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Herramientas para gestionar equipos de trabajo: top 5
Conoce el top 5 de herramientas para gestionar equipos de trabajo y c贸mo optimizar la gesti贸n de personal de tu empresa.
驴Necesitas ayuda?
Mireya Ruiz
HR Consultant
28 de noviembre, 2024
En la actualidad existen diversas programas y aplicaciones que nos permiten gestionar equipos de trabajo. Esto, en colaboraci贸n de diferentes perfiles profesionales dentro de un mismo proyecto. Como director, emprendedor o compa帽ero, es relevante que conozcas las herramientas para gestionar equipos de trabajo y, por tanto, multiplicar la productividad y el rendimiento. Algo que, sin duda alguna, es muy conveniente para todo tipo de empresa.
La gesti贸n de personal es una de las competencias m谩s cr铆ticas en el entorno empresarial actual. Con la diversidad de tareas, ubicaciones y din谩micas de grupo, contar con herramientas adecuadas para la gesti贸n de equipos es esencial para mantener la productividad, la cohesi贸n y el bienestar de los empleados.
驴Qu茅 es la gesti贸n de equipos?
La gesti贸n de equipos tiene que ver con la manera con la que en una empresa los diferentes sectores implicados busquen un sentido l贸gico en el trabajo. No solo se trata de vender mucho, deseable, o聽de facturar m谩s que el a帽o anterior, sino que todos los elementos que integran los equipos hagan su tarea en buenas condiciones.
驴De qui茅n es la responsabilidad de gestionar los equipos?
En primer lugar, de la cabeza visible o de los equipos directivos. Para que exista una聽buena gesti贸n de equipos, esta ha de seguir un sentido descendente, de tal manera que las cadenas de mando ejerzan su influencia hacia los distintos equipos.
Podr铆a decirse que la gesti贸n de equipos puede ser, a primera vista, tarea exclusiva de la direcci贸n. Pero no cabe duda de que聽es trabajo de todos, ya que c贸mo los empleados se encuentren determinar谩 en mucha medida cu谩l es el ambiente de trabajo propicio.
Una empresa es un engranaje muy complejo y dificultoso y que todas las piezas vayan funcionando no deja de ser tarea de todos. Para ello, motivar a los empleados y dar respuestas a las inquietudes puede ser una buena manera de gestionar adecuadamente a los equipos implicados.
驴C贸mo gestionar a los equipos de trabajo?
Lograr que tu equipo consiga buenos resultados est谩 relacionado directamente con su bienestar dentro de la organizaci贸n. Si quieres que tu equipo funcione y produzca, est谩s buscando el 茅xito empresarial, y esto est谩 genial. A continuaci贸n, veremos algunos consejos que debes considerar al momento de establecer la organizaci贸n de los colaboradores.
Gesti贸n dentro de los valores empresariales
Para desarrollar un ambiente positivo dentro de la compa帽铆a, todo proceso que guarde relaci贸n a la experiencia del empleado, debes considerar los valores organizacionales. El employee journey map es el recorrido que realiza un trabajador desde que ingresa hasta que sale de la compa帽铆a. En otras palabras, desde su primera entrevista de trabajo, hasta el fin de su relaci贸n con la empresa.
Comunicaci贸n interna
Implementar una comunicaci贸n interna fluida y transparente debe formar parte de la filosof铆a de la empresa. Los directivos de recursos humanos deben poner en marcha un buen plan de comunicaci贸n interna. Dentro de dicho plan, suelen detallar acciones de cohesi贸n de equipo, de organizaci贸n y de motivaci贸n. Como parte de la comunicaci贸n interna, muchas veces suelen existir rumores; estos hay que evitarlos en todo momento. Los rumores son capaces de crear conflictos y desvanecer el buen ambiente laboral.
Motivaci贸n y satisfacci贸n del equipo
Esto es un punto que siempre debemos tener en cuenta. Algo muy aconsejable es que organices actividades de construcci贸n de equipo (team building). Por ejemplo:
- Organizar rutas.
- Realizar comidas empresariales.
- Celebrar el cumplea帽os de los empleados con un desayuno.
- Salir del trabajo y reunirse con el equipo un fin de semana en una casa rural.
Roles y responsabilidades claros
Asignar roles y responsabilidades claras a cada miembro del equipo ayuda a evitar confusiones y duplicaci贸n de esfuerzos. Cada persona debe entender su papel y c贸mo contribuye al objetivo general del equipo.
Feedback constante
Proporcionar feedback constructivo de manera regular ayuda a los miembros del equipo a mejorar continuamente. El feedback debe ser espec铆fico, oportuno y enfocado en el comportamiento y resultados, no en la persona.
驴C贸mo actuar frente a situaciones de crisis o conflictos?
Anteriormente mencion谩bamos a los rumores y dec铆amos que estos forman parte de la comunicaci贸n informal dentro de la compa帽铆a. Ante un escenario de conflicto potencial, los altos cargo de la compa帽铆a deber谩n contar con un documento que especifique el protocolo de actuaci贸n. De esta manera, se minimizan las sorpresas y sobresaltos.
Resumidamente, podemos decir que los pasos a seguir para gestionar el conflicto en una empresa son los siguientes:
- Evaluaci贸n permanente del clima laboral e implementaci贸n frecuente de encuestas de satisfacci贸n laboral.
- En el caso de hallar un posible punto caliente, reunir a las personas o a los departamentos implicados.
- Delegar el asunto a una persona que sea imparcial frente al conflicto en cuesti贸n. Alguien que no muestre preferencias por alguno de los implicados. Se recomienda que dicha persona tenga un puesto o nivel superior.
- Establecer y proponer soluciones para resolver el problema.
- Aplicar la soluci贸n y colocar en una balanza si el conocimiento de la situaci贸n debe expresarse al resto del equipo.
- Proporcionar apoyo, como asesoramiento psicol贸gico o coaching, puede ser crucial para ayudar a los empleados a manejar el estr茅s y la tensi贸n derivados de la crisis o conflicto.
- Despu茅s de resolver una crisis o conflicto, evaluar el proceso y los resultados para identificar 谩reas de mejora. Esto ayuda a estar mejor preparados para futuras situaciones similares.
5 herramientas para gestionar equipos de trabajo
Para optimizar y potenciar la comunicaci贸n interna, es importante colocar en marcha diversos canales de comunicaci贸n. Esto, al mismo tiempo que se haga uso de herramientas de organizaci贸n eficientes. Las mejores herramientas para la gesti贸n de equipos de trabajo son:
- Sesame HR: se posiciona como un software de RRHH m谩s eficientes y completos. Gracias a sus m煤ltiples funcionalidades, el departamento de Recursos Humanos podr谩 optimizar un sinf铆n procesos empresariales. Centraliza todos los documentos y an谩lisis relacionados a la mejora de la gesti贸n de equipos en una sola plataforma.
- Trello: una plataforma de gesti贸n de proyectos basada en tableros que permite organizar tareas, asignar responsables y seguir el progreso. Ideal para equipos que prefieren una visualizaci贸n clara de sus proyectos.
- Slack: una herramienta de comunicaci贸n en tiempo real que facilita la colaboraci贸n a trav茅s de canales de equipo, mensajer铆a directa y llamadas. Es excelente para mantener a todos los miembros del equipo conectados y bien informados.
- Microsoft teams: una plataforma integral que combina videoconferencias, chat, almacenamiento de archivos y colaboraci贸n en documentos. Es ideal para equipos que utilizan otras herramientas de Microsoft 365.
- Asana: una herramienta de gesti贸n de proyectos que permite planificar, organizar y gestionar tareas y proyectos de manera eficiente. Ofrece vistas de lista, tablero y calendario para adaptarse a diferentes estilos de trabajo.
- Zoom: herramienta de videoconferencias ampliamente utilizada para reuniones virtuales, webinars y sesiones de formaci贸n. Su facilidad de uso y calidad de video la hacen muy popular.
Tipos de gesti贸n para equipos de trabajo
Existen diferentes tipos de gesti贸n para equipos de trabajo, cada uno con sus propias ventajas y desventajas. El m谩s adecuado para el desarrollo de un equipo concreto que depender谩 de una serie de factores.
Gesti贸n autoritaria
La gesti贸n autoritaria es un estilo de gesti贸n en el que el l铆der del equipo tiene un control total sobre el equipo. El l铆der toma todas las decisiones y los miembros del equipo deben cumplir sus instrucciones. Este estilo de gesti贸n puede ser eficaz en situaciones en las que se necesitan decisiones r谩pidas y precisas.
Gesti贸n democr谩tica
Se trata de un estilo de gesti贸n en el que los miembros del equipo tienen una participaci贸n significativa en la toma de decisiones. El l铆der del equipo facilita el proceso de toma de decisiones y los miembros del equipo tienen la oportunidad de expresar sus opiniones y aportar sus ideas.
Gesti贸n laissez-faire
La gesti贸n laissez-faire es un estilo en el que el l铆der del equipo da a los miembros una gran libertad para tomar sus propias decisiones y trabajar de forma independiente. El l铆der del equipo proporciona apoyo y orientaci贸n, pero no interviene en el trabajo del equipo.
Gesti贸n situacional
Se trata de una gesti贸n que adapta el enfoque del l铆der del equipo a las necesidades espec铆ficas del equipo y de la situaci贸n. El l铆der del equipo utiliza diferentes estilos de gesti贸n en funci贸n de las circunstancias.
Otros tipos de gesti贸n
Adem谩s de los tipos de gesti贸n mencionados anteriormente, existen otros tipos de gesti贸n como:
- Por objetivos聽o resultados que debe lograr el equipo
- Por competencias:聽seg煤n habilidades y conocimientos que los miembros del equipo necesitan para tener 茅xito.聽
驴Por qu茅 escoger Sesame HR para la gesti贸n de tu equipo?
En definitiva, gestionar equipos de trabajo con este tipo de herramientas digitales te permite tener una ventaja mucho mayor frente a tu competencia. La aplicaci贸n de la tecnolog铆a en los diversos procesos empresariales te ayudar谩 a ahorrar una buena cantidad de tiempo, de esta forma, podr谩s invertirlo en responsabilidades mucho m谩s importantes.
Sesame HR es una plataforma all in one que ayuda a optimizar la gesti贸n de tu personal de una manera centralizada. Algunas de sus funcionalidades m谩s solicitadas son:
- Gestor de tareas y proyectos: podr谩s asignar proyectos a empleados por clientes. Medir谩s de una manera sencilla el coste y la rentabilidad de cada trabajo y la productividad laboral del empleado que lo desarrolle.
- Encuestas laborales: con Sesame HR, podr谩s realizar encuestas de clima laboral, la cual te permitir谩 medir la satisfacci贸n de tu capital humano. Recibe respuestas en tiempo real y toma decisiones correctas y eficientes para la compa帽铆a.
- Gesti贸n de registro horario y vacaciones: controla y administra el control horario, las vacaciones de tus trabajadores y las ausencias laborales. De esta forma, no tendr谩s m谩s problemas para coordinar cu谩ndo un empleado deba irse y cu谩ndo deba volver. Todo podr谩 observarlo de una manera gr谩fica y entendible.
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