20 de noviembre, 2024

Te has dado cuenta de que, para ser más productivo, necesitas integrar mejor a tus empleados. También has oído que una buena forma de conseguirlo es a través del onboarding. Pero, ¿cuáles son las distintas fases del onboarding?

En este artículo, hablaremos de qué es el onboarding en rrhh y de sus diferentes fases.

Sigue leyendo y aprende todo lo que necesitas saber sobre la incorporación de tus empleados.

¿Qué es onboarding en recursos humanos?

Tanto en el sentido empresarial como en el de recursos humanos, el onboarding se refiere al proceso de incorporar a un nuevo empleado a una organización.

Es un proceso largo y complicado, pero es esencial para garantizar que el nuevo empleado sea productivo y esté contento en su nuevo puesto.

El proceso de incorporación consta de varias fases, cada una de las cuales es importante a su manera.

Es importante recordar que las fases del onboarding no se producen una sola vez. Si no que es un proceso continuo que debe evaluarse y actualizarse según sea necesario.

Fases del onboarding

Hay varias fases del onboarding a tener en cuenta para que todo el proceso tenga éxito:

Antes de la incorporación.
Durante la incorporación.
Después de la incorporación.

Cada una de estas fases requiere técnicas diferentes en función de las necesidades de la empresa y de la función del empleado. Veamos más en profundidad cada una de ellas en los siguientes apartados.

Más tarde, veremos cómo Sesame HR puede ayudarte a crear un plan de incorporación personalizado. Un plan que se adapte a tu empresa y garantice una transición fluida para tus nuevos empleados.

Preonboarding: fase previa

Dentro de las fases del onboarding, la preincorporación es la fase que precede a la incorporación. Es cuando tiene lugar el proceso de contratación y tu nuevo empleado es aceptado en tu empresa.

Es decir, es el momento en que tu empresa y tu nuevo empleado se conocen. Y este nuevo empleado entra en contacto los procesos y la cultura de tu empresa. Esta fase consiste en prepararse para la incorporación.

El proceso de preincorporación comienza con el proceso de selección de personal y la entrevista. Tu empresa evaluará las cualificaciones del candidato y comprobará si encaja en el puesto. Si así es, tu empresa pasará al siguiente paso, que es el proceso de aceptación.

El proceso de aceptación es cuando tu nuevo empleado acepta unirse a tu empresa. Firmará un contrato y tu empresa le dará toda la información que necesite sobre su nuevo trabajo. También recibirá material de formación y empezará a conocer la cultura y los procesos de tu empresa un poco mejor.

Una vez finalizado el proceso de preincorporación, tu nuevo empleado está listo para la incorporación. Pasamos de fase del onboarding.

Durante el onboarding

Llegamos a la segunda fase del onboarding. Durante el onboarding es cuando tu empleado se incorpora a la empresa. Y durante este tiempo recibirá formación sobre su puesto de trabajo y herramientas.

Por esa razón, es crucial que esta parte sea lo más fluida y sencilla posible.

La fase de formación de empleados inicial es crucial para introducir al nuevo empleado en la cultura, los productos y los procesos de la empresa.

Es necesario acompañar a tu nuevo miembro del equipo desde el primer día. Bríndale toda la información necesaria que le ayudará a entender el funcionamiento de la empresa y sus responsabilidades.

De hecho, es importante preestablecer un plan formativo para tus nuevos colaboradores. Esta parte puede ser escrita, personalizada o mediante videotutoriales. Pero todos ellos deben explicar cómo funciona cada uno de los procesos desde el punto de vista del empleado o del usuario final.

Así le ahorrarás muchas horas y tendrás un equipo preparado para atender a tus clientes en cantidad y calidad en un corto espacio de tiempo.

Además, se sentirá mejor integrado y satisfecho. Lo que desembocará en una mayor productividad.

Postonboarding: seguimiento y cierre

Ahora que has entendido todas las fases del onboarding hasta el final, vamos a hablar un poco sobre el seguimiento y cierre. Esta etapa de seguimiento se da después de que tu nuevo empleado haya terminado el proceso formal de incorporación.

Fundamentalmente, es cuando tu nuevo empleado se asienta en su puesto y empieza a producir resultados. Esta fase puede durar de unas semanas a unos meses, en función de las necesidades de cada persona.

El verdadero éxito de un plan de onboarding no es solo alcanzar la meta. Si no asegurarte de que tus recién contratados se sienten parte del equipo, comprenden los objetivos globales y están satisfechos con su experiencia.

Un paso importante en este proceso es el seguimiento adecuado y la recogida de comentarios de tus nuevos empleados. Todo para ver en qué medida se están cumpliendo con sus expectativas.

Esto te permite identificar puntos débiles en tu proceso o tareas que no has considerado antes. Ofreciendo la oportunidad de mejorar el programa a futuros empleados.

También es importante medir la adaptación durante los meses siguientes para determinar si estás proporcionando a tus trabajadores todo lo necesario para ser exitosos.

Para acabar, si hay un cese laboral, no debes descuidar un offboarding profesional para minimizar el impacto y mantener una buena relación con tus exempleados.

Y así es como se cierra al cien por cien las fases del onboarding.

Fases del onboarding y técnicas asociadas

Veamos ahora las diferentes técnicas asociadas con cada una de las fases del onboarding.

En la fase previa al onboarding, puedes incluir una variedad de técnicas para tener un primer contacto al futuro empleado. Por ejemplo:

Preparar un tour virtual o físico del lugar de trabajo.
Proporcionar información básica sobre la cultura, los valores y la visión de la empresa.

Para ahondar en el onboarding, además puedes organizar:

Presentaciones por equipos.
Formaciones con el resto del equipo.
Reuniones con proveedores, socios y clientes.
Discusiones con los compañeros para que tus nuevas incorporaciones se sientan parte del equipo.

Finalmente, para medir los resultados puedes implementar:

Cuestionarios y encuestas de clima laboral.
Evaluación del desempeño.

Esto te permite ofrecer una experiencia impecable en todas las fases del onboarding. Gracias a la centralización donde todos los procesos en una misma plataforma. Para saber más, sigue leyendo.

¿Qué es un software de onboarding?

Un software de onboarding, es un programa que responde a las necesidades de las empresas de automatizar el proceso de integración del empleado de la organización. De esta manera, se ofrece una mejor experiencia de acogida a futuros colaboradores.

Un buen programa de onboarding disminuye la carga administrativa y garantiza el cumplimiento de la normativa, disminuyendo los costes asociados y liberando algunos recursos. Dichos recursos podrían dedicarse a tareas que tengan un mayor valor añadido. Este tipo de software también permite acortar los plazos para que el nuevo trabajador incremente su productividad.

Características de un software de onboarding

Información personal

El empleado puede acceder a toda su información personal y modificarla en función de sus propias necesidades. Entre estas están: nombre, dirección, estado civil, contactos, nacionalidad, web personal, entre otros. Además de todo esto, también tendrá acceso a su información curricular: idiomas, historial académico, certificados, empleos previos, etcétera. Así podrá tener un control absoluto sobre toda esta información.

Documentos a tramitar

Agilizar la tramitación de documento y garantiza el cumplimiento de las normativas vigentes. Esto permite que el nuevo trabajador pueda asistir a su primer día de trabajo con todo el trámite administrativo gestionado. Así el empleado podrá centrarse en sus funciones desde el primer momento. La empresa, por su parte, asegura el cumplimiento de todos los protocolos y procesos regulatorios que guarden relación con su actividad.

Desarrollo de compañerismo

El nuevo trabajador puede anticipar su proceso de integración, conociendo a sus futuros compañeros y entablando conversaciones de trabajo. Esto permitirá que su primer día de trabajo sea mucho más cómodo y atractivo. Podrá contar con un conocimiento previo de sus compañeros del departamento.

Sesame HR para todas las fases del onboarding

¿Estás buscando una herramienta de gestión del onboarding que se ajuste a las necesidades de tu empresa? Sesame HR es la solución perfecta para ti. Estamos comprometidos a desarrollar servicios y valores añadidos para mejorar la productividad.

Sesame HR ofrece un software de onboarding innovador para los procesos de recursos humanos. Esta última generación de software te permitirá planificar de forma fácil cada paso del plan de acogida de empleados y personalizar tu proceso de onboarding.

Nuestro software ofrece distintas soluciones para cada una de las fases del onboarding. Comenzando por la fase previa, donde podrás controlar todo el proceso de selección.

Además de añadir comentarios sobre el proceso de reclutamiento, para mejorar la comunicación entre todas las partes involucradas, archivar los procedimientos y documentación pertinentes

También podrás crear una checklist para la incorporación que incluyan tareas personalizadas y formación. Todo para tener información unificada que facilite el intercambio fluido entre los distintos departamentos implicados.

Hasta llegar al proceso de seguimiento. Con Sesame HR podrás medir la adaptación de tu equipo a lo largo del tiempo con encuestas de clima laboral y evaluaciones del desempeño. Pasado este punto, podrás crear un checklist de offboarding que centralice la información y cuide la experiencia del empleado hasta el final.

En definitiva, con Sesame HR puedes garantizar que tendrás un sistema eficiente para todas las fases del onboarding y centrado en tus necesidades específicas. Así podrás acoger a tus nuevos empleados y optimizar la productividad de tu equipo.

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★★★★☆

Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

¿Cuáles son las fases de un plan de onboarding?

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