11 de octubre, 2024

Una gestión adecuada del control de turnos de los trabajadores de una organización va a lograr sincronizar las necesidades de estos con las que tiene la compañía. Además de mejorar la relación entre empleados y directivos, ya que ofrece igualdad y flexibilidad horaria entre todos.

De hecho, una pésima gestión de turnos puede llegar a provocar problemas entre el equipo y dar lugar a accidentes laborales o problemas de productividad y de absentismo.

Por eso, es necesario que planifiques con antelación una correcta gestión en los turnos. No en vano, según una encuesta elaborada por el INNST, casi un 18 % de las empresas tiene empleados afectados por interminables jornadas laborales o por un horario irregular.

¿Cómo implementar un buen control de turnos?

Un turno de trabajo es un esquema establecido en una organización para que cada trabajador realice sus actividades laborales cada día.

Hay distintos tipos de control de turnos, siendo los más complicados de gestionar los que corresponden a jornadas irregulares y que normalmente se encuentran en el sector de la sanidad o de la hostelería.

Para organizarlo se debe considerar que el cuadrante cumpla con algunos criterios con el fin de usarlo como herramienta.

Por ejemplo, tiene que contener toda la información de los trabajadores y sus horas laborales, así como el período de tiempo en el que va a tener validez este.

Para todo ello, lo mejor es que en tu departamento de recursos humanos utilicen un buen software de gestión para turnos laborales. Con uno de ellos se puede simplificar considerablemente la programación de los turnos.

Digitalización del control de turnos

Entre las funcionalidades de un software de control de turnos está la de asignar estos de forma controlada y equitativa, así como la de crear cuadrantes de manera rápida, bien con una plantilla o manualmente.

Generalmente, también permite la notificación a los empleados de los turnos creados mediante e-mail, de la aplicación o de la misma web.

Por otro lado, al digitalizar este tipo de gestiones, te asegurarás que tus trabajadores trabajen las horas que les corresponde y que los turnos se han registrado correctamente.

Esto va a llevar a un clima laboral más agradable, así como a un compromiso mayor de los empleados. Por último, en aquellos sectores es lo que hay una elevada rotación de personal como puede ser el hotelero, es especialmente interesante el uso de estas herramientas.

Consejos básicos para implementar el control de turnos

Siguiendo una serie de pautas te va a resultar más sencillo organizar el control de turnos de trabajo de tu empresa. Veamos algunos.

Información de los empleados

Hay que partir de la base que es importante que conozcas bien a tu equipo para poder garantizar el control de turnos de trabajo correcto.

Para ello, puedes comenzar por crear una lista de todas las personas que trabajan en tu negocio y en qué departamento lo hacen, junto con sus funciones, habilidades y la información adicional que consideres.

Un ejemplo sería si trabajan a jornada completa o parcial. A partir de aquí, puedes poner en práctica algunos consejos.

Crear un proceso para gestionar los turnos de trabajo

Puedes ofrecer a tus trabajadores la posibilidad de comunicar cuáles son las horas laborales que prefieren.

De hecho, dar al personal esta oportunidad te va a ofrecer una forma de promover un buen ambiente de trabajo, además de colaborativo.

Con este paso, podrás ubicar al personal en un turno concreto, buscando el máximo beneficio tanto para ellos como para tu empresa. Dicha disponibilidad la vas a poder mantener en un formulario, en formato de calendario o en alguna herramienta específica.

Facilitar el acceso de los empleados a los horarios

Cuando hayas creado tu cronograma y se hayan distribuido los distintos turnos de trabajo, tendrás que asegurarte que la información que se encuentra en este sea accesible para todos los colaboradores.

Es importante que esté en un lugar de sencillo acceso, ya que en ocasiones puede que hasta ellos mismos se olviden de mirarlo.

También puede suceder que si se entrega un horario impreso se extravíe y el empleado no tenga una manera sencilla de consultarlo.

En este caso, puede ausentarse o llegar tarde. Por eso es fundamental que exista facilidad a la hora de consultar los turnos de trabajo.

¿Como funciona el sistema de turnos?

El sistema de control de turnos es una forma de organizar la jornada laboral para distribuir a los empleados en diferentes periodos de trabajo a lo largo del día, semana o incluso mes.

Se utiliza principalmente en empresas que necesitan operar de forma continua o en horarios extendidos, como fábricas, hospitales, tiendas, y servicios de atención al cliente.

Este sistema permite cubrir todas las horas necesarias, incluyendo noches, fines de semana o festivos, garantizando que siempre haya personal disponible sin sobrecargar a los trabajadores.

Tipos de turnos

Existen varios tipos de turnos, que dependen de las horas de trabajo y los días de la semana. Los más comunes son:

Turno de mañana: Suele comenzar temprano, alrededor de las 6 o 7 de la mañana, y termina al mediodía o a primera hora de la tarde.
Turno de tarde: Normalmente comienza después del turno de mañana, alrededor de las 14:00, y puede extenderse hasta las 22:00.
Turno de noche: Este turno empieza por la noche, aproximadamente entre las 22:00 y 23:00, y termina en la madrugada.
Turnos partidos: En algunos casos, los trabajadores tienen un descanso intermedio largo, dividiendo su jornada en dos partes, por ejemplo, de 9:00 a 13:00 y luego de 16:00 a 20:00.
Turnos rotativos: Los empleados alternan entre los diferentes turnos en un ciclo establecido, por ejemplo, una semana en el turno de mañana, otra en el de tarde, y una más en el de noche.

Rotación de turnos

El sistema de rotación establece que los trabajadores cambian de turno de forma periódica para equilibrar la carga de trabajo y evitar que alguien esté permanentemente en turnos menos deseados, como el de noche. Algunas rotaciones comunes son:

Rotación semanal: Los empleados cambian de turno cada semana.
Rotación diaria: En algunos casos, los turnos pueden rotar incluso dentro del mismo día, aunque esto no es tan frecuente.
Turnos fijos: Algunas empresas asignan turnos fijos a ciertos empleados, especialmente cuando hay preferencias personales o situaciones específicas como conciliación familiar.

Duración de los turnos

Los turnos suelen tener una duración de entre 6 y 8 horas, pero en algunos casos pueden ser más largos o más cortos, dependiendo de las políticas de la empresa y la legislación laboral. También puede haber sistemas de turnos de 12 horas, que son comunes en sectores como la sanidad, donde se alternan días de descanso para compensar las jornadas largas.

Descansos y días libres

Un sistema de turnos debe respetar los descansos legales entre jornadas laborales. En España, se establece que debe haber un descanso mínimo de 12 horas entre el final de un turno y el inicio del siguiente. Además, los empleados deben tener al menos un día y medio de descanso semanal.

Si un trabajador realiza turnos nocturnos o trabaja fines de semana, se suelen ajustar los días libres de manera proporcional para compensar los horarios fuera de lo común. Por ejemplo, si un trabajador trabaja varios días seguidos en turno de noche, se le pueden asignar días libres adicionales al final de la rotación.

¿Cuáles son la ventajas de utilizar un control de turnos en la empresa?

Implementar un control de turnos en una empresa aporta múltiples ventajas, tanto para la organización como para los empleados. Estas herramientas permiten gestionar de manera eficiente la rotación de turnos, asegurar que las operaciones se cubran correctamente y mejorar el bienestar del personal.

A continuación, te explico las principales ventajas de utilizar un sistema de control de turnos:

Optimización de la planificación

El control de turnos permite a la empresa organizar de manera eficiente la asignación de horarios y la rotación de los empleados, garantizando que cada puesto de trabajo esté cubierto en el momento adecuado. Con una herramienta de control automatizada, es posible:

Evitar solapamientos o huecos en la cobertura.
Adaptar los turnos a las necesidades de producción o servicio de cada momento.
Reducir el riesgo de sobrecargar a ciertos empleados o dejar otros sin suficiente trabajo.

Cumplimiento de la normativa laboral

En muchos países, como España, la legislación establece normas estrictas sobre la duración de las jornadas laborales, los descansos entre turnos y los días libres que deben respetarse. Un sistema de control de turnos ayuda a:

Garantizar el cumplimiento de las leyes laborales sobre el tiempo de trabajo y descanso.
Evitar sanciones por incumplimiento de la normativa.
Registrar de manera adecuada el tiempo trabajado y proporcionar informes que faciliten auditorías o inspecciones laborales.

Mejora de la productividad

Al gestionar los turnos de forma eficiente, las empresas pueden asegurarse de que siempre haya personal suficiente para cubrir las horas de trabajo necesarias, evitando desequilibrios en la plantilla. Esto implica:

Maximizar el uso de los recursos humanos disponibles.
Reducir los tiempos muertos o periodos improductivos.
Evitar problemas derivados de una mala organización, como la falta de personal en momentos clave o la saturación de trabajo en otros.

Transparencia y satisfacción del empleado

Un sistema de control de turnos permite a los empleados tener visibilidad clara de su horario y planificar mejor su tiempo libre. Además:

Reduce el descontento que puede generarse cuando la asignación de turnos parece arbitraria o injusta.
Facilita la conciliación de la vida laboral y personal, ya que los empleados pueden consultar sus horarios con antelación y solicitar cambios en caso de necesidad.
Los empleados pueden gestionar mejor su descanso y ajustar sus compromisos familiares o personales en función de un horario preestablecido.

Reducción de errores humanos

La asignación manual de turnos puede llevar a errores, como el olvido de asignar turnos a ciertos empleados o la superposición de horarios. Un sistema automatizado elimina gran parte de estos errores, ya que:

La automatización permite asignar turnos de manera justa, basándose en parámetros predefinidos (como disponibilidad, experiencia o carga de trabajo).

Se reduce el riesgo de errores de planificación, ya que los sistemas pueden detectar conflictos o incompatibilidades en los turnos programados. Además, mejora la eficiencia al reducir la necesidad de cambios de última hora.

Ahorro de tiempo en la gestión

La gestión manual de turnos es un proceso que puede consumir mucho tiempo, sobre todo en empresas con un número elevado de empleados o donde los turnos son complejos y cambian constantemente. Al utilizar un sistema de control de turnos, las empresas:

Automatizan la asignación de turnos, reduciendo el tiempo que los responsables de recursos humanos o los supervisores dedican a la planificación.
Pueden ajustar rápidamente los turnos si hay imprevistos, como bajas laborales o cambios de última hora.
Facilitan la comunicación con los empleados, que pueden consultar sus turnos de manera online o a través de una app.

Control de la asistencia y puntualidad

Un sistema de control de turnos generalmente incluye funciones para registrar la asistencia de los empleados y verificar que cumplen con sus horarios. Esto proporciona ventajas como:

Monitorear la puntualidad y las ausencias en tiempo real.
Detectar patrones de absentismo o retrasos frecuentes, lo que permite tomar medidas correctivas.
Mejorar el control de la jornada laboral y disponer de registros precisos para la nómina o en caso de inspecciones laborales.

Flexibilidad en la asignación de turnos

Un sistema de control de turnos facilita la flexibilidad en la planificación. Por ejemplo:

Permite asignar turnos según la disponibilidad de los empleados, lo que resulta útil en empresas con empleados que tienen diferentes horarios o contratos.
Facilita la adaptación a picos de demanda o a cambios en los niveles de producción, ajustando los turnos en función de las necesidades.
En el caso de que haya solicitudes de intercambio de turnos entre empleados, un sistema automatizado puede facilitar estos cambios de manera rápida y sin afectar la productividad.

Informes y análisis de rendimiento

La mayoría de los sistemas de control de turnos permiten generar informes detallados sobre el uso de los turnos, lo que proporciona información valiosa para la toma de decisiones. Estos informes permiten:

Analizar la eficiencia de la organización de los turnos.
Identificar cuellos de botella o áreas donde podría ser necesaria una mejor distribución del trabajo.
Optimizar los costes laborales, ajustando los turnos a la demanda real y evitando sobrecargar al personal.

Consideraciones adicionales a la hora de gestionar los turnos de trabajo

Además de lo comentado anteriormente, hay que contar con una buena planificación. Cuando el departamento de recursos humanos organice el control de turnos, tiene que considerar cualquier factor que pudiera afectar a la hora de planificarlos.

Un ejemplo puede ser la rotación del personal o el absentismo. Para prevenir la ausencia al puesto de trabajo o incluso llegar tarde a este, es fundamental brindar cierta flexibilidad a los empleados.

Para esto, es necesario que existan unas reglas que estén definidas claramente sobre los turnos y los intercambios de estos.

Si tu equipo no es demasiado extenso, es probable que te hayas visto obligado a llenar los turnos con empleados que no se ajustan en realidad a las exigencias laborales de ese puesto.

Por eso, es necesario evitar colocar a un miembro de tu personal en un puesto que no se ajuste a sus capacidades. También debes evitar que excedan el límite estipulado de horas semanales de trabajo que figuran en el contrato, puesto que esto podría generar malestar entre los trabajadores.

Considerar estos puntos cuando tengas que definir el control de turnos de trabajo en tu compañía te va a ayudar a conseguir unos mejores resultados. Así como a optimizar los procesos, mejorar la productividad de los empleados y por ende, aumentar la rentabilidad.

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

Control de turnos: 5 consejos para implementarlo en una empresa