4 de diciembre, 2024

¿Estás buscando una herramienta de control de gastos para tu empresa? Antes de elegir, es importante tener en cuenta algunos factores clave. En este artículo, te guiaremos por los principales puntos a considerar para encontrar la solución que mejor se adapte a tus necesidades.

Desde la facilidad de uso hasta el coste, te daremos las principales claves para acertar en tu elección. Sigue leyendo y descubre cómo optimizar los procesos financieros de tu compañía. ¡No te la juegues con el control de gastos!

¿Qué ventajas te aportará una herramienta de control de gastos?

Una herramienta de control de gastos te permitirá optimizar el presupuesto de tu empresa y maximizar beneficios.

Pero, ¿qué ventajas te aportará exactamente una herramienta de este tipo? Aquí te presentamos un listado completo:

Visibilidad financiera: obtendrás una visión clara y detallada de dónde se está gastando el dinero de tu empresa en todo momento desde cualquier tipo de dispositivo.
Facilita la toma de decisiones: podrás identificar patrones en los gastos, lo que te ayudará a tomar decisiones más informadas sobre dónde recortar o invertir más.
Control de costes: te permitirá establecer límites de gastos para cada área o empleado, lo que ayuda a prevenir excesos y mantener el presupuesto bajo control.
Optimización del tiempo: simplifica y agiliza la gestión de gastos al automatizar tareas como el registro de recibos.
Reducción de errores y fraudes: al minimizar la intervención manual en los procesos de registro de gastos, se reducen los errores y se mejora la precisión en los informes financieros.
Integración del software: las mejores herramientas de control de gastos se integran fácilmente con otros sistemas financieros o de gestión empresarial, lo que permite una mayor eficiencia en la gestión.
Soporte al cliente: muchas herramientas ofrecen soporte técnico y asistencia personalizada para garantizar que obtengas el máximo provecho de la herramienta.

¿Por qué una empresa necesita una herramienta de control de gastos?

Las empresas como la tuya necesitan mantener un control exhaustivo de sus gastos para poder tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales.

Sin un sistema de gestión de gastos, es imposible saber exactamente cuánto gasta la empresa en categorías como viajes, oficina o marketing.

Falta de visibilidad

Sin una herramienta de control de gastos, es difícil tener una visión global de dónde se gasta el dinero en la empresa.

Esto puede provocar decisiones erróneas basadas en percepciones subjetivas en lugar de datos objetivos.

Pérdida de control

Si no se registran y categorizan los gastos de forma sistemática, es fácil perder el control del presupuesto. Algunos gastos pueden pasar desapercibidos y acumularse sin que la dirección lo note.

Una herramienta de control de gastos proporciona alertas automáticas si se supera un umbral de gasto predefinido.

Incumplimiento legal

En España, la ley obliga a las empresas a llevar una contabilidad organizada y actualizada. Sin un sistema de control de gastos, es difícil cumplir con estos requisitos legales y demostrar la trazabilidad de todos los pagos.

Una herramienta de gestión de gastos garantiza el cumplimiento de la normativa contable española. Además, es imprescindible para tomar decisiones estratégicas.

Factores a tener en cuenta para elegir una herrameinta de gestión de gastos

A la hora de elegir una herramienta de control de gastos, hay varios factores clave que debes considerar para asegurarte de que se adapta a las necesidades de tu empresa.

Facilidad de implementación

La facilidad de implementación de un sistema de gestión de gastos es clave a la hora de elegir la que más se ajuste a tu empresa.

Una plataforma intuitiva, de rápida instalación y que no requiera de una gran inversión de tiempo por parte de tu equipo de RRHH será ideal:

Busca una herramienta que se pueda configurar en pocos pasos.
Asegúrate de que se integre fácilmente con tu sistema actual de RRHH, como Sesame HR.
Valora si la herramienta está disponible en la nube, ya que no tendrás que preocuparte de actualizaciones ni mantenimiento.

Piénsalo. Una herramienta pensada para pymes que luego no puede atender las necesidades de una empresa de mayor tamaño te obligaría a un nuevo cambio en poco tiempo. Busca flexibilidad y anticipa tus necesidades futuras.

Curva de aprendizaje

Una herramienta de gestión de gastos fácil de usar y con una curva de aprendizaje corta es indispensable para el buen funcionamiento de tu empresa.

Si la herramienta es demasiado compleja, requerirá mucho tiempo y esfuerzo por parte de tus empleados para dominarla, lo que reducirá su productividad laboral.

Busca una solución que sea intuitiva y fácil de navegar. Una interfaz simple donde las funciones estén claramente etiquetadas y accesibles hará que sea más fácil de aprender para tus empleados.

También valora si ofrece tutoriales, guías de usuario y otros recursos que puedan acelerar el proceso de aprendizaje.

Accesibilidad de la herramienta de control de gastos

Una herramienta de control de gastos debe ser accesible para todo el personal de tu empresa, independientemente de su experiencia técnica.

Si la plataforma es demasiado complicada, algunos empleados pueden rechazarla o tener dificultades para utilizarla correctamente al subir sus facturas. Esto puede provocar ineficiencias y falta de trazabilidad en el control de gastos.

Busca una plataforma que sea accesible desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Hoy en día, muchos empleados trabajan en movilidad, por lo que una aplicación móvil o una versión web responsive son imprescindibles.

De este modo, podrán introducir gastos y consultar informes de gastos estén donde estén.

Escalabilidad de la herramienta de control de gastos

A medida que tu negocio crece, también lo harán tus necesidades. Tu herramienta de control de gastos debe poder escalar fácilmente para satisfacer esas necesidades cambiantes como:

La adaptabilidad. Una buena herramienta de control de gastos debe poder agregar o eliminar usuarios, departamentos y categorías de gastos según sea necesario.
La capacidad. Asegúrate de que la herramienta que elijas pueda manejar el volumen de transacciones de tu empresa ahora y en el futuro. Algunas herramientas gratuitas o de bajo costo pueden tener límites.
Las integraciones. Una buena herramienta se integra fácilmente con otras aplicaciones empresariales como tu software de nóminas. Busca herramientas que ofrezcan una API abierta y un ecosistema de integraciones.

En resumen, la escalabilidad es fundamental para el éxito a largo plazo de cualquier herramienta de control de gastos.

Presupuesto disponible

Un tema clave a la hora de escoger una herramienta de control de gastos es tu presupuesto. Así que analiza cuánto puedes invertir antes de empezar a buscar.

Las empresas medianas y grandes necesitarán una herramienta más avanzada. Plataformas como Sesame HR ofrecen funciones integradas de gestión de gastos y de nóminas.

Analiza cuánto puedes permitirte antes de empezar a evaluar opciones. Encuentra el equilibrio entre precio y valor que se ajuste a tu presupuesto y necesidades.

Beneficios de utilizar una herramienta de control de gastos digital

Si optas por utilizar una herramienta de control de gastos digital, podrás disfrutar de sus múltiples ventajas:

1. Ahorro de tiempo y mayor productividad

Al automatizar procesos como la solicitud y aprobación de gastos, el registro de facturas o la conciliación bancaria, tus empleados ganarán horas cada mes que antes dedicaban a tareas administrativas repetitivas.

Podrán centrarse en trabajos de mayor valor añadido como el análisis de datos, lo que aumentará su productividad laboral y satisfacción.

2. Mayor visibilidad y control

Una herramienta de control de gastos te proporciona información centralizada y en tiempo real del estado de todas las solicitudes de gastos, facturas por pagar y movimientos bancarios.

Podrás saber al instante cuánto has gastado en qué, detectar desviaciones con respecto al presupuesto y tomar decisiones con datos actualizados.

3. Ahorro de costes

Al automatizar procesos, necesitarás menos recursos humanos dedicados a tareas administrativas. Lo que supondrá un ahorro en los costes de personal.

Además, al tener más control sobre tus gastos podrás negociar mejores condiciones con proveedores, detectar gastos innecesarios y evitar recargos por pagos fuera de plazo.

4. Cumplimiento normativo

Una herramienta de control de gastos te ayuda a cumplir con obligaciones legales a nivel contable. Además, podrás legalizar tareas como el registro de facturas o la conservación de justificantes.

Al centralizar la información, podrás generar informes precisos con un solo clic. Tus auditores también lo agradecerán.

5. Movilidad

Muchas herramientas de control de gastos ofrecen aplicaciones móviles que permiten a tus empleados registrar gastos, enviar solicitudes de aprobación o consultar extractos bancarios desde cualquier lugar.

La movilidad es imprescindible en entornos de trabajo flexibles y facilita que los procesos de control de gastos se integren en el día a día de tu organización.

En definitiva, implantar una solución de control de gastos reporta importantes beneficios a nivel de productividad, eficiencia económica y cumplimiento normativo. Si todavía no dispones de un sistema de este tipo, es el momento.

El rol de Sesame HR en la gestión de gastos empresariales

Sesame HR te ofrece una solución integral para la gestión de gastos que te permitirá digitalizar este proceso. Nuestra plataforma es fácil de usar, accesible desde cualquier lugar y dispositivo, y escalable a medida que tu empresa crece.

Con Sesame, podrás centralizar toda la información relativa a los gastos de tu empresa en un mismo sitio. Esto incluye:

La gestión de facturas.
La aprobación de gastos.
La contratación de tarjetas corporativas.
La gestión de nóminas.
¡Y mucho más!

De esta forma, tendrás una visión global de los gastos en tiempo real y podrás tomar mejores decisiones.

Además, nuestra plataforma está diseñada para adaptarse a tus necesidades. Puedes empezar con las funcionalidades básicas y activar otras más avanzadas cuando lo necesites, pagando solo por aquello que utilizas. Esto te permite optimizar costes y ahorrar en gastos innecesarios.

En definitiva, con el software de RRHH de Sesame HR simplificarás y agilizarás la gestión de gastos de principio a fin, mejorando la rentabilidad de tu negocio. ¿A qué esperas para probar nuestra solución? ¡Pide una prueba gratuita por 14 días ya y optimiza el control de gastos de tu empresa!

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

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