22 de agosto, 2024

Sabemos que para ti y tu empresa es crucial poder cumplir con la ley de control horario. ¿Qué te parecería si te dijéramos que ahora es posible simplificar el fichaje de empleados por WhatsApp?

El fichaje de empleados por WhatsApp se está convirtiendo en una tendencia clave para las empresas en España que buscan una solución sencilla, eficaz y, sobre todo, adaptada a la realidad de sus empleados. Este método no solo mejora la gestión del tiempo, sino que también garantiza el cumplimiento de la legislación vigente.

En este artículo, te desvelaremos cómo puedes implementarlo paso a paso para complementar tus opciones de fichaje con Sesame HR. ¡Vamos allá!

¿Qué es el fichaje de empleados por WhatsApp?

El fichaje de empleados por WhatsApp es un método de control horario que permite a los empleados reportar su entrada y salida del trabajo a través de la aplicación de mensajería WhatsApp.

Este sistema se adapta perfectamente a las necesidades de empresas con trabajadores remotos, en movilidad o que, por su naturaleza, no tienen acceso a un terminal fijo para fichar.

Para poder activar esta funcionalidad, deberás tener contratado el servicio de control de horario laboral con Sesame HR.

En España hubo un total de 35,8 millones de usuarios activos en WhatsApp en 2023. Y, a día de hoy, esta aplicación es muy conocida entre personas de diferentes generaciones, lo que resultará en una curva de aprendizaje menor a la hora de implementarla. De esta forma, podrás llevar un control del cumplimiento del horario laboral de tus empleados de manera efectiva y fácil.

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3 pasos para integrar el fichaje de empleados por WhatsApp con Sesame HR

Si quieres implementar el fichaje de empleados por WhatsApp en tu empresa, aquí te explicamos los pasos básicos a seguir con la ayuda de Sesame HR.

1. Registro de datos

En primer lugar, es necesario registrar el número de teléfono móvil de cada uno de los empleados en nuestra base de datos de empleados.

Si un número no se encuentra en esta base, aunque el empleado desee realizar su registro, el sistema le responderá con un mensaje indicando que ese número no está asociado a ningún empleado.

Para solventarlo, deberá ponerse en contacto con el administrador de Sesame HR en su empresa.

2. Activación del fichaje

Una vez que todos los números de los empleados estén registrados en la base de datos, cada uno de ellos recibirá un mensaje automático con la opción de responder «▶️ entrar».

A partir de este punto, el empleado puede utilizar varios comandos diferentes para activar el fichaje de empleados por WhatsApp.

Automáticamente, recibirá un mensaje que indica «registro abierto», comenzando así el registro del tiempo de trabajo.

3. Actualización del fichaje

Si el trabajador escribe de nuevo, recibirá otro mensaje automático que ofrecerá varias opciones de fichaje de empleados por WhatsApp. De esta manera, se llevará a cabo la acción que el propio empleado elija.

⏸️ Pausa. Si solicita una pausa, la respuesta incluirá el tiempo trabajado. Si desea volver a iniciar, solo tendrá que escribir «entrar» para reactivar el contador.
⏹️ Salir. Al finalizar su jornada, el empleado debe escribir «salir». El mensaje automático le confirmará con un mensaje el tiempo trabajado.

Si el empleado intenta realizar una acción o escribir algo que no debe, el sistema lo impedirá y le ofrecerá las acciones que sí puede realizar en ese momento, que serán entrar, salir o pausar.

👉 De esta manera, tendrás a tu disposición el fichaje de empleados por WhatsApp con el software de control del tiempo de Sesame HR.

Funcionalidades del fichaje de empleados por WhatsApp con Sesame HR

Si contratas el fichaje de empleados por WhatsApp con la ayuda del software de Sesame HR, también podrás acceder a otras muchas más funcionalidades para la gestión del tiempo desde nuestra aplicación.

Fichaje multidispositivo y geolocalizado. Realiza el fichaje desde cualquier lugar con la ubicación registrada y compatible con varios dispositivos:
- Ordenador.
- Móvil, ya sea con nuestra aplicación o WhatsApp.
- Tablet de fichaje en un punto fijo de la empresa.
Automatizaciones personalizadas de fichajes. El sistema puede adaptarse a las necesidades de fichaje de tu empresa. Especialmente útil en caso de tener varias oficinas, diferentes horarios y equipos o trabajadores en remoto.
Control de pausas. El sistema permite gestionar no solo las entradas y salidas, sino también las pausas, tanto para descanso como para comida. Esto garantiza un registro detallado y preciso de toda la jornada laboral, facilitando el cumplimiento de las normativas sobre el tiempo de trabajo y descansos.
Panel del empleado. Permite a los empleados consultar el registro de su jornada, solicitar vacaciones, acceder a nóminas y más.
Informes de RRHH para inspecciones. Obtén informes detallados con entradas, salidas, asistencia, puntualidad y más. Son descargables en PDF, CSV y Excel.
Gestor de tareas. Asigna y supervisa tareas dentro de la plataforma para una mejor organización de los tiempos de trabajo.
Gestión de turnos. Planifica y coordina los turnos de trabajo de manera óptima para cubrir las necesidades de todos tus equipos a cada momento.
Bolsa de horas extras. Controla y registra las horas extras trabajadas por los empleados de forma transparente y organizada para actualizar tus nóminas.

👉 Implementar nuestro sistema de fichaje de empleados por WhatsApp no solo te ayudará a simplificar y automatizar el control horario. ¡Con Sesame HR, llevarás la digitalización de tus recursos humanos a otro nivel!

Cómo gestionar el fichaje por WhatsApp con Sesame HR

En Sesame HR, te ofrecemos una solución de fichaje de empleados por WhatsApp totalmente integrada con nuestro software.

Tus empleados podrán registrar su hora de entrada y salida de forma rápida y sencilla a través de este popular servicio de mensajería.

Si aún no tienes contratados nuestros servicios, sigue estos sencillos pasos:

Pide una demostración de 14 días. Nuestro equipo de ventas de Sesame HR te orientará para explorar las funcionalidades del software y comprender cómo puede adaptarse a las necesidades de tu empresa.
Elige qué funcionalidades contratar. Durante la demostración, tendrás la oportunidad de evaluar las diferentes funcionalidades que ofrece Sesame HR. Elige las que mejor se ajusten a tu negocio.
Contrata e instala Sesame HR. Ha llegado el momento de pasar a la acción. Una vez seleccionadas las funcionalidades que más te interesan, es el momento de alimentar la base de datos y poner el sistema de fichaje en marcha.
Automatiza la gestión del tiempo. Aprovecha al máximo las otras funcionalidades de gestión del tiempo que ofrece Sesame HR para optimizar la productividad laboral.
Implementa el fichaje por WhatsApp. Activa el fichaje por WhatsApp para el correcto registro de entrada y salida.

El fichaje de empleados por WhatsApp con Sesame HR es una solución moderna y eficiente para el control horario, que se adapta perfectamente a las exigencias del mercado laboral actual en España. Implementarlo no solo simplifica la gestión del tiempo y el cumplimiento normativo, sino que también mejora la experiencia de los empleados al ofrecerles una herramienta de fichaje fácil de usar y accesible desde cualquier lugar.

Y tú, ¿te animas a implementar el fichaje de empleados por WhatsApp en tu empresa? No lo pienses más y empieza ya a modernizar los procesos de RRHH de tu compañía.

👉 Con el software de RRHH de Sesame HR, podrás integrar WhatsApp para el fichaje y mucho más. ¡Pide ya una demostración de 14 días!

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★★★★☆

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

Cómo implementar el fichaje de empleados por WhatsApp en empresas

¿Qué es el fichaje de empleados por WhatsApp?