20 de enero, 2023

La gestión de cuadrantes de trabajo es una de las tareas más relevantes de cualquier equipo de recursos humanos. Organizar los turnos es una labor que requiere de mucha disciplina, tal como te mostraremos en este artículo.

El reparto de días libres, los festivos o la aprobación de las vacaciones pueden ser motivo de controversia entre tus empleados. ¿Te ha ocurrido alguna vez? Te explicamos cómo mejorar la gestión de turnos.

Revisión del marco legal

En España hay más de 20 millones de ocupados. Muchos de ellos, empleados de empresas donde necesitan una buena gestión de cuadrantes de trabajo para su funcionamiento.

Las diferentes normativas establecen algunos límites para los cuadrantes empresariales. Verás a continuación que no siempre podrás ejecutar tus planes tal y como los tenías previstos.

Legislación laboral

La ley pone un coto claro a la gestión de cuadrantes de trabajo de cada trabajador. Algunos de ellos son de sobra conocidos, como el día y medio ininterrumpido de descanso cada semana.

Sin embargo, hay otros que resultan de especial importancia cuando debes rotar los horarios.

Por ejemplo, las 12 horas de descanso entre dos días. Esto hace que pasar de un turno de noche a una jornada de mañana al día siguiente sea imposible. Es por eso que se hace imprescindible tener en cuenta los distintos tipos de turnos de trabajo.

El convenio colectivo

El último año se firmaron 908 convenios, y en muchos, se tienen en cuenta los detalles de los horarios.

En muchas ocasiones, los propios acuerdos entre patronal y sindicatos establecen las condiciones mínimas que deben tener los cuadrantes. Algunas de ellas son las siguientes:

Se fijan cuántos fines de semana al mes tiene que trabajar cada empleado.
Cuántos festivos anuales deben librar, así como los fines de semana completos que tienen derecho a disfrutar.
La antelación con la que hay que avisar del nuevo horario y de los cambios de turno.

Por tanto, estas normas marcarán desde un inicio las reglas del juego a la hora de la gestión de cuadrantes de trabajo. Como empresario, puedes mejorar estos mínimos, pero siempre tienes que ceñirte a ellos para evitar sanciones y malestar entre los trabajadores.

¿Cuántos turnos debes gestionar?

Al elaborar un cuadrante, resulta más fácil trabajar con un único turno. Pero, en ocasiones, las empresas cuentan con diferentes horas de entrada.

En la industria, es muy habitual contar con tres o incluso cuatro ciclos cada día. Puesto que algunas tienen uno extraordinario para los festivos o fines de semana.

Además, es necesario que tengas en cuenta posibles reducciones de jornada laboral por cuidado de familiares. O, incluso, excedencias y permisos que tienes que agregar a tus cuadrantes globales. Esto es algo que, sin duda, aumenta la complejidad de la tarea.

Rotación de horarios en la gestión de cuadrantes de trabajo

Para que todos los trabajadores puedan gozar de descanso durante la noche o de mañanas libres, la rotación es una solución. Si tu empresa funciona las 24 horas del día, hay que apostar por la gestión de cuadrantes de trabajo.

Sin embargo, muchos empleados disponen de beneficios que limitan esta rotación y todos ellos tienen que ver satisfechas sus condiciones.

En estos casos, lo más adecuado es crear un grupo especial que mantenga el mismo turno a todos ellos. Sin embargo, esto puede ser un problema cuando tienes que rotar a otros compañeros en ese horario. Puesto que la mano de obra será mayor de la necesaria.

Esta situación suele darse, en muchas de las ocasiones, en el turno de mañana. Es posible tratar de negociar de manera individual con cada empleado para adaptar su puesto a una nueva situación o reducir su jornada laboral.

Demanda de mano de obra

Más allá de contentar a todo el mundo, tu primera prioridad siempre tiene que consistir en cubrir las necesidades de personal de cada hora del día. Esto es algo que se resuelve de manera más sencilla si en tu convenio dispones de jornadas flexibles.

Si tus empleados tienen en su contrato la posibilidad de entrar a diferentes tiempos dentro de un turno asignado, es más fácil que consigas llegar al objetivo del 100 % de plantilla necesaria cada hora.

Esta tarea requiere coordinación con otros departamentos. Para contabilizar el personal necesario se pueden tener en cuenta las ventas o la producción en cada franja del día. Todo para una gestión de cuadrantes de trabajo de diez.

Gestión de las ausencias en la gestión de cuadrantes de trabajo

Una vez sepas con seguridad tus necesidades de personal, tienes la opción de ir un paso más allá.

Aprovechando la información disponible sobre años anteriores, podrás pronosticar las posibles ausencias laborales de última hora. Las bajas por accidente o enfermedad común no pueden preverse.

Por tanto, si aplicas un pequeño porcentaje adicional de mano de obra, te adelantarás a los incidentes. De esta forma, una baja no supondrá un problema en tu producción diaria.

Así podrás ir un paso más allá de la gestión de cuadrantes de trabajo.

Establece la duración del cuadrante y divide a los empleados

En función de la previsión de la carga de trabajo, podrás elaborar cuadrantes que se centren en una sola semana o que vayan más allá. Lo más adecuado es realizarlos en periodos de, al menos, un mes.

De esta forma, los trabajadores conocerán de antemano su situación. Además, lo mejor es presentarlos cuanto antes. Así, si alguien necesita una modificación, te resultará más sencillo satisfacerla a tiempo.

Si la empresa tiene una gran masa laboral, es una buena opción establecer diferentes grupos. Todos ellos compartirán siempre los mismos horarios.

Esto tiene una repercusión inmediata en la actividad de la empresa, puesto que se conocerán mejor. Además, te resultará más fácil hacerlo, porque necesitarás ir uno por uno.

Software que facilite la gestión de cuadrantes de trabajo

Disponer de un programa de calidad para la gestión de cuadrantes de trabajo te hará más sencilla la labor. Sesame HR es la solución perfecta si quieres generar cuadrantes adaptados a tu negocio.

Dispondrás de múltiples opciones que te ayudarán a que siempre consigas la mano de obra necesaria en cada jornada.

Además, la herramienta es muy completa y también te ayudará a administrar las vacaciones y a evaluar el rendimiento de los empleados. Todo ello a la vez que almacenas toda la información relevante de forma segura en la propia aplicación.

La gestión de los cuadrantes de trabajo requiere de una gran dedicación. Sin embargo, con el software de RRHH adecuado esa labor te resultará más sencilla.

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

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