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4 dudas sobre el fichaje de jornada laboral en pymes
En este artículo responderemos todas tus dudas acerca del fichaje de jornada laboral y el registro horario en pymes.
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Mireya Ruiz
HR Consultant
15 de julio, 2024
El acto de fichaje de jornada laboral y llevar un registro ya es una tarea obligatoria para todas las empresas. Y es que, desde la implementación de la ley que promovió esta idea, las organizaciones se vieron en la obligación de encontrar un sistema de fichaje que se ajuste a sus necesidades.
Esta ley entró en vigor desde el 12 de mayo de 2019 y se comenzó a implementar, con el objetivo de evitar fraudes y atajar el empleo no remunerado. Si quieres conocer más detalles acerca de este tema, sigue leyendo.
Dudas generales sobre el fichaje de jornada laboral
Como ya lo mencionamos, esta ley tiene un par de años en vigor y lo que busca es evitar los fraudes y frenar el empleo no remunerado por las empresas. A pesar del tiempo en vigor de este real Decreto, el fichaje de jornada laboral sigue generado diversas dudas entre los directores de recursos humanos. A continuación, abordamos las más comunes:
- ¿Es obligatorio el fichaje de jornada laboral en todas las empresas? Sí, desde mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados. Esto incluye tanto a trabajadores a tiempo completo como a tiempo parcial.
- ¿Qué debe incluir el registro de jornada? El registro debe contener la hora de inicio y fin de la jornada laboral de cada empleado. No es necesario registrar los descansos, aunque es recomendable hacerlo para tener un control más exhaustivo.
- ¿Qué ocurre si no se cumple con esta obligación? Las empresas que no cumplan con la normativa pueden enfrentarse a sanciones económicas que oscilan entre los 626 y los 6.250 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.
- ¿Qué sistemas son válidos para registrar la jornada? La ley no especifica un método concreto, por lo que las empresas pueden optar por diferentes sistemas siempre que sean fiables y objetivos. Aun así, y viendo hacia dónde se están dirigiendo las últimas novedades, se recomiendan los sistemas digitales.
¿Qué dice la ley de control de horarios?
La normativa vigente en España sobre el control de horarios y registro de la jornada laboral se enmarca en el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Esta normativa obliga a todas las empresas a:
- Llevar un registro diario de la jornada laboral. Es necesario registrar la hora de inicio y fin de cada jornada laboral.
- Conservar los registros durante cuatro años. Los registros deben estar disponibles para los empleados, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
- Informar a los trabajadores. Las empresas deben informar a los empleados sobre la existencia del registro y su finalidad.
Dentro de este registro, deben mostrarse los tiempos de descanso, por lo que también se debe fichar en el trabajo para estos momentos. Hay que mencionar que la normativa no indica ningún método específico para llevar el registro, sino que le permite a la empresa tener un margen para organizarlo mediante una negociación colectiva.
¿Qué métodos no son viables para fichar en el trabajo?
En este punto, hay que tener en cuenta que, existen métodos que podrían parecer útiles e ideales para llevar un buen registro, sin embargo, no lo son. Ya sea porque se haya especificado que no sirve o porque no cumplen con el objetivo concreto que especifica y exige la norma.
Estos métodos incorrectos son el horario general de aplicación en la empresa, los cuadrantes de trabajo y el propio calendario laboral. Pese a especificar las horas y los trabajadores de una manera detallada, no se tienen en consideración como un registro, sino más bien como un documento netamente informativo.
Otros métodos que no cumplen con los requisitos legales:
- Registros manuales sin control. Los registros en papel pueden ser válidos, pero deben contar con medidas de control que eviten manipulaciones o falsificaciones.
- Sistemas no fiables o fácilmente alterables. Cualquier sistema que permita la alteración fácil de los datos registrados no es válido. Esto incluye sistemas digitales sin seguridad adecuada.
- Fichajes realizados por terceros. Los empleados deben fichar personalmente. No es aceptable que otro compañero realice el fichaje en su lugar.
También se debe tener en consideración que, si la propia empresa decide falsificar el registro de fichajes o que no sea posible rastrear a los empleados que han fichado, esto terminará repercutiendo legalmente y podrían conllevar sanciones administrativas severas.
¿Qué características debe tener un sistema de fichajes ideal?
En algunas ocasiones es posible transformar un obstáculo en una gran oportunidad. Con una buena herramienta para fichar en el trabajo, se puede conseguir una excelente ventaja organizativa. Pero para lograrlo, el sistema debe cumplir con algunas características específicas:
- Debe detallar el registro de entrada y salida. Principalmente, debe cumplir con las obligaciones legales. Para esto, es fundamental que sean los mismos empleados quienes sean los responsables de fichar en el trabajo, ya sea mediante una aplicación móvil u otros medios.
- Debe adecuarse a todos los empleados. Tanto para los empleados que acuden diariamente a la empresa, como para los que trabajan eventualmente. El método utilizado debe ser igual de fácil para utilizar y efectivo para cualquiera. De esta manera, el hecho de contar con diferentes formas de registros según sea la situación particular, es fundamental.
- Debe ser útil para la empresa. El poder centralizar toda la información de los registros de entrada y salida de los empleados no solo ayudará a cumplir los requisitos legales, sino que también te aportará muchos datos esenciales que permitirán optimizar la productividad, a detectar absentismo laboral y a generar políticas eficientes en cuanto a la flexibilidad horaria.
¿Qué debe tener una aplicación de fichaje de jornada laboral?
Existen múltiples sistemas que permiten realizar un control horario mediante dispositivos móviles (teléfonos o tablets). Y es que, estas apps son ideales para fichar en el trabajo, ya que ayudan a que el registro se haga independientemente de la ubicación actual del trabajador.
A la hora de buscar un programa de control horario, asegúrate de que cumpla los siguientes requisitos:
- Sistema de geolocalización por GPS, para saber desde dónde trabaja tu empleado.
- Fácil e intuitiva, para que tus empleados la utilicen de forma sencilla.
- Sincronización en tiempo real, para que tanto el administrador como el empleado tenga la información siempre actualizada. Además, se evita cualquier tipo de manipulación.
- Herramienta multidispositivo, para asegurarte de que tus empleados puedan usarla sin problemas tengan el móvil o la tablet que tengan.
- La aplicación debe poder enviar recordatorios y notificaciones para asegurar que los empleados no olviden fichar.
El software de rrhh de Sesame HR va a permitir a tus empleados fichar desde cualquier lugar, al igual que hacer solicitudes para modificar sus fichajes. Podrán gestionarlo todo desde su dispositivo: acceder a documentos, solicitar vacaciones, consultar turnos, recibir notificaciones y mucho más.
En conclusión, el fichaje de jornada laboral ha llegado para quedarse. Es una normativa que los empleados y las empresas deben cumplir, así que no queda más que adaptarse a ella y tratar de convertirla en una responsabilidad más en el trabajo. Recuerda que esto puede ayudarte mucho a tu propia organización personal.
Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.
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