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Fichar con geolocalización en el trabajo ¿Es legal?
Fichar con geolocalización en el trabajo puede ser muy útil en el registro horario de los trabajadores pero ¿es legal?
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Mireya Ruiz
HR Consultant
6 de junio, 2024
Desde que entró en vigor la Ley de Control Horario en mayo de 2019, la forma de fichar cambió. Y uno de los cambios más destacados ha sido fichar con geolocalización. Una práctica que cada vez más organizaciones exigen a sus empleados.
Sin embargo, esto genera algunas dudas entre los trabajadores.
Para poder fichar con geolocalización, antes deben instalar en su móvil una app de control horario con geolocalización.
A la Ley de Control Horario hay que sumar el boom del teletrabajo. A raíz de la pandemia, cada vez son más los trabajadores que trabajan desde casa. Incluso con el regreso a la oficina.
Qué es fichar con geolocalización
El fichaje con geolocalización no deja de ser un fichaje convencional, con el plus de que está geolocalizado.
En otras palabras, la empresa puede saber desde dónde ha fichado el trabajador. Se puede establecer un perímetro para fichajes o limitarlo a unas IP con tal de evitar el fraude.
Fichar con geolocalización implica el uso de tecnologías de posicionamiento, como GPS, para registrar la hora y el lugar desde donde un empleado inicia o termina su jornada laboral. Este sistema se suele implementar a través de aplicaciones móviles que los trabajadores deben usar para fichar al comienzo y al final de su jornada.
Funcionalidades del fichaje con geolocalización:
- Registro de entrada y salida: captura la hora y la ubicación exacta.
- Control de pausas: monitorea las pausas para el almuerzo o descansos.
- Informes detallados: genera informes sobre la ubicación y las horas trabajadas.
- Alertas y notificaciones: envía recordatorios para fichar y notificaciones en caso de fichajes fuera del área permitida.
Otra opción que tienen las empresas es autorizar el fichaje libre desde cualquier lugar. En este caso, se recoge el punto donde se ha fichado, conociendo dónde empiezan y dónde acaban su jornada los profesionales. Sobre todo, aquellos como los comerciales que realizan largo recorridos en su día a día.
👉 Para simplificar el proceso, siempre puedes optar por el fichaje por aplicación móvil. En Sesame HR, te acompañaremos en todo el proceso.
¿Me pueden obligar a fichar con geolocalización?
La respuesta a la pregunta es un rotundo sí. Legalmente, la empresa nos puede obligar a fichar con geolocalización. Eso sí, no todo vale.
Una de las dudas más frecuentes entre los trabajadores es cómo afecta esto a su intimidad. Y precisamente por ahí van las cuestiones más delicadas.
En ningún momento se pueden vulnerar los derechos de los trabajadores.
Además, estos podrán desactivar la geolocalización fuera de su jornada laboral. El hecho de fichar en empresa con geolocalización viene acompañado de una serie de condicionantes:
- El trabajador estará informado. Debe ser consciente de que lo pueden geolocalizar en cualquier momento de su jornada laboral, y sus movimientos pueden quedar registrados. También debe saber que la geolocalización permite el control de tareas. Si no las cumple, pueden sancionarlo.
- Justificación de la necesidad. La empresa debe justificar la necesidad del uso de geolocalización, demostrando que es el método más adecuado para controlar el horario laboral.
- La geolocalización se limita a la jornada laboral. Los empresarios no pueden geolocalizar a sus trabajadores una vez finalizada su jornada laboral, en fin de semana, vacaciones, etc.
- Política de privacidad. La empresa debe contar con una política de privacidad que detalle el tratamiento de los datos de geolocalización.
- Alternativas más moderadas. El fichaje por geolocalización solo se utilizará cuando la empresa considere que ofrece más ventajas que perjuicios. Si existen alternativas menos invasivas con la privacidad del empleado que ofrezcan el mismo resultado, se apostará por ellas.
Aunque legalmente no exista ninguna limitación, la empresa debería pactar el sistema de fichaje con los trabajadores.
Esta premisa nos vale para cualquier sistema de fichaje, pero cobra especial relevancia al fichar con geolocalización. Hay que explicar bien las razones que llevan a adoptar este modelo.
Protección de datos en el fichaje geolocalizado
Otro de los asuntos espinosos al fichar con geolocalización es la protección de datos. Asegúrate de elegir un sistema de fichaje respetuoso con la Ley de Protección de Datos.
Principios clave de protección de datos:
- Minimización de datos: solo deben recopilarse los datos necesarios para el propósito específico del control horario.
- Transparencia: los empleados deben ser informados sobre qué datos se recopilan, cómo se usan y durante cuánto tiempo se almacenan.
- Seguridad: las empresas deben implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos de accesos no autorizados y ciberataques.
- Derechos del empleado: los empleados tienen derecho a acceder, rectificar y eliminar sus datos personales, así como a oponerse a su tratamiento en determinadas circunstancias.
Un software de recursos humanos como Sesame HR nos ayudan a fichar con geolocalización de forma totalmente segura.
No podemos pasar por alto que la Ley de Control Horario obliga a guardar el registro de la jornada durante 4 años. Sin embargo, los datos de geolocalización no deberían guardarse más de dos meses.
En caso de que permitan demostrar algo para lo que no hay otra evidencia, se pueden almacenar hasta un año.
También es importante saber -e informar a los trabajadores- que los datos se pueden ceder a los colaboradores profesionales externos.
Aquí se incluyen desde el asesor laboral o fiscal de la empresa a mutuas o empresas de prevención de riesgos laborales. También Hacienda, el ministerio de Trabajo u otras administraciones públicas.
¿Me pueden obligar a instalar la app de control horario con geolocalización en mi móvil?
Más allá de las implicaciones de fichar con geolocalización, está la cuestión del dispositivo usado.
En aquellos casos donde el trabajador dispone de un teléfono de empresa, la app de control horario con geolocalización se instalará en el mismo. La organización no podrá exigir que se instale en los dispositivos personales del trabajador.
Consideraciones legales:
- Propiedad del dispositivo: obligar a los empleados a instalar una app en sus dispositivos personales puede ser visto como una intromisión en su privacidad. Es más aceptable cuando el dispositivo es propiedad de la empresa.
- Consentimiento: la empresa debe obtener el consentimiento del empleado para instalar la app en su dispositivo personal.
- Compensaciones: en algunos casos, la empresa puede ofrecer compensaciones o proporcionar dispositivos específicos para el trabajo que ya incluyan la app de geolocalización.
- Alternativas: es recomendable ofrecer alternativas para aquellos empleados que no deseen instalar la app en sus dispositivos personales, como el uso de terminales de fichaje en la oficina o dispositivos proporcionados por la empresa.
Sin embargo, esto no acostumbra a ser lo habitual. Si no hay teléfono de empresa, habrá que instalar la app en el dispositivo personal.
El móvil, tablet u ordenador será el que se utilice para fichar en la empresa con geolocalización. Como hemos dicho, esta será una decisión acordada entre las partes.
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Ventajas del fichaje con geolocalización
Llegados a este punto, quizá te preguntes por qué a las empresas les interesa fichar con geolocalización.
Sin lugar a dudas, la más destacada es la prevención del fraude. Nos aseguramos de que los empleados fichan realmente desde su puesto de trabajo y no lo hacen, por ejemplo, de camino a la oficina.
También en los casos de teletrabajo, garantiza que el empleado trabaja desde casa o desde el lugar adecuado. Es una forma de optimizar la jornada laboral, y la posibilidad de fallar en el fichaje es escasa.
Será muy raro que se produzca algún error, más allá de errores humanos como olvidarnos de fichar.
Su uso es muy simple, y permite a las empresas integrar el fichaje con el control horario. Cada vez que el trabajador ficha, se activa el registro horario.
Así, las organizaciones lo tienen más fácil a la hora de ofrecer flexibilidad laboral. La información queda registrada en el software de control horario, y la empresa cumple con sus obligaciones.
El hecho de geolocalizar a los trabajadores también permite conocer la rentabilidad del trabajo. Por ejemplo, sabremos cuánto tiempo pasa un trabajador en una zona o área determinada.
De este modo, calcularemos la rentabilidad en ciertas áreas para decidir si vale la pena centrarse en ellas o buscar alternativas.
Ventajas para las empresas:
- Mejora de la eficiencia: permite un seguimiento preciso del tiempo trabajado y la ubicación, reduciendo errores y fraudes.
- Informes detallados: facilita la generación de informes detallados sobre la productividad y la gestión del tiempo.
- Cumplimiento legal: ayuda a cumplir con las normativas laborales sobre control horario.
- Gestión remota: ideal para empleados que trabajan en diferentes ubicaciones o de forma remota, facilitando la gestión de su tiempo.
Ventajas para los empleados:
- Transparencia: ofrece transparencia en el registro de horas trabajadas, asegurando que se registren correctamente todas las horas.
- Flexibilidad: puede facilitar el trabajo remoto o desde diferentes ubicaciones.
- Simplicidad: simplifica el proceso de fichaje, evitando la necesidad de estar físicamente presente en un lugar específico para fichar.
- Protección de derechos: ayuda a proteger los derechos laborales del empleado al proporcionar un registro claro de las horas trabajadas.
Como ves, fichar con geolocalización es fácil. Solo tienes que instalar una herramienta como Sesame HR que nos garantiza un fichaje eficaz y sin problemas legales. Si quieres saber más sobre el tema, no te pierdas los contenidos relacionados en el blog de Sesame.
Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.
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