18 de octubre, 2024

¿Utilizas un chat interno en tu empresa? Hoy en día, existen una gran cantidad de ventajas en el uso de este tipo de herramientas para la comunicación interna. En la actualidad, se pueden encontrar múltiples herramientas de mensajería interna para empresas.

Los chats internos para oficinas son uno de los instrumentos más poderosos y demandados para mejorar la productividad en una compañía, si se conoce cómo emplearlos bien.

Si tu organización está buscando un chat interno para la empresa de calidad, pero no sabe por dónde empezar, aquí te contamos más sobre los diversos tipos de programas de mensajería interna para empresas que existen hoy en día. ¡Sigue leyendo para descubrir más sobre comunicación interna!

Características de los programas de mensajería interna para empresas

El chat interno en una empresa es una herramienta de comunicación interna con la que se puede compartir mensajes y archivos entre miembros de nuestra plantilla. A diferencia del correo electrónico, este ofrece tener una conversación en tiempo real.

Algunas características del chat interno para oficina son las que se enumeran a continuación:

Son muy intuitivos. Tienen un uso sencillo, similar al de otros software personales de mensajería instantánea.
Existen grupos de trabajo privado, pudiendo contar cada departamento o proyecto con su propio chat cerrado.
Por otro lado, cuentan con grupos abiertos, en los que se incluye a todos los trabajadores de la compañía.
Cuentan con una versión gratuita y otras de pago o Premium, con una serie de prestaciones mucho mayor, para escoger la que más se adapte a tu entidad.

¿Por qué utilizar un chat interno para tu oficina?

Este tipo de mensajería instantánea para empresas son una excelente solución para compañías con equipos o compañeros que trabajan en remoto o teletrabajan. De esta forma, pueden comunicarse con los miembros de la oficina como si estuvieran en las instalaciones.

Es decir, los chats internos para empresas mejoran la comunicación interna, haciendo que sea mucho más eficaz. Cabe recordar que cuando se habla de comunicación interna se hace referencia a cómo la compañía interactúa con su plantilla, como si de un cliente interno se tratase.

La idea es motivar al equipo y crear un buen entorno de trabajo. Además, una buena comunicación mejora la productividad al conseguir que la información llegue a todo el personal y así, se puedan organizar más fácilmente. La desinformación es uno de los factores que más afecta al rendimiento en las entidades.

Tipos de mensajería interna para empresas

Hoy en día, existen múltiples entidades que han creado sus propios software de mensajería interna para empresas. Entre ellos, destacan Slack como uno de los más usados. Otros tipos de chats internos para entidades son:

Hangouts de Google.
Microsoft Teams.
WhatsApp.
Messenger.
Facebook Messenger.
Skype.
Line.
Discord.
Google Chat.
Telegram.

Del mismo modo, existen diversas aplicaciones diseñadas específicamente para ello, como el software de RRHH de Sesame HR, con el que facilitar la comunicación interna de tu compañía.

Tipos de comunicación interna

Para escoger entre todas las aplicaciones disponibles es conveniente saber qué tipos de comunicación interna existen para ver cómo mejorarla. Algunos de ellos son:

Comunicación descendente: aquella que va desde los cargos más altos de una organización a los más bajos. La información va moviéndose de forma descendente por cada nivel de jerarquía.
Comunicación ascendente: sería el proceso contrario, con el que se obtiene una retroalimentación o feedback de calidad. Así, se crea confianza y se aumentan las relaciones entre empleados y directivos.
Horizontal: se transmite la información entre personas o departamentos, siempre entre el mismo nivel de jerarquía.

Herramientas de comunicación interna

Una vez se conocen todos estos tipos de comunicación, es necesario diferenciar los tipos herramientas de mensajería interna en empresas que existen:

Intranet: en la que establecer el contenido en diferentes categorías, facilitando la búsqueda de información útil e importante para la plantilla.
Newsletter de comunicación interna: con noticias interesantes para el sector. Estas permiten que el equipo se mantenga al día con eventos a los que asiste la entidad, valores y otros conceptos a transmitir.
Redes sociales corporativas: para interactuar y colaborar, acercándose a los miembros de la plantilla. Además, ayudan a que se comuniquen de forma rápida y eficaz.

Otras formas de comunicación interna son:

Buzón de sugerencias: para recoger cualquier idea, feedback u opiniones de los empleados. Todo ello sirve de gran ayuda para mejorar el funcionamiento de la organización.
Reuniones: el objetivo es interactuar con el personal y acercarse al equipo. De esta forma se informa, capacita, motiva y coordina los nuevos objetivos. Se deben planificar y decidir el lugar donde se realizará.

Ventajas de utilizar el chat interno en la oficina

Una buena comunicación interna es clave para conseguir mejorar la productividad. Por eso, se diferencian los siguientes beneficios:

Aumento de la productividad laboral. Al tratarse de una forma mucho más ágil de comunicación, inmediata y que requiere de un menor tiempo de respuesta.
Mayor eficiencia. El chat interno para oficinas es menos intrusivo y molesto que las llamadas. Además, permite crear grupos, por lo que con un único mensaje se puede llegar a todo el equipo o departamento.
Reduce la distancia entre departamentos que pueden estar en diferentes ubicaciones. De esta manera se consigue un sentimiento corporativo más fuerte, creando un clima laboral más ameno.
Fomenta el trabajo en equipo. Gracias a los chats corporativos, es mucho más fácil que el personal aporte ideas nuevas o puntos de vista diferentes.
Promueve una buena comunicación, ofreciendo información sobre la empresa, el trabajo o los objetivos a cumplir.
Genera un mayor compromiso con la organización y su cultura empresarial, la cual será transparente y clara.
El empleado podrá expresar sus opiniones y se sentirá más cómodo, al sentir una mayor empatía y compromiso. Esto permite retener el talento.
El chat interno de la empresa ofrece la posibilidad de organizar las conversaciones por temas o canales.
Aporta una mayor privacidad, controlando el flujo de información. Al separar mensajes importantes de menos relevantes
Da la posibilidad de realizar un repaso cronológico efectivo, en el caso de necesitar información sobre un proceso.
Admiten videollamadas y la opción de compartir archivos, permitiendo que varios empleados puedan editarlos.

¿Cómo funciona un chat interno empresarial?

El funcionamiento de un chat interno para empresas se basa en una plataforma digital en la que enviar y recibir mensajes instantáneos entre los colaboradores. ¿Pero cómo funciona? A continuación te contamos todo:

Canales de comunicación

Estos sistemas de comunicación interna suelen ofrecer la posibilidad de crear canales o grupos, los cuales se pueden organizar según el tema o proyecto. Estos canales pueden ser públicos (para todo el equipo) o privados (solo para un grupo específico).

Mensajes directos

Además de los canales, los usuarios pueden enviar mensajes directos a otros miembros de la entidad. Esto permite mantener conversaciones privadas y más personalizadas.

Compartir archivos

El software de comunicación interna generalmente permite compartir archivos fácilmente a través de los chats. Esto incluye documentos, imágenes y otros tipos de archivos que se necesiten para colaborar en un proyecto.

Notificaciones en tiempo real

Cada vez que un miembro envía un mensaje o responde a un hilo de conversación, el sistema de comunicación interna envía una notificación en tiempo real. Esto asegura que nadie pierda información importante o actualizaciones relevantes.

Integración con otras herramientas

Muchos sistemas de chat interno para empresas ofrecen integraciones con plataformas de gestión de proyectos, calendarios, servicios en la nube, entre otros. Esta conectividad hace que sean aún más productivos, al permitir realizar múltiples tareas sin cambiar de aplicación.

Cómo elegir el mejor software de chat grupal para tu empresa

Seleccionar el software adecuado para tu entidad es crucial para garantizar su efectividad. Algunos aspectos clave a considerar a la hora de elegir un chat interno para empresas:

Facilidad de uso: la interfaz debe ser intuitiva y fácil de manejar para todos los colaboradores, independientemente de su nivel de habilidad tecnológica. Una herramienta compleja puede ralentizar los procesos en lugar de optimizarlos.
Integrarse con otras herramientas: ya se usen en tu compañía, como plataformas de gestión de proyectos, calendarios, CRM o servicios en la nube. Esto garantizará una experiencia de usuario más fluida y productiva.
Seguridad: la protección de los datos es una prioridad, especialmente si tu entidad maneja información sensible. Asegurarse de que la herramienta ofrezca medidas de seguridad robustas, como cifrado de mensajes y autenticación en dos pasos.
Soporte y actualizaciones: el proveedor debe ofrecer un buen servicio de atención al cliente, así como actualizaciones periódicas que mejoren la funcionalidad de la herramienta. Esto es clave para resolver problemas rápidamente y mantener la plataforma actualizada.
Coste: algunos softwares ofrecen planes de pago que varían según el número de usuarios y características adicionales. Es importante evaluar el retorno de inversión (ROI) que puede ofrecer la herramienta en términos de productividad y ahorro de tiempo.

Si tu compañía aún no cuenta con una solución de comunicación interna, considera implementar un chat interno de empresa, con softwares como el de Sesame HR con nuestra prueba gratuita de 14 días. ¡No dejes escapar esta oportunidad!

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Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.