler de oficinas y naves: es un gasto obligatorio para poder desarrollar la actividad.
Suministros: son necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa. Incluyen luz, agua, teléfono, etc.
Seguros: protegen a la compañía ante posibles imprevistos. Pueden ser de responsabilidad civil, del local, etc.

Gastos variables

Los gastos variables dependen directamente del volumen de actividad y ventas de la empresa. Como ejemplos:

Materias primas y mercaderías: varían en función de la producción y las ventas.
Transportes: aumentan o disminuyen según el número de pedidos y envíos.
Comisiones de venta: dependiendo del volumen de ventas, subirán o bajarán.
Primas de productividad: se pagan en función de los resultados obtenidos por los empleados.
Gastos de personal eventual: contrataciones puntuales en épocas de mayor carga de trabajo.

Gastos operativos vs no operativos

Los gastos operativos son necesarios para el funcionamiento de la empresa, como los suministros o el mantenimiento.

Los no operativos no están directamente relacionados con la actividad principal, como las multas o intereses bancarios. Estos últimos se pueden evitar con una buena gestión, por lo que es importante detectarlos rápidamente.

Gastos controlables vs no controlables

Puedes influir directamente en los gastos controlables, como la publicidad.

Mientras que los no controlables dependen de factores externos, como los impuestos o el IPC.

Centra tus esfuerzos de control en los primeros, ya que en los segundos tienes un margen de maniobra más limitado.

Gastos presupuestados vs no presupuestados

Los gastos presupuestados están incluidos en la previsión anual de la compañía.

Los no presupuestados surgen de forma inesperada y pueden desestabilizar las cuentas si no se detectan pronto.

Revisa periódicamente tus gastos reales versus los presupuestados para identificar desviaciones.

Como ves, existen numerosos gastos a los que se enfrentan las empresas a diario. Por ello, es fundamental llevar un control de gastos exhaustivo para poder tomar decisiones acertadas.

Características de los gastos empresariales

Ya has visto que los gastos de una empresa pueden ser de varios tipos. Aun así, tienen ciertas características que debes conocer para poder controlarlos adecuadamente:

Necesarios para la operación: los gastos empresariales son aquellos que son esenciales para que la empresa opere de manera eficiente y efectiva. Esto puede incluir salarios de empleados o el alquiler de instalaciones.
Registrados en los libros contables: todos los gastos empresariales deben ser registrados de manera precisa. Esto es esencial para el seguimiento de las finanzas de la empresa y el cumplimiento de obligaciones fiscales.
Relacionados con la generación de ingresos: los gastos empresariales están vinculados a la actividad principal de la empresa y se incurren con el objetivo de generar ingresos. Por ejemplo, los gastos de marketing y publicidad están diseñados para promocionar productos.
Varían según la industria y el tamaño de la empresa: una empresa de fabricación tendrá gastos relacionados con la compra de materias primas, mientras que una empresa de servicios tendrá gastos relacionados con el marketing.
Sujetos a control: las empresas suelen buscar formas de controlar y optimizar sus gastos empresariales para maximizar la rentabilidad. Esto puede implicar negociar mejores precios con proveedores, buscar eficiencias operativas o reducir costes innecesarios.

En resumen, los gastos empresariales son un componente fundamental de la actividad comercial de una empresa. Y deben ser gestionados cuidadosamente con ayuda de un sistema de gestión de gastos para garantizar su sostenibilidad y rentabilidad a largo plazo.

¿Cuál es la importancia de tener un control de gastos adecuado?

Tener un control de gastos adecuado al tipo de actividad de tu empresa te reportará múltiples ventajas en tu contabilidad.

Mejor toma de decisiones

Un buen control de gastos te permite tener una visión global de cómo se están empleando los recursos de tu empresa. Esto te facilita la toma de decisiones, ya que puedes detectar áreas de mejora y optimizar procesos.

Por ejemplo, si detectas que estás gastando demasiado en determinados suministros o servicios, puedes buscar proveedores más económicos o modificar ciertos hábitos para reducir costes.

Mayor rentabilidad

Al llevar un seguimiento exhaustivo de todos tus gastos, puedes analizar cuáles son rentables y cuáles no lo son tanto. De esta forma, puedes potenciar aquellas áreas que generan mayores beneficios y recortar las que restan rentabilidad a tu negocio.

Un buen control de gastos es clave para aumentar tus márgenes de beneficio.

Evita fraudes

Si no llevas un control riguroso de tus gastos, es más fácil que se produzcan fraudes o pérdidas económicas por errores u omisiones.

Puede ocurrir, por ejemplo, que algún empleado esté haciendo un uso indebido de la tarjeta corporativa o que por un descuido estés pagando algún servicio que ya no utilizas.

Con un buen sistema de control, reduces la probabilidad de que ocurran este tipo de situaciones.

Cumple con tus obligaciones legales

Como empresario, tienes la obligación legal de llevar una contabilidad organizada y al día. Esto incluye registrar correctamente todos tus gastos para poder declararlos ante Hacienda. Si no lo haces, te expones a posibles sanciones.

Una herramienta de control de gastos te ayuda a cumplir con tus obligaciones contables de forma sencilla y automatizada.

Mejora tu imagen ante inversores y bancos

Una empresa con unas finanzas saneadas y un buen control de sus gastos transmite una imagen de profesionalidad y solidez.

Esto la hace más atractiva tanto para posibles inversores como para entidades bancarias. Si necesitas solicitar un préstamo o atraer capital, un exhaustivo control de gastos será tu mejor carta de presentación.

Aprende a controlar los gastos de tu empresa fácilmente con Sesame HR

Ahora ya conoces la importancia del control de gastos para tu empresa. Si quieres mejorar este proceso pero no sabes cómo, quizás haya llegado el momento de automatizarlo.

¿No sabes cómo hacerlo? En Sesame HR, te enseñaremos a controlar los gastos de tu empresa con la ayuda de software de RRHH.

Centraliza los gastos empresariales

Para poder controlar los gastos de tu empresa, primero debes habilitar el espacio de registro de facturas para tus empleados.

Este espacio también permitirá a tus empleados categorizar los gastos para tener una visión clara de sus gastos y poder tomar mejores decisiones.

Aprobación instantánea

Tus empleados pueden informar y justificar sus gastos en cualquier momento desde la aplicación, lo que garantiza un proceso claro y sin sorpresas.

Una vez que los archivos se cargan en la aplicación, podrás revisar y aprobar los gastos en cuestión de segundos desde el panel de Sesame HR, sin importar dónde te encuentres tú o tus empleados.

Histórico sin errores

Tus empleados pueden editar sus gastos y revisar su historial desde la misma aplicación, lo que elimina errores y facilita la gestión.

Además, todos los tickets de compra quedan almacenados en el gestor documental integrado, evitando pérdidas de información.

Análisis detallado y toma de decisiones informada

Con Sesame HR, obtendrás información visual y detallada sobre los gastos de tu empresa.

Visualiza fácilmente el total de gastos mes a mes, por categoría o método de pago, y descubre patrones de gasto para optimizar recursos y reducir costes.

Así que ya ves, controlar los gastos de tu empresa no tiene por qué ser una tarea complicada. Con las herramientas adecuadas, como el software de recursos humanos de Sesame HR, puedes llevar un registro claro y ordenado de tus finanzas.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

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