Nóminas
¿Es obligatorio el envío de nóminas a los empleados cada mes?
El envío de nóminas es clave para la gestión de los empleados. Te contamos en qué casos debes realizarlo de forma mensual y cómo hacerlo.
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El envío de nóminas es clave para la gestión de los empleados. Te contamos en qué casos debes realizarlo de forma mensual y cómo hacerlo.
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Ronny Navarrete
HR Consultant
17 de junio, 2024
La nómina es el documento donde aparece el sueldo del trabajador, en el que se reflejan toda la información relacionada con el salario que percibirá: periodo, devengos, deducciones, impuestos, anticipos. Deben realizarse de acuerdo al modelo oficial, y generalmente se entregan cada mes a los trabajadores. El envío de nóminas debe hacerse mensualmente, o en su defecto en la periodicidad por la cuál cobra el trabajador (semanal, mensual); y la gestión de las nóminas es clave en la gestión de empleados.
Este requisito se enmarca en la normativa laboral vigente en muchos países, con el objetivo de garantizar la transparencia en el pago de salarios y la comunicación clara de los conceptos que forman parte de la remuneración.
Los principales aspectos legales y prácticos relacionados con la obligación de entregar la nómina:
Tradicionalmente, la entrega o el envío de nóminas de empleados se hacía en papel. El trabajador acudía a la empresa, recibía la nómina y la firmaba. Sin embargo, los tiempos avanzan y a día de hoy el empresario puede enviar las nóminas en papel o por correo electrónico siempre que ponga a disposición de los trabajadores los medios necesarios para recibirla.
Conviene tener en cuenta que no es obligado firmar la nómina, pues hay otras formas de acreditar que el trabajador ha recibido el salario estipulado en la misma.
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La legislación laboral señala que el envío de nóminas a los empleados es obligatorio, así que los empresarios están obligados a entregar la nómina cada mes a sus trabajadores. Si no lo hacen, se arriesgan a una infracción leve, que viene acompañada de una sanción de 60 a 625 euros.
Además, el trabajador que no reciba la nómina está en su derecho a presentar una denuncia por ello ante la Inspección de Trabajo o a solicitar a la empresa la aportación de las nóminas por vía judicial.
Cada vez son más las empresas que optan por enviar cada mes un correo electrónico con la nómina a sus trabajadores. Este método permite optimizar el tiempo, pues es mucho más ágil que la entrega en papel y no hace falta archivarlas en formato físico.
Tampoco hace falta que el trabajador pierda tiempo de trabajo acudiendo a la empresa a firmar. Eso sí, hay que cumplir con ciertos requisitos:
Además de ahorrar tiempo, también permite ahorrar papel y tinta, lo que supone cierto ahorro para las arcas de la empresa sin olvidar el beneficio medioambiental de no imprimir las nóminas.
El trabajador decidirá si imprime el correo electrónico con la nómina o no. No hace falta decir que una nómina digital incluye los mismos datos que la nómina en papel, y que tiene la misma validez.
Conviene señalar que las nóminas deben almacenarse durante al menos cinco años. Durante los 12 primeros meses, los trabajadores tienen derecho a reclamar el salario no abonado, mientras que la Seguridad Social dispone de cuatro año para reclamar las cotizaciones sociales.
Aun así, la Orden Ministerial de 1994 que regula las nóminas señala que la empresa debe conservarlas durante al menos 5 años.
La firma de la nómina sirve para acreditar que el empresario ha pagado al trabajador. Eso sí, la firma y el abono no siempre van de la mano. En los casos donde la nómina se abona mediante transferencia bancaria -seguramente, lo más habitual- la transferencia sirve como justificante del pago incluso sin firma.
En cambio, cuando la nómina se paga en efectivo, por ejemplo mediante un cheque o talón, sí que debe firmarse. Eso sí, la firma no significa que el trabajador esté conforme ni tampoco significa que renuncia a reclamaciones posteriores.
A la hora de confeccionar las nóminas de los trabajadores es imprescindible saber cuántas horas han trabajado cada mes.
👉 Para ello, un software de control horario como Sesame es de gran ayuda. Por una parte, sirve para controlar las horas de entrada y salida de los trabajadores a partir del fichaje -algo a lo que obliga la legislación laboral española-. Y por otra parte, permite conocer las horas extra, que también deben figurar en las nóminas de los trabajadores.
Todos los meses tendrás que enviar las nóminas a tus trabajadores, de modo que una buena gestión de empleados será clave para no se te pase ninguno. Especialmente, si la empresa es grande y cada vez tiene más trabajadores.
El control horario, también en el teletrabajo, o una base de datos donde aparezcan el correo electrónico, datos bancarios para hacer las transferencias o la contraseña para que cada empleado puede desbloquear su nómina son esenciales a la hora de preparar las nóminas para hacérselas llegar al personal de la empresa.
Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.
Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.