Gestión documental
Qué tipo de documentación debe preparar el departamento de RRHH
Gestionar la documentación laboral de una empresa puede ser una tarea tediosa. Te ofrecemos las pautas para renovar el proceso. ¡Léenos!
Gestión documental
Gestionar la documentación laboral de una empresa puede ser una tarea tediosa. Te ofrecemos las pautas para renovar el proceso. ¡Léenos!
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Ronny Navarrete
HR Consultant
14 de junio, 2024
Gestionar de forma eficiente toda la información relacionada con los empleados es uno de los retos actuales a los que se enfrenta el departamento de RRHH de cualquier organización. Entre las múltiples funciones que desempeña, se encuentra una correcta gestión de la documentación laboral de una empresa.
Una adecuada preparación y manejo de estos documentos no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también facilita la administración eficiente del personal, la planificación y la toma de decisiones.
¿Quieres conocer cómo preparar la documentación laboral de tu empresa de la forma más eficaz posible? Aquí te explicamos todo lo que tienes que saber sobre tu gestor documental.
El departamento de RRHH debe disponer de un sistema de organización con el que preparar la documentación laboral de la empresa y poder encontrarla de forma sencilla.
En la actualidad, muchas elaboran los documentos necesarios de forma digital, a través de algunos de los softwares que existen hoy en día para su preparación. Dichos programas permiten agilizar y facilitar su realización, así como su preparación.
Sin embargo, no todos los departamentos de Recursos Humanos son iguales, por lo que la gestión y realización de los documentos dependerá del tamaño de la compañía. Para agilizar la preparación podemos contar con diferentes plantillas de documentos de Recursos Humanos.
Los pasos que deberíamos seguir para una correcta documentación laboral de los trabajadores serían los siguientes:
Si bien cada compañía es diferente, la documentación laboral de una empresa se puede dividir en varias categorías.
En cuanto departamento de RRHH y la documentación laboral que debe tener podemos dividirla en:
Se trata de un tipo de archivos jurídico-administrativos que comparte Recursos Humanos junto con el departamento de Administración. De hecho, es este último el principal responsable de la misma.
Es la parte más burocrática de la gestión documental corporativa de la compañía. Algunos de los documentos más importantes que debemos tener son:
Otro tipo de documentación laboral de una empresa importante es:
Esta documentación laboral de la empresa está relacionada con la gestión de los empleados y hace referencia al conjunto de medidas que se realizan en torno a las necesidades humanas. Con ella se consigue un mejor empleo del capital humano disponible en cada organización.
Del mismo modo, esta tarea permite saber qué función realiza cada trabajador y cuando tiene que hacerlo. Los principales documentos de RRHH que necesita una organización son:
Para optimizar al máximo la productividad de la compañía, se debe planificar y repartir las tareas a realizar.
Con estos documentos se puede determinar los turnos de cada empleado, así como saber cuando estará disponible la mano de obra para nuestra organización.
La documentación laboral que una empresa debe tener es:
La mayor parte de la documentación laboral de una empresa está relacionada entre sí, por lo que la gestión documental es muy importante. Dichos documentos facilitan tanto a Recursos Humanos como a la compañía a organizar el día a día y evitar pérdidas de productividad.
Aunque a priori, puede parecer un trámite pesado y complejo, pero las herramientas de software de RRHH de Sesame HR ayudan a preparar dichos archivos y a gestionarlos de forma sencilla.
Ahora ya conoces los beneficios de aplicar una correcta gestión de la documentación laboral de una empresa, depende de ti encontrar las herramientas que ayuden a tu equipo a realizarlas. Por eso, te invitamos a conocer más sobre este y otros temas de recursos humanos en Sesame HR.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.