10 de noviembre, 2023

Toda compañía debe saber si los empleados durante su horario laboral se encuentran en el puesto de trabajo o no. Para ello, el control de presencia de los trabajadores se realiza a través de diversos métodos y tecnologías.

¿Todavía no sabes qué es el control horario? Para entender cómo funciona se ha elaborado este artículo donde se cuenta todo sobre los sistemas de control de presencia.

Cómo se realiza el control de presencia de los trabajadores

La gestión del control de presencia de los trabajadores en una compañía es esencial para garantizar un entorno laboral eficiente y cumplir con las normativas laborales.

Entre los pasos clave a seguir para gestionar el control de presencia en el trabajo de forma eficaz están:

Sistemas de registro de entrada y salida

Implementar un sistema de registro de entrada y salida es de gran importancia para el control de presencia en el trabajo. No obstante, lo primero que se debe hacer es escoger el tipo de modalidad. La elección dependerá de las necesidades y recursos de la entidad.

Entre las diferentes modalidades para el control de horas se encuentran:

Registro manual u hojas de asistencia. Es el método tradicional, el cual implica que los miembros de la plantilla tengan que rellenar una hoja de asistencia a la hora de entrada y de salida. Suele emplearse en entornos pequeños.
Tarjetas de identificación o de acceso, con las que cada uno registra su entrada y salida de las instalaciones. Al pasar la tarjeta por un lector, se guarda automáticamente el momento en que la persona ingresa o sale.
Lector o sistema biométrico: entre los que se encuentran las huellas dactilares, escáneres de retina o reconocimiento facial, con el fin de verificar la identidad de los empleados. Se trata de los sistemas más seguros y difíciles de manipular, aunque están sujetos a regulación legal.
Aplicaciones digitales o en la nube: en ellas los empleados pueden registrar su entrada y salida a través de una aplicación en sus teléfonos móviles, y la información se almacena automáticamente en un sistema centralizado.
Sistemas de control de acceso no solo regulan la entrada a las instalaciones, sino que también registran la presencia. Estos sistemas pueden incluir tarjetas magnéticas o códigos PIN.
Dispositivos de localización GPS: para aquellos que trabajan fuera de la oficina o en ubicaciones variables. Esto es común en sectores como ventas externas o servicios a domicilio.
Teletrabajo y registro de horas en línea: dichas plataformas suelen permitir la introducción manual de horas o integrarse con herramientas de productividad.

Contar con un software de gestión de asistencia

Utilizar un software especializado en gestión de asistencia, como el de Sesame HR facilita el seguimiento y la administración de los registros de presencia de los empleados. Estos programas ayudan, entre otras cosas, a generar:

Informes de RRHH.
Casos excepcionales, como gestión de horas extra o permisos.
Mejorar la precisión del control de horarios.

Establecer una normativa y política clara

A la hora de contar con un control de presencia de los trabajadores, es fundamental establecer una política en la que se incluyan factores como los horarios laborales, las políticas de puntualidad, procedimientos para solicitar permisos o licencias, y las consecuencias por incumplimiento de estas normas.

Comunicación y formación del personal

Comunicar claramente las políticas y procedimientos de control de presencia en el trabajo que se van a realizar a los empleados es esencial.

De igual forma, se debe proporcionar una buena capacitación sobre cómo utilizar los sistemas de registro y explicar la importancia del cumplimiento contribuye a la transparencia y a la colaboración por parte de los trabajadores.

Auditorías periódicas

Realizar auditorías periódicas del control de presencia de los empleados ayuda a identificar posibles irregularidades o inconsistencias. Esto puede ser crucial para mantener la integridad del sistema y abordar cualquier problema de la manera oportuna.

Respeto a la privacidad del personal

Al implementar sistemas de control de presencia a los trabajadores, es fundamental respetar la privacidad de los empleados. Habrá que asegurarse de que los datos recopilados se utilicen exclusivamente con fines laborales y cumplir con las regulaciones de privacidad y protección de datos.

Ofrecer incentivos y reconocimientos

Reconocer y recompensar a aquellos que cumplen consistentemente con los horarios establecidos puede fomentar la cultura de puntualidad y compromiso. De esta forma, los incentivos pueden variar desde reconocimientos formales hasta beneficios adicionales.

Qué es un sistema de control de presencia de los trabajadores

Un sistema de control de presencia es una herramienta que ha sido diseñada para registrar y gestionar la asistencia o el tiempo de trabajo en una empresa.

El objetivo principal es llevar un seguimiento lo más preciso posible de cuándo los empleados están presentes en el lugar de trabajo. Esto puede darse físicamente en las instalaciones de la empresa o durante el tiempo de trabajo remoto.

Los sistemas de control de presencia de los trabajadores son valiosos para las compañías, independientemente del tamaño, ya que ofrecen una gestión eficiente del tiempo laboral.

Algunas características comunes de un sistema de control de presencia de los trabajadores incluyen:

Registro de entrada y salida.
Gestión de horarios: al definir y administrar los horarios laborales, incluyendo turnos, bolsas de horas extras y días de permiso.
Tecnologías de identificación.
Software de gestión del control de presencia en el trabajo: al proporcionar una plataforma centralizada para almacenar y gestionar datos relacionados con la presencia de los empleados. Puede incluir funciones de generación de informes, seguimiento de ausencias y cálculo de horas trabajadas.
Integración con la nómina: facilitando el proceso de elaboración de salarios y cumplimiento de obligaciones fiscales y laborales.
Acceso remoto: a través de aplicaciones o plataformas en línea.
Ayuda a asegurar el cumplimiento de las normativas laborales en cuanto a horas de trabajo, pausas obligatorias, límites de horas extras, entre otros.
Auditorías y reportes: tanto internas como con informes detallados sobre la asistencia y el tiempo de trabajo, lo que puede ser útil para la toma de decisiones estratégicas.

Ahora que ya conoces cómo realizar el control de presencia entre trabajadores de la empresa, solo queda ponerte a ello. Encuentra mucha más información al respecto en el blog de Sesame HR. ¡Somos tu software de RRHH de referencia!

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

Gestión del control de presencia de trabajadores en la empresa