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Tips para llevar un buen control de gastos en una empresa grande
¿No sabes por dónde empezar la gestión de gastos de empresa? Te dejamos 8 consejos para que los apliques en tu empresa. ¡Léenos en el blog!
¿Necesitas ayuda?
Mireya Ruiz
HR Consultant
20 de noviembre, 2023
Para que un negocio funcione tranquilamente no basta con obtener un resultado positivo o beneficio. Se necesita una estructura que asegure una correcta gestión de gastos en la empresa.
¿Todavía no sabes cómo llevar un correcto control? Aquí te dejamos algunos tips para el control de gastos en tu compañía. ¡Presta atención a todo lo que te contamos!
Control de gastos en una empresa
Lo primero que toda empresa debe tener claro es ¿qué son los gastos en una compañía? Si no se conocen es complicado realizar una buena gestión de gastos en la empresa.
Se entiende por gastos aquellos desembolsos que la entidad debe realizar para poder producir. Entre algunos de ellos están:
- Remuneración del trabajo del personal.
- Amortización del inmovilizado.
- Intereses de préstamos.
Dichos desembolsos suelen llevar consigo una factura en la que se pueden ver los pagos realizados y la cantidad. Por ello, para el control y la gestión de gastos en una empresa se suele tener en cuenta dichos documentos, en los que además se incluye todo tipo de impuestos, como el IVA.
¿Por qué se debe llevar un control de gastos?
Toda compañía debe llevar de una forma u otra un sistema de gestión de gastos para conocer sus resultados. Para hallar los mismos, se suele realizar la diferencia entre los gastos y los ingresos para un ejercicio o periodo concreto.
Asimismo, más allá de conocer los resultados, se deben saber cuáles son los orígenes de dichos resultados y líneas de negocio, productos, servicios o proyectos más rentables. La idea es conocer cuáles son los más útiles y rentables para la entidad.
De esta manera, se conoce si el negocio es rentable y cómo actuar en caso de que se dé alguna situación de crisis. Si no sabes cómo controlar los gastos en una empresa, te damos algunas claves en el apartado siguiente.
Tips para gestionar los gastos de una empresa
La gestión de gastos en una empresa es una de las tareas más importantes en una entidad. Para ello se deben tener en cuenta los siguientes consejos:
1. Identificar y analizar los gastos
Analizar los gastos es primordial si se quiere entender hacia dónde va el dinero de la compañía. Una vez se tiene el listado, se deben clasificar en categorías según el tipo de gastos:
- Fijos.
- Variables.
- Mixtos.
- Directos.
- Indirectos.
Para una correcta gestión de los gastos de empresa deberás calcular el promedio por categoría del último año. De esta forma, se da a conocer qué parte del negocio está consumiendo dichos recursos financieros, así como para comprobar si es posible reducirlos de algún concepto.
2. Elabora un presupuesto
Tras realizar un análisis de gastos y conocer el comportamiento de la entidad, es el momento de realizar un presupuesto acorde para el siguiente ejercicio, el cual servirá de guía durante el mismo.
De esta forma, la gestión del control de gastos será más fácil de llevar. En este caso, se podrá dividir cuánto dinero se planea emplear a cada equipo por un período definido. Así pues, un presupuesto tiene un propósito claro que es servir de apoyo para un correcto manejo de los recursos financieros.
3. Revisar y evaluar los gastos cada cierto tiempo
La revisión de la gestión de los gastos de empresa normalmente se realiza al final del año, para identificar en qué áreas o proyectos se gastó más o cuáles fueron los gastos inesperados. Esta información es muy útil para realizar el presupuesto del año siguiente y adaptarlo al comportamiento financiero de la entidad y sus necesidades.
4. Consigue una solución de control de gastos sencilla
Otro de los tips para el control de gastos en la empresa es contar con un programa en el que poder ir anotando los gastos perfectamente. De esta forma, se reducen los posibles errores que se puedan dar.
En la actualidad, existen una gran cantidad de sistemas de gestión de gastos, como el de Sesame HR. Con él podrás facilitar a tu equipo una solución sencilla en la que anotar los gastos, así como controlarlos en tiempo real. Estos software son especialmente interesantes para aquellas compañías grandes en las que puede ser más complicado llevar el control.
5. Ser constante en el control de los mismos
Lo ideal es registrar los gastos de forma sistemática y organizada. Antes se hacían con hojas de Excel, pero ahora se puede hacer con cualquiera de las aplicaciones. Sin embargo, es importante anotar cada día los movimientos que se realicen, ya que si no se pueden olvidar fácilmente.
6. Permite la conciliación bancaria
Muchos sistemas de gestión de gastos permiten la conciliación bancaria. Así se pueden detectar diferencias entre gastos e ingresos. Esta tarea se puede realizar de forma diaria o semanal, consiguiendo así un control más preciso.
7. Automatizar facturas recurrentes
Otra de las posibilidades que brindan hoy en día dichos softwares son la automatización de gastos periódicos, evitando así gran parte del trabajo y aumentando la productividad laboral. De esta forma, se pueden registrar de forma rápida y automática todos los gastos que se tengan.
Por otro lado, para una correcta gestión de gastos de empresa, se deberán registrar los tickets de los mismos y los pagos con tarjeta. En muchas compañías, sobre todo grandes, los justificantes se pierden por el camino y es difícil conseguir duplicados.
No obstante, sin justificante, el gasto no es deducible fiscalmente, por lo que puede suponer un gran problema si no se realiza correctamente. Hoy en día, escanear o registrarlos es posible de la mano de los sistemas de gestión de gastos que existen.
8. Formar a los empleados
La plantilla que incurre en dichos gastos debe ser consciente del uso de dicho software y del presupuesto disponible para cada área. Por ello, es interesante contar con un plan de gestión de gastos en la empresa y una política que se pueda comunicar a la plantilla.
En dicha política se deben marcar las reglas y procedimientos a seguir por los trabajadores. Además, se les deberá enseñar cómo usar el software correctamente para conseguir el máximo rendimiento del mismo.
¿Sencillo, verdad? Ya conoces cómo realizar una buena gestión del control de gastos en la entidad, ahora solo queda ponerlo en marcha en la tuya. En nuestro blog encontrarás muchos artículos y guías para mejorarlo. ¡Somos tu software de RRHH de referencia!
Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.
Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.
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