Qué información debe tener la ficha del empleado

18 de noviembre, 2021

Llevar un registro de la información de todos los empleados resulta, a primera vista, una tarea sencilla, cuando nos referimos a una pyme. Sin embargo, cuando la plantilla se vuelve mucho más numerosa, esta tarea se vuelve más difícil. Por suerte, podemos generar la ficha del empleado personal para cada trabajador de la empresa. Esto resulta siendo un recurso muy útil y necesario para la gestión documental de la empresa.

Si eres de los que le gusta tener toda la información de sus empleados organizada y centralizada en la base de datos de empleados, entonces Sesame es tu software ideal. Gracias al uso de una adecuada base de datos de recursos humanos, toda la información sobre los trabajadores de tu empresa estará bien almacenada y disponible para cuando la necesites. Podrás acceder a ella de una manera remota desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Conoce más sobre este tema a continuación.

¿Qué es la ficha del empleado?

Como su propio nombre nos lo enseña, la ficha del empleado comprende todo un grupo de documentos y datos importantes sobre el trabajador. Dicha información no es tan importante solo mientras dure su relación con la compañía, extendiéndose su ámbito de implementación incluso cuando el empleado ya no forme parte de la compañía.

En este sentido, una ficha de empleado nos sirve para llevar correctamente un registro y las posteriores actualizaciones de los datos de los empleados. También conviene guardar estos datos en una base de datos de rrhh, centralizada, accesible y susceptible de albergar campos de información de múltiples formatos.

¿Para qué se utilizan estas fichas?

De manera general, el departamento de recursos humanos es el encargado de crear este tipo de documentos. El objetivo principal de la ficha del empleado es generar una base de datos con todas las referencias recopiladas con respecto a la información. Esto, tanto de los trabajadores en activo como de las incorporaciones más recientes. Además de esto, este tipo de fichas de trabajadores resultan de mucha utilidad en aquellos casos en los que se necesita rellenar algún tipo de documentación, enviarla a alguna institución o existe algún imprevisto.

Otra de las ventajas que suponen las fichas de empleados es que conforman un instrumento con datos de contacto del empleado. Actualmente, es posible conectar la ficha del trabajador con otros documentos como los de altas y bajas, control de vacaciones laborales y control de fichajes. Así pues, toda la información relacionada con un trabajador estará organizada, centralizada y disponible en un mismo archivo.

En conclusión, una ficha del empleado favorece el proceso productivo de la compañía y la toma de sus propias decisiones. El tiempo se optimiza de una mejor manera, ningún trámite queda pendiente por su elaboración y cualquier información o dato se puede revisar al momento.

Información que debe tener la ficha de empleado

Realizar un registro de toda la información de cada trabajador permite llevar un mejor control de los aspectos relacionados con las tareas, formación, funciones, etcétera. A continuación, podrás conocer la información que lleva una ficha del empleado:

Información personal del trabajador

La ficha del empleado debe contener todos los datos personales del trabajador. También toda la información relacionada con el puesto de trabajo que ocupa en la compañía. En este sentido, debe especificarse el puesto, área y algunas otras indicaciones necesarias.

• Número de identificación (DNI o NIE).
• Nombres y apellidos.
• Fecha de nacimiento.
• Teléfono.
• Dirección postal.
• Correo electrónico.
• Número de la Seguridad Social.
• Observaciones.
• Cargo en la empresa / funciones / área de trabajo.

Información académica y profesional del empleado

Este tipo de ficha se usa mayormente para registrar toda la información académica y laboral del trabajador. Esta información se irá completando a medida que vaya pasando el tiempo, puesto que es posible que los empleados realicen cursos, talleres o conferencias mientras dura su relación laboral con la organización.

• Formación académica: Se refiere a todos los estudios realizados hasta a fecha (carrera universitaria, Máster, FP, etcétera).
• Cursos y talleres: Tanto aquellas formaciones realizadas bajo el horario laboral indicado por la empresa, como otras hechas por voluntad propia del empleado.

Información de contacto de emergencia

Es esencial contar con los datos de contacto de una persona la cual responsa por el empleado en caso de que exista algún tipo de accidente.

• Teléfono de contacto.
• Datos personales.
• Rango o nivel de parentesco.

Si necesita tener una ficha del empleado ya establecida y bien organizada, debes contar con los servicios que te ofrece Sesame. Una herramienta digital que posee un software de rrhh especializado sistema de gestión de recursos humanos con el cual podrás optimizar muchas gestiones en tu empresa.

Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

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