Firma digital
Tipos de firma electrónica en la empresa
Conoce cuáles son los diferentes tipos de firma electrónica que existen dentro de las herramientas que utilizan las empresas para su trámite.
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Mireya Ruiz
HR Consultant
26 de febrero, 2025
Existen diferentes tipos de firma electrónica que se han usado a lo largo del tiempo siendo así, un instrumento de vital importancia para las compañías sobre todo, en época de pandemia.
Sin embargo, antes de utilizarla en tu empresa, debes estar al tanto de todas sus variables y para qué funciona cada una de las firmas electrónicas.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica está siendo utilizada alrededor de todo el mundo para formalizar acuerdos y negocios de todo tipo de naturaleza. Consiste en un conjunto de códigos que junta datos digitalizados, compactados y transformados en un archivo informático.
Este archivo permite la identificación plena y legal de un usuario dentro de un documento digital. Debemos tener en cuenta las diferencias entre una firma electrónica y una firma digital.
Es una de las formas más sencillas de autenticar un documento a través de medios informáticos, que permite garantizar nuestro consentimiento de manera digital. En otras palabras, viene a sustituir el uso de la firma autógrafa; la manuscrita en papel. Por lo que esta es una de las razonas por las que es imprescindible contar con la firma electrónica para tu empresa.
Su uso es muy común en trámites y transacciones empresariales y/o comerciales. Para lo cual se requiere la agrupación de algunos requisitos legales exigidos por un organismo fiscal competente.
Este tipo de firma nos da la libertad de firmar documentos sin la necesidad de estar presencialmente en una ubicación específica.
Tipos de firma electrónica
Firma electrónica simple
Esta es la más básica, consiste en unos datos digitales que se asocian de manera lógica a otros bajo el mismo formato y que se utilizan para firmar. La firma electrónica simple es la que tiene un nivel de seguridad más bajo. Aunque también produce efectos legales y se puede admitir como prueba en un Tribunal, si bien sería necesario complementarla con otras pruebas adicionales. Un claro ejemplo sería cuando utilizaras un usuario y una contraseña para ingresar a un sitio web.
Firma electrónica avanzada
La firma electrónica avanzada es uno de los tipos de firma electrónica con un mayor nivel de seguridad. Esta permite identificar al firmante de manera inequívoca al estar relacionada al mismo de manera única.
De esta forma, se puede hallar cualquier modificación que se hiciera posteriormente en los datos. Además de esto, garantiza la integridad del contenido que has firmado, lo que les otorga un alto valor probatorio a efectos legales.
Al generarse utilizando datos de creación de la firma electrónica como firmante, puedes usar bajo tu exclusivo control con un alto nivel de confianza. Te permite, por ejemplo, asegurar la validez de un contrato firmado de manera digital por este medio y su carácter vinculante, al reunir todos los requisitos que exige la ley.
Firma electrónica cualificada
La firma cualificada se ha creado mediante un dispositivo cualificado de desarrollo de firmas electrónicas emitido por un prestador de servicios de certificación de confianza.
Si bien es la que mayor nivel de seguridad ofrece, posee un inconveniente de que necesita contar con un certificado cualificado de firma electrónica emitido por un prestador de servicios de certificación cualificado. Esto último hace que se utilice con muy poca frecuencia.
¿Cómo escoger la herramienta ideal de firma electrónica?
Aunque cada tipo de firma electrónica tiene sus características particulares, la mayoría son sencillas de utilizar y se integran fácilmente a otras aplicaciones. Ten en cuenta los siguientes elementos que mencionaremos a continuación; así podrás tener una mejor noción al momento de escogerla:
Seguridad
Asegúrate de que tu software de firma electrónica cubra los mayores estándares de seguridad globales. Las áreas de negocio del distribuidor deben contar con correctas funciones de protección, tales como:
- Certificaciones de seguridad.
- Seguridad física de sistemas y edificios en donde se encuentran los sistemas.
- Seguridad de los datos y procesos archivados en las plataformas.
Capacidad móvil
La mejor herramienta de firma electrónica te permitirá visualizar, leer y firmar acuerdos mediante cualquier dispositivo móvil. Al hacerlo, las firmas se completarán en un menor tiempo, las tasas de finalización serán más altas y la experiencia de usuario se optimizará.
Privacidad
Asegúrate de que el software que te ofrece el servicio de firma te garantice la protección de la información personal y empresarial. Además, revisa si emplea prácticas de protección de datos y si está comprometido, por ejemplo, con el Reglamento General de Protección de Datos.
Estabilidad
Adopta las soluciones que te permitan modernizar de forma constante tus operaciones y formas de hacer negocios. Considera si esa herramienta podría ser implementada en múltiples departamentos a futuro y qué usos se les puede dar en diversos procesos organizacionales.
Integración
La integración con otros sistemas y aplicaciones es esencial en una herramienta que genere diferentes tipos de firma electrónica. Por esta razón, escoge aquellas soluciones que se integren con los sistemas de software de recursos humanos que tu empresa ya utiliza.
Esto te permitirá ahorrar mucho tiempo y optimizará tus procesos. Las integraciones y APIs preexistentes para integraciones desarrolladas a medida, son formas simples de adoptar tecnología de firma electrónica en flujos de trabajo existentes.
¿Por qué es importante contar con la firma electrónica en la empresa?
Implementar la firma electrónica en el entorno empresarial ofrece múltiples beneficios que optimizan y modernizan los procesos internos. A continuación, se detallan las principales ventajas:
1. Ahorro de tiempo y costos: la firma electrónica elimina la necesidad de imprimir, escanear y enviar documentos físicamente, agilizando la gestión documental y reduciendo gastos asociados al papel y al envío postal.
2. Validez legal y cumplimiento normativo: en España y la Unión Europea, la firma electrónica está respaldada por el Reglamento (UE) Nº 910/2014 (eIDAS), que garantiza su reconocimiento legal y su equivalencia a la firma manuscrita.
3. Seguridad y autenticidad: las firmas electrónicas utilizan métodos de cifrado que aseguran la identidad del firmante y la integridad del documento, minimizando riesgos de fraude o alteraciones no autorizadas.
4. Eficiencia en la gestión documental: al digitalizar los procesos de firma, las empresas pueden organizar y almacenar documentos de manera más eficiente, facilitando su búsqueda y recuperación cuando sea necesario.
5. Sostenibilidad ambiental: reducir el uso de papel contribuye a prácticas empresariales más ecológicas, alineándose con políticas de responsabilidad social corporativa y sostenibilidad.
6. Flexibilidad y adaptación al trabajo remoto: la firma electrónica permite a empleados y clientes firmar documentos desde cualquier ubicación, facilitando operaciones en entornos de teletrabajo y colaboraciones a distancia.
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