26 de julio, 2023

Cada vez es más común contar con un programa que ayude a los trámites en la empresa, facilitando la labor del departamento de Recursos Humanos. Por ello, saber gestionar un software de RRHH es esencial para el desarrollo de la compañía.

Una buena gestión del software de RRHH permite agilizar muchas de las tareas que debe realizar este departamento y que son de gran importancia. Sin embargo, conseguir manejar estos programas puede convertirse en un auténtico quebradero de cabeza.

A la hora de escoger un programa de RRHH se debe realizar un análisis previo de las necesidades de tu entidad. ¿Quieres conocer cómo gestionar el software de RRHH escogido? ¡Sigue leyendo!

Software de Recursos Humanos: ¿qué es?

Los departamentos de RRHH están sometidos a una gran presión, ya que se ocupan de atraer y retener el talento, llevan a cabo las contrataciones y gestionan al equipo. Al ser tantas las tareas que se deben realizar, un programa que las agilice puede ser de gran ayuda.

Un programa de recursos humanos es una herramienta diseñada para el control y la planificación de diferentes aspectos relacionados con el personal que trabaja dentro de una organización.

Este tipo de software, como el de Sesame HR permite, entre otras cosas, agilizar ciertas tareas como:

Automatizar la realización de nóminas y su envío.
Control horario y gestor de tareas.
Bolsa de horas.
Tramitación de las vacaciones y días libres.
Realizar el onboarding y procesos de selección de personal.
Llevar a cabo evaluaciones del rendimiento y encuestas sobre clima laboral.
Mejorar la comunicación interna.

Este tipo de sistemas aportan flexibilidad a la entidad y la preparan para nuevos retos y mercados a nivel global.

Cómo gestionar un software de RRHH

A la hora de escoger y gestionar un software de RRHH, la empresa debe buscar el que más se adapte a sus necesidades para conseguir sacarle todo el partido posible a este tipo de herramientas.

Los pasos a seguir cuando se escoge el programa y se quiere implementar son los siguientes:

Estudiar las necesidades de la empresa

La gestión de RRHH debe adaptarse a las necesidades de la entidad, sus objetivos y el estado actual. Si no se tienen claras las metas, es posible que se diversifique demasiado por el camino y se encuentren dificultades.

Así pues, se deben tener en cuenta las razones para gestionar el software de RRHH de una manera u otra y cuáles son los puntos débiles de la compañía que se quieren cubrir con el mismo.

Preparar y definir el proyecto de gestión del software

¿Qué queremos obtener al gestionar el software de RRHH? Antes de escoger la herramienta que mejor se adapte a nuestra entidad, hay que asignar los objetivos y metas que se quieren cumplir con él.

A la hora de gestionar el software de RRHH se debe decidir:

Los responsables de cada área o proyecto: cuáles serán sus tareas, que deben controlar, etc.
Los requisitos específicos de la compañía.
Cómo se pondrá en marcha dicho programa, si se hará en la nube o en el dispositivo.
Con qué paquetes cuenta y cómo se emplean.

Seleccionar el proveedor adecuado

Una vez se tiene claro todo lo anterior, se investiga la disponibilidad, localización y opiniones del software de RRHH a gestionar. Del mismo modo, se establecen los criterios para la selección.

Dichos criterios pueden darse según presupuesto, necesidades, etc. Asimismo, se puede negociar con el proveedor para intentar adaptarlo a cada compañía.

Implementar una correcta gestión

Para gestionar el software de RRHH de forma eficiente se debe establecer el proceso para su puesta en funcionamiento, así como su gestión. Para ello, se realiza un calendario de trabajo, con los plazos, las tareas a realizar de cada uno.

También se decide la asignación de recursos, tanto de personal, como de las instalaciones o el presupuesto necesario para ello.

Acciones tras la implementación del nuevo software

Una vez repartidos los proyectos y de llevar a cabo el reparto de trabajo, se debe adaptar este programa a las particularidades y procesos de situación o entidad. Por otro lado, tras un periodo de tiempo se puede comprobar los beneficios asociados al nuevo sistema.

Para ello, se pueden hacer diferentes estudios como el cálculo del ROI (retorno de la inversión).

No obstante, a la hora de implementarlo y gestionar el software de RRHH se debe adaptar a cada empresa y sus necesidades, dependiendo de las particularidades de cada una.

Tips para una buena gestión del software de RRHH

Si no sabes cómo gestionar más eficientemente tu software de RRHH, aquí te dejamos algunos sencillos consejos. ¡Toma nota!

Establecer unos objetivos claros y elegir el software adecuado. Para ello se debe tener en cuenta el tamaño de tu organización, tus necesidades específicas y tu presupuesto.
Formar a los empleados en el uso del programa. Esto les ayudará a sacar el máximo partido al software y a garantizar un uso correcto del mismo.
Monitorizar el rendimiento del mismo para asegurarse de que está funcionando correctamente, ayudando a identificar cualquier problema y a tomar medidas correctivas si fuese necesario.
Actualizar el programa regularmente. Los proveedores de software de RRHH suelen lanzar nuevas versiones con nuevas funciones y mejoras. Por este motivo, hay que mantener el software actualizado para que siga protegido antes ataques externos.
Crear un plan de implementación y definir los roles y responsabilidades. Esto ayudará a evitar confusiones y a garantizar que el sistema se utiliza correctamente
Documentar los procesos y realizar copias de seguridad periódicas. Las copias de seguridad periódicas de los datos del sistema de RRHH protegen los datos en caso de pérdida o daño.

Siguiendo estos consejos, puedes gestionar tu software de RRHH de forma eficaz y asegurarte de que está ayudando a tu organización a alcanzar sus metas. Así se mejora y aumenta la productividad tanto del departamento de RRHH como de la empresa.

Si quieres saber más sobre cómo implementar y gestionar el software de RRHH, en el blog de Sesame HR podrás encontrar diferentes guías y artículos. ¡Descubre más aquí!

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

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