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Horario del personal: ¿cómo funciona en España?
Te explico cómo funciona el horario del personal en España. Qué dice la ley y cómo se debe gestionar de forma correcta.
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Mireya Ruiz
HR Consultant
10 de enero, 2025
Uno de los temas clave en la gestión de recursos humanos es la organización y regulación del horario del personal. Contar con un sistema eficaz para gestionar el tiempo laboral no solo optimiza la productividad, sino que también asegura el cumplimiento de la legislación laboral.
¿Quieres saber todo sobre el horario de trabajo? En este artículo te explicamos qué implica y cómo puedes controlarlo con el gestor de turnos u horarios. ¡No te pierdas todo lo que te contamos a continuación!
¿Qué es el horario de trabajo?
El horario de personal o de trabajo es el período durante el cual un empleado está obligado a realizar sus tareas laborales, según lo establecido por el contrato laboral o el convenio colectivo.
En España, la jornada laboral está regulada por el Estatuto de los Trabajadores, que marca límites en cuanto a la duración de la jornada, descansos, y distribución de los horarios. Así pues, la ley establece que la jornada laboral no puede superar las 40 horas semanales de horario de trabajo efectivo.
Sin embargo, existen varias modalidades de organización del horario del personal, que pueden variar según la industria, la empresa y el acuerdo entre empleador y empleado.
El horario de trabajo puede dividirse en dos grandes categorías:
- Jornada fija: el horario de personal está predeterminado y no cambia de un día a otro.
- Jornada flexible: permite al trabajador ajustar su horario de trabajo dentro de un rango definido, siempre que se cumpla con el número total acordado.
Asimismo, los convenios colectivos de cada sector pueden establecer condiciones adicionales adaptadas a las necesidades del mismo.
¿Cómo hacer un horario del personal de forma eficaz?
El diseño de un horario del personal eficaz requiere de una planificación meticulosa y un conocimiento profundo tanto de las necesidades de la organización como de los derechos del equipo. Algunos consejos prácticos para lograrlo son:
- Comprender las necesidades de la empresa: un buen horario de trabajo debe estar alineado con los objetivos de la compañía. Esto significa identificar en qué momentos del día o de la semana se necesita mayor cantidad de personal para adaptarlo a las actividades de la entidad.
- Ten en cuenta la legislación laboral: es fundamental respetar los límites establecidos por la ley, como las horas máximas de trabajo semanal, los descansos obligatorios y el derecho al tiempo libre. Además, es recomendable no sobrecargar al equipo para que no afecte a su productividad y bienestar.
- Escucha a los empleados: un horario del personal eficiente debe considerar también las preferencias de la plantilla. Si es posible, ofrecer opciones de flexibilidad o ajustes en el horario.
- Utilizar herramientas tecnológicas: un software gestor de horarios, automatiza muchas tareas, como la asignación de turnos, control de las horas extra, y el seguimiento de los descansos. Esto facilita una organización más eficiente, evitando errores y asegurando que el horario se cumpla correctamente.
- Prevé situaciones excepcionales: asegurarse de que el horario de trabajo sea flexible para adaptarse a circunstancias imprevistas, como días de alta demanda, bajas por enfermedad o eventos especiales. Así, se puede seguir operando sin problemas.
¿Se puede cambiar el horario del personal sin previo aviso?
El cambio de horario del personal no puede hacerse de manera arbitraria. En España, cualquier alteración del horario debe estar justificada y, en muchos casos, debe contar con el consentimiento del trabajador. Esto se debe a que cualquier modificación de las condiciones laborales debe cumplir con lo establecido en el contrato de trabajo y la legislación vigente.
No obstante, existen excepciones donde un cambio de horario de trabajo puede ser posible sin un aviso previo extenso, siempre que esté contemplado en el contrato de trabajo o en el convenio colectivo.
Si se desea modificar el horario del personalen circunstancias no previstas, la compañía debe seguir un proceso adecuado:
- Notificación previa: el empleador debe informar a la persona afectada sobre el cambio con suficiente antelación. Aunque no existe un plazo específico para todos los casos, lo habitual es que el cambio sea comunicado al menos con 15 días de anticipación.
- Justificación del cambio: el empleador debe justificar el motivo del cambio de horario, ya sea por necesidades organizativas, aumento de la demanda o cualquier otro factor que lo requiera.
- Acuerdo mutuo: en algunos casos, será necesario llegar a un acuerdo con el trabajador sobre la nueva distribución de su jornada. Si el empleado se niega al cambio y no existe una causa legalmente válida para forzarlo, el empleador deberá respetar el horario de trabajo previamente pactado.
Aunque se puede cambiar el horario del personal, este cambio debe ser gestionado cuidadosamente y siempre respetando los derechos de los trabajadores.
¿Cómo mejorar la gestión del horario del personal?
La gestión del horario del personal es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier entidad. Sin embargo, realizar un seguimiento manual de los mismos puede ser muy complejo y propenso a errores. Por ello, cada vez son más los que recurren a un gestor de horarios automatizado.
¿Qué es un gestor de horarios?
Un gestor de horarios es una herramienta digital que permite planificar y asignar el horario del personal de manera más eficiente. Estas plataformas permiten crear turnos de trabajo, registrar horas trabajadas, descansos y calcular horas extras, todo de manera automatizada.
Por otro lado, se pueden realizar ajustes rápidos en el caso de imprevistos y llevar un registro claro de la jornada laboral de cada uno.
Ventajas de usar un gestor de horarios con Sesame HR
Sesame HR es software de gestión de Recursos Humanos que cuenta con un avanzado gestor de horarios. Esta herramienta puede mejorar el horario del personal debido a:
- Automatización de la planificación: Sesame HR facilita la creación de horarios personalizados y la asignación de turnos, lo que ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores humanos.
- Flexibilidad y adaptabilidad: la plataforma gestiona tanto jornadas fijas como flexibles, adaptándose a las necesidades de cada empleado y ofreciendo opciones como el control de ausencias y permisos.
- Cumplimiento legal: Sesame HR ayuda a que el horario del personal cumpla con las normativas laborales, evitando problemas legales relacionados con las horas extra, los descansos y la jornada máxima.
- Acceso remoto: la plantilla puede consultar y modificar su horario de trabajo desde cualquier dispositivo, lo que aumenta la transparencia y la comunicación.
- Análisis de datos: gracias a los informes detallados, los responsables de RRHH pueden analizar el rendimiento y la eficiencia del equipo para tomar decisiones.
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Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.
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Soy Sara González, consultora de
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