Cómo gestionar el control de acceso de personal en las empresas

26 de octubre, 2022

La gestión de control de acceso es una de esos aspectos que no debemos olvidar en ninguna empresa. Su importancia suele pasar desapercibido, pero de ella dependen las entradas y las salidas en el día a día. 

Una elección del control de acceso adecuada puede ser diferencial. Garantizará nuestra seguridad y evitará problemas innecesarios a la compañía. Por eso queremos compartiros algunas claves para gestionarla de la manera más eficiente. 

¿Pero en qué consiste el control de acceso de personal?

El sistema de control de acceso es una estructura con la capacidad de identificar a nuestros empleados. También les permite acceder a las instalaciones de la empresa y verificar su autorización. 

Actualmente, los sistemas tienden a trabajar en soporte digital y a estar automatizados. Lo que es una ventaja enorme porque así dispondremos de un registro de entradas y de mayor seguridad.

Diferencias entre control de acceso y control de personal

Esta es una de las confusiones más comunes a la hora de hablar de la gestión del control de acceso. 

Por un lado, el control de acceso está ligado a la seguridad de la empresa. Hablamos de un sistema que controla quién accede a las instalaciones. Y también tiene la capacidad de denegar los accesos. 

Por otro, está el control de personal. Con esto nos referimos al registro de entradas y salidas de nuestros empleados. Está vinculado a los recursos humanos y a la administración de sus horarios.

¿Qué requisitos debe reunir una buena gestión de control de acceso?

Para una gestión óptima del control de acceso a la empresa, es esencial que se den unos mínimos requisitos. A continuación encontraréis algunos que hemos creído indispensables.

1) Accesibilidad y facilidad en su uso
El control de acceso debe ser sencillo de utilizar. Aparte de asegurar nuestra seguridad y restringir las distintas áreas de la empresa, debe ser ágil.

De esta manera evitaremos problemas innecesarios o conflictos accidentales. ¡Algo que podría traducirse en sanciones!

2) Compatibilidad con otros sistemas
La integración con otros dispositivos o softwares de la empresa es clave. Que se genere esa sinergia entre ambos sistemas nos permitirá aprovechar los recursos que estos ponen a nuestro alcance.

Así incrementaremos el nivel de seguridad de la empresa y amortizamos el software de nuestra compañía.

3) Personalización adaptada al usuario
Si hablamos de gestión de control de acceso, es importante tener en cuenta los sistemas avanzados. Estos nos permiten incorporar opciones adaptadas para algunos usuarios.

Puedes segregar los accesos por perfiles, grupos de acceso o franjas horarias, así como disponer de los registros detallados de cada entrada.

Un sistema lo suficiente avanzado te permitirá trabajar en la nube para tener el control horario remoto del sistema. Así podrás realizar cualquier consulta en tiempo real.

4) Opciones remotas 

Seguro que has escuchado eso de renovarse o morir, ¿verdad? Lo mismo puede aplicarse al campo de los recursos humanos.

Con lo rápido que avanza la tecnología, un buen sistema de control de acceso debería ofrecernos opciones remotas. En especial, para la gente que ejerce el teletrabajo.

Si eliminamos las instalaciones de la ecuación, deberíamos contar con alternativas que nos permitan acceder al sistema estemos donde estemos. Una buena gestión del control de acceso también garantiza que esto sea posible de manera remota.

¿Qué ventajas aporta a la empresa?

Ya conocemos las diferencias entre control de acceso y control de personal. Y también los requisitos que todo sistema de control de acceso debería tener. Por lo que ahora repasaremos las ventajas que puede aportarnos en el día a día.

Menor influencia del factor humano

No pienses en los controles de acceso más canónicos. Con un sistema automatizado aspirarás a la excelencia sin tener que depender de otros empleados que supervisen los accesos.

Si estás planeando una estrategia de transformación digital para tu empresa, no olvides este aspecto. Una buena automatización del control de acceso reducirá riesgos y aumentará la seguridad, créeme.

Segmentación de los accesos

Ya os hemos hablado de ello en alguna ocasión: nuestros empleados no tienen por qué tener acceso a cualquier lugar de la empresa. Un sistema digital eficiente garantiza la restricción a zonas aisladas.

Con la configuración adecuada, nos aseguraremos de que todos estén siempre en el lugar en el que deben. Así evitaremos conflictos innecesarios y podremos aislar los espacios que nos interesen.

Registros de entrada y salida del personal

Pese a que son algo distinto, la instalación de un sistema automatizado no es incompatible con llevar un registro detallado de los horarios.

Cuánta mayor eficiencia se alcance con el control de acceso, más fácil será asegurarnos de que todos cumplen con su jornada en los tiempos pactados.

Además, te será muy útil ante cualquier imprevisto horario: todo quedará reflejado en los registros y, como ya hemos comentado, podrás acceder a ellos cuando los desees.

Por cierto, esto ayudará a su almacenaje de una manera mucho más responsable y cómoda. Y es que todas las compañías tienen la obligación de guardar los registros hasta 4 años. ¿Lo sabías?

¿Por qué es importante la gestión de control de acceso?

Si queremos optimizar la gestión de personal y su llegada a la empresa debemos conocer las mejores opciones. Una buena gestión de control de acceso facilitará las cosas al departamento de recursos humanos.

Pero también hará más sencilla la administración de horas de los empleados. Así como el tiempo que dedican a cada proyecto o la supervisión de sus periodos de descanso en mitad de la jornada. Entre muchos otros aspectos del día a día.

Si te ha parecido interesante este artículo y quieres saber más sobre la gestión de control de acceso del personal, no dudes en consultar nuestro blog.

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

• Sistema de gestión de Recursos Humanos: cómo la utilizan los managers
• Aplicaciones de control horario: las 5 mejores para fichar en grandes empresas
• Registro horario de trabajo: ¿cómo llevar un buen control?
• Reducción de jornada: perspectivas y desafíos empresariales