18 de febrero, 2025

Ha llegado la hora de digitalizar el control de presencia en tu empresa. Se acabó lo de fichar a mano o dejar a los trabajadores rellenar las hojas de fichaje.

Si de verdad queremos un control laboral eficiente, hay que digitalizarlo. Por el bien de la empresa… Y de tus trabajadores.

Por una parte, está el imperativo legal del control horario. Por la otra, el auge del teletrabajo.

Por suerte, contamos con software de control de presencia, programas para fichar que facilitan esta tarea. Y no solo eso, sino que ofrecen información de lo más interesante a Recursos Humanos.

¿Qué es el control de presencia laboral?

El control de presencia laboral es un sistema que permite a las empresas registrar y gestionar las horas de entrada y salida de sus empleados, así como las pausas y el tiempo total dedicado a sus tareas durante la jornada laboral. Este registro puede realizarse mediante diversos métodos, como tarjetas de proximidad, huellas dactilares, reconocimiento facial o aplicaciones móviles.

La implementación de un control de presencia laboral preciso es esencial por varias razones:

Cumplimiento legal: en España, desde mayo de 2019, es obligatorio que todas las empresas registren la jornada laboral de sus empleados, independientemente de su tamaño o sector.
Protección de derechos laborales: un registro detallado ayuda a evitar abusos laborales y garantiza el pago adecuado de las horas extraordinarias realizadas por los trabajadores.
Optimización de recursos: permite a las empresas supervisar la asistencia y gestionar eficientemente los horarios, descansos, vacaciones y permisos, mejorando la planificación y productividad.

Además, la digitalización de estos sistemas facilita la integración con otras herramientas de gestión empresarial, automatizando procesos y reduciendo errores administrativos. Es fundamental que las empresas adopten soluciones de control de presencia adaptadas a sus necesidades para garantizar una gestión laboral eficiente y conforme a la normativa vigente.

¿Cuándo es obligatorio el control horario?

El control horario es obligatorio en España desde mayo de 2019, cuando se implementó el Real Decreto-ley 8/2019, que exige a todas las empresas registrar la jornada laboral de sus empleados. Esta normativa se aplica a todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, y abarca a todos los trabajadores, con excepciones muy puntuales.

En 2025, se han introducido cambios significativos en la normativa, requiriendo que el registro de la jornada laboral se realice exclusivamente mediante sistemas digitales. Esta actualización busca mejorar la transparencia y eficiencia en la gestión del tiempo laboral.

Es fundamental que las empresas adopten sistemas de control horario digitales para cumplir con la normativa vigente y evitar posibles sanciones.

¿Qué sistemas de control de presencia de los trabajadores existen?

Tenemos diferentes opciones a la hora de aplicar el control laboral de nuestra plantilla. Algunas como las hojas de Excel han demostrado ser poco prácticas.

En cambio, las aplicaciones para registro horario como Sesame HR están a la orden del día. Nos ofrecen múltiples posibilidades para la gestión del control de acceso.

Los métodos de control de presencia que veremos a continuación son muy fáciles de usar. Al fin y al cabo, buscamos una solución intuitiva, que agilice el proceso de fichaje.

La digitalización del control de presencia permite a los trabajadores saber en todo momento las horas trabajadas, los días libres disponibles, etc.

Software para fichar

Una de las opciones más simples y socorridas para instalar un software para fichar en el ordenador del trabajador.

Cuando llega a su centro de trabajo, lo primero que hará es encenderlo y fichar. El fichaje de la salida funciona igual: fichará antes de apagar el ordenador y concluir su jornada laboral.

Hay programas que se pueden instalar en el propio equipo y software en la nube. Esta segunda opción puede ser interesante en aquellas empresas donde se combinan el trabajo presencial con el teletrabajo. Más adelante profundizaremos sobre ello, pero es una forma eficiente de gestionar el control de presencia laboral trabajando desde casa.

Estos sistemas son fáciles de implementar y utilizar, y ofrecen numerosas ventajas:

Integración con otras herramientas: muchos de estos programas se integran con software de nómina y gestión de recursos humanos, facilitando la transferencia de datos y la gestión de la información.
Reportes detallados: generan reportes automáticos que permiten a los directores de recursos humanos y jefes de empresa tener una visión clara y detallada de las horas trabajadas por cada empleado.
Cumplimiento legal: ayudan a cumplir con la normativa española sobre el registro de la jornada laboral, establecida en el Real Decreto-ley 8/2019.

Aplicaciones para registro horario

El trabajador instala la app en su móvil y ficha a la entrada y la salida. Es uno de los sistemas de control de presencia de los trabajadores más simples y efectivos. No tiene ninguna complejidad, y lo único que necesitará el empleado para fichar es conexión a internet. Algo que, a día de hoy, todo el mundo tiene.

Las aplicaciones móviles para el registro horario son una excelente solución para los empleados que no siempre trabajan desde un lugar fijo. Estas aplicaciones permiten registrar las horas de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento:

Accesibilidad. Los empleados pueden fichar desde sus smartphones, lo que es especialmente útil para aquellos que trabajan de forma remota o en múltiples ubicaciones.
Notificaciones y recordatorios. Algunas aplicaciones envían recordatorios para fichar al inicio y al final de la jornada laboral, reduciendo la posibilidad de olvidos.
Geolocalización. Muchas aplicaciones incluyen funciones de geolocalización que permiten verificar que el empleado se encuentra en el lugar de trabajo designado al momento de fichar.

Sesame HR es mucho más que una aplicación para fichar horas de trabajo. Nos permite hacer un seguimiento de las horas extras realizadas, o gestionar vacaciones y días libres. El propio empleado puede solicitarlas desde la app, y los responsables aprobar -o rechazar- la solicitud. Así, evitamos malentendidos en este sentido.

Control de presencia en el trabajo

Otra opción de digitalizar el control de presencia es instalar una tablet de fichaje en la oficina. Las tradicionales -y anticuadas- máquinas de fichaje se sustituyen por tablets. En vez de introducir la tarjeta en la máquina, el trabajador introduce su código de acceso a la hora de fichar.

Se trata de un mecanismo de control de presencia en el trabajo muy simple. Solo hay que instalar la tablet en un punto estratégico, y los trabajadores ficharán en ella.

De nuevo, un programa de control de horas trabajadas como Sesame HR te permite recopilar todo tipo de información sobre la jornada laboral. Horas de entrada y salida, horas extras, retrasos, trabajadores que salen antes de hora…

Podemos utilizar este mecanismo para el control de acceso de trabajadores a determinadas zonas de la organización. Por ejemplo, zonas restringidas, laboratorios, lugares donde se guardan información o material sensible… Así, la empresa también tiene un registro de quién ha accedido, cuándo y cuánto tiempo ha estado.

Sistemas de control de presencia biométricos

La digitalización del control de presencia también nos permite incorporar el fichaje biométrico en aquellos casos dónde sea posible.

Es algo que no hace mucho sonaba futurista, pero el control de presencia por huella ya es una realidad. Incluso podemos introducir en la empresa el fichaje por reconocimiento facial o Face ID.

Una de las grandes ventajas del control de asistencia biométrico es que nos ayuda a prevenir el fraude. No son pocos los casos de trabajadores que fichan por sus compañeros que llegan tarde. O que fichan con el móvil antes de llegar a la oficina. Los sistemas biométricos acaban con estas malas praxis.

Rastreo y control de presencia online: fichajes geolocalizados

Entre las diferentes opciones de llevar el control de presencia online está el fichaje geolocalizado.

Es una opción muy interesante tanto para los trabajadores en remoto como para aquellos que no trabajan siempre en la empresa. Por ejemplo, comerciales que visitan clientes o empleados en viaje de trabajo.

Funciona como cualquier programa de fichaje, con la única diferencia que se geolocaliza el lugar desde donde se ficha. De este modo, la organización puede saber si el empleado está trabajando en el lugar acordado. Incluso puedes acotar el sitio desde donde se puede fichar o la IP.

Este tipo de fichaje también nos permite rastrear los movimientos del trabajador. Siempre dentro de los cauces legales, podemos comprobar qué recorrido ha hecho el comercial gracias a la posición de su móvil. Es otra forma de evitar el fraude en el fichaje de nuestra plantilla.

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Control de presencia en el teletrabajo

El teletrabajo no está exento del control horario. Por esa misma razón, los mecanismos de control en el trabajo también se aplican a quienes trabajan en remoto.

En este caso, un software de control horario se antoja como la mejor opción para el seguimiento de las horas trabajadas.

Para facilitar el día a día en la empresa, buscaremos un control de presencia móvil que permita saber quién está trabajando. De este modo, nos resultará más fácil gestionar los equipos.

Con un programa de control de presencia como Sesame HR, puedes ver quién trabaja presencial, quién lo hace en línea y quién no está trabajando.

¿Qué sanciones tienen las empresas por incumplir la ley de control horario?

El incumplimiento de la normativa de control horario en España puede acarrear sanciones económicas significativas para las empresas. Estas sanciones se clasifican según la gravedad de la infracción:

Tipo de infracción	Multa
Leve	Entre 60 y 625 euros
Grave	Entre 625 y 6.250 euros
Muy grave	Hasta los 187.000 euros

Con la nueva normativa de 2025, las sanciones han aumentado en cuantía y se aplicarán por cada trabajador afectado, lo que supone un riesgo mayor para las empresas que no cumplan con la ley.

Además, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha intensificado las acciones para garantizar el cumplimiento de la normativa. En 2024, se impusieron sanciones por un total de 20,2 millones de euros a empresas por incumplimientos relacionados con la jornada y el registro horario, lo que representa un incremento del 9% respecto al año anterior.

Es fundamental que las empresas implementen sistemas de registro horario adecuados para cumplir con la legislación vigente y evitar posibles sanciones.

¿Cómo saber qué sistema de control de presencia escoger para la empresa?

Seleccionar el sistema de control de presencia adecuado para tu empresa es esencial para garantizar el cumplimiento normativo y optimizar la gestión del tiempo laboral. Para tomar una decisión informada, considera los siguientes factores:

Tamaño y estructura de la empresa

Evalúa el número de empleados y la distribución geográfica de tus instalaciones. Empresas con múltiples sedes o personal remoto pueden beneficiarse de sistemas de control de presencia en línea, que permiten el registro desde cualquier ubicación.

Tipo de actividad y horarios

Analiza si tu empresa opera en turnos, tiene horarios flexibles o requiere gestión de horas extra. Un sistema que permita configuraciones personalizadas y gestione diferentes tipos de jornada será más efectivo.

Funcionalidades requeridas

Además del registro de entradas y salidas, considera si necesitas características adicionales como gestión de ausencias, integración con sistemas de nómina o generación de informes detallados.

Facilidad de uso e implementación

Opta por soluciones intuitivas que requieran una formación mínima para los empleados y que puedan integrarse sin complicaciones con los sistemas existentes en tu empresa.

Cumplimiento legal

Asegúrate de que el sistema elegido cumple con la normativa vigente en materia de protección de datos y registro laboral, especialmente considerando las actualizaciones legales recientes que exigen registros digitales inviolables.

Coste y retorno de inversión

Analiza el presupuesto disponible y compara diferentes opciones, considerando no solo el coste inicial, sino también el mantenimiento y las actualizaciones. Un sistema eficiente puede traducirse en ahorros significativos a largo plazo.

¿Cómo te ayuda Sesame HR con el control de presencia laboral?

El software de Sesame HR te ayuda con el control de presencia laboral mediante un sistema digital integrado que automatiza el registro de la jornada de los empleados. Algunas de las funcionalidades clave incluyen:

Registro automático: permite capturar la entrada, salida y pausas de cada empleado de forma automática y en tiempo real, evitando errores manuales.
Integración con nómina y gestión de RRHH: los datos de presencia se integran directamente en los sistemas de nómina y gestión de personal, facilitando el cálculo de salarios, horas extras y otros aspectos relacionados.
Cumplimiento normativo: garantiza que el registro de la jornada cumpla con la legislación vigente, ya que conserva la información durante el periodo requerido por la ley y facilita su revisión por parte de la Inspección de Trabajo.
Acceso y transparencia: tanto los empleados como los responsables de Recursos Humanos pueden consultar los registros de presencia a través de una interfaz intuitiva, lo que mejora la comunicación y la transparencia en el control de la jornada laboral.
Alertas y reportes: ofrece reportes y alertas sobre inasistencias, retrasos o desviaciones en los horarios establecidos, todo en tiempo real, permitiendo a la empresa tomar acciones correctivas de manera oportuna.

Sesame HR optimiza el control de presencia laboral, reduciendo la carga administrativa, garantizando el cumplimiento legal y mejorando la eficiencia en la gestión del tiempo trabajado. ¿Quieres comprobar sus ventajas? Regístrat, obtén una prueba gratis por 14 días y optimiza el control horario de tu empresa.

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

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Control de presencia laboral: cómo digitalizar el registro de jornada

¿Qué es el control de presencia laboral?

¿Cuándo es obligatorio el control horario?