23 de enero, 2023

Uno de los trabajos más complejos para los departamentos de RRHH es el de la evaluación del personal. Esto es aún más difícil en grandes empresas, aunque las pymes tampoco lo tienen fácil. Una herramienta como la ficha de evaluación de personal es clave para conseguir un proceso óptimo.

Si te has propuesto mejorar la evaluación del desempeño de tus empleados, seguro que te has topado con la dificultad de implementar bien estas fichas.

Vamos a explicarte qué son y cómo te ayudarán en tu trabajo este tipo de fichas.

¿Qué es una ficha de evaluación de personal?

Como su propio nombre indica, una ficha de evaluación de personal se usa para medir el rendimiento laboral de los empleados.

Desde hace décadas, los departamentos de recursos humanos de las empresas siempre se han valido de este tipo de documento.

Si bien antes eran fichas físicas que había que almacenar, ahora son digitales y se integran de forma adecuada en diferentes sistemas del gestor documental.

Sin embargo, físicas o digitales, lo cierto es que su formato y su objetivo sigue siendo el mismo desde hace bastante tiempo.

Su base general es la que te acabamos de comentar, pero no existe una ficha de evaluación que pueda aplicarse en todas las compañías. Lo más importante de estas es entender qué información y orientación deben tener.

¿Cómo es una ficha de evaluación de personal?

El contenido de la ficha de evaluación de personal, como te hemos señalado antes, tiene que estar adaptado al contexto de la empresa. Y también al tipo de evaluación que se va a llevar a cabo.

El primero de estos aspectos debe partir de aquello que se considera como productividad laboral en un entorno determinado.

No es lo mismo evaluar a un obrero de la construcción que a un docente de un colegio privado. Cada entorno laboral marca un tipo de productividad diferente y la ficha de evaluación debe partir de esto.

Teniendo esto en cuenta, una ficha de evaluación debe contar con los siguientes apartados:

Información general del trabajador.
Objetivos definidos que se van a evaluar y sistema de medición de los mismos.
Lista de habilidades tanto profesionales como conductuales relacionadas con un sistema de puntuación.
Un área para comentarios internos y aspectos de observación que deje margen a los responsables de RRHH para añadir detalles que no se hayan tenido en cuenta en los ítems evaluables.

¿Cómo se usa la ficha de evaluación de personal?

Una vez que la ficha de evaluación de personal esté diseñada, si se ha hecho bien, su uso será bastante sencillo. No obstante, hay que tener en cuenta algunos aspectos relacionados con ello.

Antes de nada, te aconsejamos siempre que tus empleados sepan de qué se les va a evaluar. Es complicado para un trabajador saber que hay un proceso de evaluación bien definido y no conocerlo.

Es más, hay compañías que optan por la autoevaluación para implicar al empleado en el proceso. Así este puede tomar conciencia de cuál ha sido su desempeño.

Sin embargo, podemos dejar esto de lado ahora mismo y pensar en un mecanismo de evaluación más tradicional en el que el departamento de recursos humanos es el que se hace cargo del mismo.

Periodicidad de uso

La primera cuestión para usar estas fichas es saber cada cuánto tiempo hacerlo. Tradicionalmente, la evaluación del desempeño se ha hecho de forma anual.

Aún hay muchas empresas que siguen este criterio y pasan las fichas una vez al año para comprobar cómo evolucionan sus trabajadores.

Sin embargo, las últimas tendencias en recursos humanos entienden que un año es un periodo de tiempo demasiado amplio.

Por ello, el consejo es que se usen las fichas de evaluación de personal cada seis meses al menos. Esto permite detectar problemas de forma más rápida y poner a los empleados al tanto por si se da algún problema con el rendimiento.

Personal de aplicación

El segundo aspecto a valorar en su uso es quién las rellenará. Ya hemos mencionado antes el caso de la autoevaluación. Sin embargo, es más eficiente que sean los mandos intermedios. Como los jefes de equipos, los que se encarguen de rellenar las fichas de sus subordinados.

Evidentemente, toda la información generada tendrá que pasar en última instancia por las manos del departamento de recursos humanos. Este departamento será el que analizará los datos y usará las fichas en sus informes de evaluación.

Las ventajas de contar con un buen sistema para la evaluación del personal

Implementar un sistema de evaluación basado en fichas de evaluación de personal es algo que reporta una serie de beneficios a la empresa que son insustituibles. Los siguientes son los más importantes:

Aumento de la productividad: el primer objetivo de la evaluación de desempeño es mantener o aumentar la producción en la empresa. Detectar a empleados que no mantienen el nivel o a equipos que están sufriendo problemas es una ventaja para alcanzar el objetivo.
Crear políticas de compensación: la ficha de evaluación no debe verse como un elemento de castigo. También sirven para crear compensaciones en forma de retribuciones variables para los trabajadores o equipos que demuestren aumentar la productividad.
Detección de errores: hay trabajadores que demuestran un mayor desempeño en puestos concretos. Esto es algo que salta a la vista con las fichas de evaluación. Y permite tener en el lugar correcto a ese capital humano, fundamental para la compañía.
Observación de agentes externos: un empleado puede ver afectado su rendimiento por cuestiones ajenas a la empresa. Para eso sirven los campos de observación de las fichas, algo que la empresa puede tener en cuenta y valorar de forma adecuada.

¿Has visto cómo puede ayudarte la ficha de evaluación de personal? Seguro que te ha quedado claro que una correcta valoración del capital humano de tu empresa es clave para conseguir el éxito en tu negocio. Y que esta herramienta es de gran ayuda para conseguirlo.

Y, si tienes más dudas, ¡sigue en Sesame HR! En la sección de recursos de nuestro software de RRHH, encontrarás más información.

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

Qué es una ficha de evaluación de personal y cómo se utiliza

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