Firma digital
Firmar contratos online: cómo lo gestiona RRHH
Si no sabes cómo firmar contratos online, te contamos los pasos a seguir. Descubre las ventajas de la firma digital con Sesame HR. ¡Léenos!
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Si no sabes cómo firmar contratos online, te contamos los pasos a seguir. Descubre las ventajas de la firma digital con Sesame HR. ¡Léenos!
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Ronny Navarrete
HR Consultant
11 de agosto, 2023
El avance tecnológico actual ha llevado a un aumento del uso del Internet por parte de las organizaciones, facilitando la administración de tareas al departamento de Recursos Humanos. Entre las tareas actuales que se pueden realizar se encuentra firmar contratos online.
El teletrabajo requiere de nuevas aplicaciones y medios telemáticos para poder agilizar ciertos procesos. Desde Sesame HR hemos querido mejorar y ayudar a firmar contratos online de forma sencilla con la ayuda de un gestor documental. Para saber cómo, ¡no te pierdas todo lo que se cuenta a continuación!
La digitalización de las empresas ha cambiado la forma de administrar las funciones, como es el caso de la firma digital o electrónica, que puede aportar un gran beneficio a la entidad. En muchos casos, para firmar contratos online contar con una electrónica puede ser interesante.
Pero, ¿cuándo se considera que firmar un contrato online es válido? Para ello se deben cumplir los siguientes requisitos:
En estos casos, tendrá la misma validez que un contrato convencional firmado, salvo que surja alguna modificación tras la firma.
Cuando se habla de firmar contratos online, el Reglamento de la Unión Europea 910/2014 del 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica es la norma de referencia. Esta norma entró en vigor el 1 de julio de 2016 y es conocida como el DAS, derogando la anterior Directiva 1999/93/CE.
En ella, se especifican los requisitos que los países miembros deberán tener en cuenta para reconocer los medios de identificación electrónica de las personas físicas o jurídicas. Es decir, establece el marco jurídico para que firmar contratos online con la firma electrónica tenga validez.
Asimismo, en España se complementa con la Ley 6/2020 del 11 de noviembre, que regula ciertos aspectos relacionados como los servicios electrónicos y garantiza la validez legal de las mismas.
Para firmar contratos online de forma sencilla, desde Recursos Humanos es recomendable contar con un software como el de Sesame HR. Este ofrece una firma electrónica avanzada.
Si quieres firmar contratos online de forma avanzada, lo más recomendable es seguir los siguientes pasos:
Cada uno de los nuevos miembros de la compañía tiene un perfil con el que acceder a esta aplicación. En ella, se podrá personalizar la firma y adaptarla, al igual que puede hacerlo el departamento de RRHH con la de la empresa.
Uno de los primeros pasos a realizar es escoger el tipo de firma que se quiere implementar:
En las compañías se poseen diferentes tipos de documentos, entre los que se encuentra la firma de contratos online de reclutamiento, así como otros tipos de documentos legales.
Una vez se han escogido los documentos, estos se cargan y se accede a la firma avanzada. Ahí aparecerán todos aquellos empleados y su email, escogiendo a los que se quiere enviar.
Entre las opciones que existen está la multifirma, pudiendo solicitarlo a más de un miembro de la plantilla.
Una vez enviado el documento para que sea firmado, se puede comprobar el estado del proceso de firma y recibir notificaciones cuando este cambie.
De igual manera, cuenta con un límite para que se lleve a cabo, mandando avisos a los empleados y asegurando que cumplan con los tiempos.
Además, el software de firma digital permite descargar un documento que sirva como prueba, en el que se recogen diversos datos como: dirección IP de la firma, geolocalización o sellado en tiempo real.
Entre otros beneficios que se pueden conseguir al firmar contratos online se encuentran los siguientes:
Sesame HR te ofrece una funcionalidad de firma electrónica avanzada que agiliza y asegura los procesos para firmar contratos y documentos laborales de manera rápida y segura.
A través de esta característica, se garantiza la validez legal de los documentos firmados:
Firmar contratos online es una de las formas más rápidas y seguras de realizarlo. Ahora que ya sabes como hacerlo con Sesame HR, solo queda ponerlo en marcha. Pide una demostración de 14 días de nuestro software de RRHH. ¿A qué esperas?
Julian Ignacio Tur ha desarrollado una sólida carrera en el ámbito de Recursos Humanos, con una destacada trayectoria en roles que abarcan desde la adquisición de talento hasta la gestión integral de recursos humanos.
Su experiencia de más de 10 años abarca tanto el manejo de relaciones laborales como la coordinación de beneficios y programas de desarrollo profesional, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión de personas en cada organización donde ha trabajado.