8 de septiembre, 2021

Los documentos de recursos humanos deben guardarse durante un periodo determinado para cumplir con la legislación laboral, al igual que ocurre con las facturas y parte de la información que debe conservar el departamento de contabilidad.

A la hora de mejorar la gestión de los documentos empresariales del departamento laboral es importante saber cuánto tiempo es necesario conservarlos y tener un almacenaje seguro.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos laborales?

Ante una inspección de trabajo en el departamento, es importante aportar los documentos de recursos humanos como las nóminas, los contratos de trabajo, el control horario con las entradas y salidas de la plantilla y mucho más. De ahí deriva la importancia de la conservación de la documentación del departamento de RRSS.

En este sentido, la gestión documental de la información y datos de esta área debe tener un correcto almacenaje, facilitar su búsqueda, garantizar una seguridad que el papel físico no puede garantizar y permitir la consulta en cualquier momento.

Listado por tipo de documentos

¿Cuánto tiempo deben guardarse los contratos de trabajo? ¿Y las nóminas? A continuación destacamos cada uno de los principales documentos de recursos humanos y el tiempo que debe conservarse dicha información, presta atención:

Control horario: un mínimo de cuatro años.
Contratos de trabajo: un mínimo de cuatro años, pero es aconsejable un periodo de 6 años.
Recibos de nóminas: un mínimo de 5 años.
Boletines de cotización de la Seguridad Social: un mínimo de 5 años.
Programas de desarrollo de carrera y gestión del talento: un mínimo de 4 años.
Datos de candidatos no seleccionados: un mínimo de 3 años.
Datos de trabajadores temporales: un mínimo de 4 años.
Descripciones de las infracciones laborales: un mínimo de 3 años.
Copia de los documentos de identidad de los ciudadanos extranjeros: un mínimo de 4 años.

Una vez sabes el tiempo que tienes que conservar cada tipo de documento de recursos humanos tendrás que establecer una política de conservación de documentos para mejorar el gestor documental, apostar por una clasificación sencilla y guardar los documentos si es posible en un sistema de gestión documental en formato digital.

Este proceso acerca a tu empresa a la transformación digital y optimiza mucho mejor los procesos y recursos destinados a ello. Organizar la documentación laboral con Sesame es muy sencillo, tienes diferentes carpetas con diferentes documentos de RRHH y permisos y así puedes guardarlos de forma segura.

¿Qué debe incluir la política de conservación de documentos?

La política de conservación de documentos de recursos humanos es un componente esencial de la gestión documental en el departamento de RRHH. Para garantizar una gestión eficiente y cumplir con las regulaciones laborales, esta política debe abordar varios aspectos clave:

1. Periodos de conservación

Es fundamental especificar la duración mínima de conservación para cada tipo de documento, siguiendo las pautas legales y las mejores prácticas de la industria.

Esto incluye contratos de trabajo, nóminas, registros de control horario, entre otros.

2. Procedimientos de almacenamiento

La política debe definir los procedimientos para almacenar los documentos de recursos humanos de manera segura y accesible.

Esto puede incluir la clasificación adecuada de los archivos físicos y la implementación de sistemas de gestión documental electrónica.

3. Formatos aceptables

Se deben establecer los formatos aceptables para la conservación de documentos de RRHH, considerando tanto el formato físico como el digital.

Es importante garantizar la integridad y la legibilidad de los documentos a lo largo del tiempo.

4. Responsabilidades y roles

La política debe asignar claramente las responsabilidades y roles relacionados con la conservación de documentos de recursos humanos.

Esto incluye la designación de personal encargado de supervisar la implementación y el cumplimiento de la política.

5. Procedimientos de destrucción

Se deben establecer procedimientos claros y seguros para la destrucción de documentos una vez transcurrido el tiempo de conservación.

Esto puede incluir la implementación de métodos de destrucción física y digital, así como la documentación adecuada del proceso.

6. Auditorías y revisiones periódicas

La política debe contemplar la realización de auditorías periódicas para garantizar el cumplimiento de los procedimientos de conservación de documentos de recursos humanos y realizar ajustes según sea necesario.

Esto garantiza que la política esté actualizada y en línea con los requisitos legales cambiantes.

Al incluir estos elementos en la política de conservación de documentos, el departamento de recursos humanos puede asegurar una gestión eficaz y legalmente conforme de la documentación laboral.

¿Qué hacer una vez ha pasado el tiempo de conservación de los documentos?

Después, una vez transcurrido ese plazo, es esencial contar con una destrucción efectiva de la documentación tanto impresa como digital. Así que crea un calendario de conservación de los documentos y podrás controlar el tiempo que tienes que guardarlos o almacenarlos, así como el momento para destruirlos.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos de recursos humanos?