31 de enero, 2024

¿Buscas mejorar el buzón de sugerencias de tu empresa para crear un lugar de trabajo más distendido? Un formulario de buzón de sugerencias bien diseñado te ayudará a que tus informantes se sientan seguros al usarlo.

En este artículo, aprenderás a evitar errores comunes y verás ejemplos para transformar la comunicación interna en tu compañía. ¡Sigue leyendo para saber más!

¿Cómo hacer un formulario de buzón de sugerencias virtual con Sesame HR?

Sesame HR ofrece una herramienta sencilla para crear tu formulario de buzón de sugerencias virtual.

Con nuestro canal de denuncias para empresas, podrás diseñar un cuestionario online adaptado a tus necesidades donde tus informantes podrán enviar sus comentarios de forma anónima si lo desean.

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1. Especifica el objetivo de tu formulario

En la pantalla de presentación del formulario de buzón de sugerencias, define claramente el propósito informativo de tu buzón.

Define también quién puede usarlo y en qué casos sería pertinente dirigirse a esta plataforma.

Indica también las políticas de privacidad y la regulación legal por la que se rige esta herramienta.

2. Elige entre diferentes formatos de preguntas

Puedes incluir preguntas con desplegable para identificar el tipo de queja tipificada. Y preguntas abiertas para dar la información concreta y detallada sobre el caso en cuestión.

Combina diferentes tipos de preguntas para obtener respuestas más completas.

3. Garantiza el anonimato

Deja que tus informantes envíen sus sugerencias de forma confidencial si lo prefieren. Esto les dará más libertad para expresarse con sinceridad.

Sin embargo, también puedes dar opción a identificarse y pedir algunos datos opcionales como:

Relación con la empresa.
Nombre y apellidos.
Correo electrónico.

En todo caso, la elección debe ser libre.

4. Habilita la subida segura de documentos

Antes de lanzar el formulario, habilita la subida de documentos al buzón de denuncias laborales para que tus informantes puedan respaldar sus comentarios.

Verifica que sea posible subir varios documentos al sistema y que las subidas sean seguras.

5. Haz un seguimiento

No basta con recoger las opiniones de tus informantes, debes demostrar que las has escuchado tomando acción. Para ello puedes generar un número de identificación.

De esta forma, la persona encargada de gestionar la plataforma podrá informar de los avances realizados y de cómo se han aplicado las mejoras sugeridas. Esto motivará a tus trabajadores a seguir participando.

Con estos consejos, podrás crear un formulario de buzón de sugerencias eficaz para tus informantes y mejorar su satisfacción laboral.

Consejos para diseñar el formulario de buzón de sugerencias en tu empresa

Un formulario de buzón de sugerencias bien diseñado es fundamental para obtener comentarios útiles de tus informantes. Aquí te damos algunos consejos para crear un buen formulario:

Hazlo fácil de encontrar. Publica el enlace al formulario en un lugar visible de la web de la empresa. Tener un diseño atractivo y fácil de completar servirá para animar a los informantes a participar.
Personalízalo para tu empresa. Adapta el formulario a la imagen de la empresa y asegúrate de que refleja la cultura que quieres fomentar. Puedes incluir el logotipo y los colores de la empresa.
Haz preguntas concisas. Formula preguntas claras y descriptivas para no inducir a error. Da espacio para comentarios adicionales.
Pide suficientes detalles para poder evaluar la viabilidad de la denuncia. Explicita qué tipo de documentos se pueden adjuntar y con qué finalidad. Deberán adecuarse a los tipos de comentarios que deseas recibir.

Con todos estos consejos, garantizarás que tu formulario de buzón de sugerencias cumpla con su misión.

Ejemplos de formularios del buzón de sugerencias en empresas

Un buzón de sugerencias virtual bien diseñado puede marcar la diferencia entre recibir comentarios útiles de tus informantes o no recibir ninguno. Veamos un ejemplo de los apartados de los formularios de buzón de sugerencias como inspiración:

1. Tipo de queja

Este apartado del formulario debe identificar la naturaleza de la sugerencia o queja.

Proporciona opciones detalladas que permiten al informante clasificar su comentario de manera precisa, facilitando así la posterior gestión y análisis de la información recibida.

Las opciones del desplegable pueden ser:

Estafa.
Irregularidades.
Delito.
Protección de datos.
Corrupción interna.
Otros.

2. Denunciante

En este apartado, se recopila la información sobre la persona que presenta la sugerencia o queja si así lo desea. Para ello, deberá identificarse como:

Anónimo.
No anónimo.

Deben identificarse adecuadamente aquellos datos que sean opcionales en el cuestionario.

3. Descripción

El apartado de descripción brinda al denunciante la oportunidad de explicar con detalle su sugerencia o queja.

Se proporciona un espacio amplio para que el informante pueda expresar sus ideas de manera clara y completa.

4. Documentos

En esta sección, se permite al denunciante adjuntar cualquier documento o archivo relevante que respalde su sugerencia o queja.

Esto facilita la comprensión integral del problema y proporciona a la empresa la información necesaria para abordar eficazmente la situación.

5. Información adicional

El apartado de información adicional ofrece la posibilidad de incluir detalles que el denunciante considere relevantes, pero que no hayan sido contemplados en las secciones anteriores.

Esto asegura que la empresa reciba información completa y variada, maximizando la utilidad de los comentarios recopilados a través del buzón de sugerencias.

Al implementar un formulario de buzón de sugerencias que abarque estos elementos, podrás fortalecer el clima laboral.

Errores a evitar en tu formulario del buzón de sugerencias

Ya lo sabes, un formulario de buzón de sugerencias bien diseñado es clave para obtener comentarios útiles de tus informantes. Sin embargo, hay algunos errores comunes que debes evitar para que sea realmente efectivo.

Falta de anonimato

Asegúrate de que tu formulario de buzón de sugerencias permita comentarios anónimos y que los informantes sepan que sus respuestas se mantendrán confidenciales.

Además, deberás verificar que la página web en cuestión cuenta con un certificado SSL para mantener todos los datos correctamente cifrados.

Demasiadas preguntas

Un formulario muy largo puede dificultar que los informantes respondan.

Limita tus apartados entre 4 y 6 para obtener la información clave que necesitas sin abrumar a los encuestados.

Falta de seguimiento

Recolectar comentarios, pero no actuar sobre ellos, es una de las peores cosas que puedes hacer.

Asegúrate de que el responsable de revisar las respuestas de tu buzón de sugerencias está cumpliendo con su trabajo de forma periódica y da respuesta a todos los casos en el tiempo estipulado.

Opciones de respuesta abiertas

Las preguntas abiertas permiten a los informantes explicar sus ideas con sus propias palabras. No obstante, deberás ser muy preciso con la información que les pides a los informantes para que no pierdan el foco en sus respuestas.

Con las herramientas adecuadas, como Sesame HR, puedes recopilar feedback de tus informantes de forma anónima y mejorar tu negocio. ¡Pide una demostración de 14 días de nuestro software de RRHH!

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Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

Cómo crear un formulario de buzón de sugerencias para tu empresa

¿Cómo hacer un formulario de buzón de sugerencias virtual con Sesame HR?

1. Especifica el objetivo de tu formulario