Control de presencia laboral: obligaciones legales y mejores prácticas

27 de enero, 2025

La gestión adecuada del tiempo laboral es un aspecto esencial para garantizar la productividad, el cumplimiento normativo y el bienestar de los empleados. Por eso, para las empresas es necesario un correcto control de presencia laboral.En muchas ocasiones éstas recurren a un software de control horario como el de Sesame HR.

¿Quieres saber más sobre el control de presencia laboral y cómo implementarlo en tu compañía? Sigue leyendo para descubrir todo al respecto.

¿Qué es el control de presencia laboral?

El control de presencia laboral es el conjunto de mecanismos y procesos utilizados por las compañías para registrar y gestionar las horas trabajadas por sus empleados. Este sistema permite supervisar cómo los trabajadores emplean su tiempo dentro de la jornada laboral, asegurando el cumplimiento de las normativas legales y promoviendo una cultura de transparencia.

Entre los aspectos que suelen monitorizar los software de control de presencia se incluyen:

• Horarios de entrada y salida.
• Pausas durante la jornada laboral.
• Días trabajados y horas extra realizadas.

El objetivo del control de presencia laboral no solo es garantizar que se cumplan los horarios establecidos, sino también proteger los derechos de la plantilla como el respeto a los descansos y la compensación justa por el tiempo trabajado.

¿Qué dice la ley sobre el control de presencia en España?

En España, el control de presencia laboral es una obligación legal desde la aprobación del Real Decreto-Ley 8/2019, que establece la obligatoriedad del registro diario de la jornada laboral para todos los trabajadores. Algunos puntos clave de dicha ley son:

• Registro diario: las empresas deben llevar un registro diario de las horas trabajadas por cada miembro, incluyendo el horario exacto de inicio y fin de la jornada.
• Conservación de los registros: durante un periodo de cuatro años y estar disponibles para posibles inspecciones laborales.
• Sanciones por incumplimiento: todas aquellas compañías que no cumplan con esta normativa pueden enfrentarse a sanciones que oscilan entre 626 y 6.250 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.

Este marco legal busca combatir la precariedad laboral, asegurar el pago correcto de horas extra y garantizar que los trabajadores disfruten de sus periodos de descanso obligatorios.

Beneficios de implementar un control de presencia eficiente

Un sistema efectivo de control de presencia laboral asegura el cumplimiento de las normativas legales, además de aportar numerosos beneficios para las empresas y sus empleados:

• Mejora de la productividad: al tener un control claro del tiempo, es más fácil identificar ineficiencias y optimizar los procesos.
• Reducción del absentismo laboral: el registro preciso permite detectar patrones de ausencias injustificadas.
• Cumplimiento normativo: minimiza el riesgo de sanciones legales al garantizar el registro adecuado de las jornadas laborales.
• Transparencia y confianza: fomenta una relación laboral basada en la transparencia, protegiendo los derechos de ambas partes.

Tipos de sistemas de control de presencia laboral

Los sistemas de control de presencia laboral pueden ser manuales o digitales, dependiendo de las necesidades y recursos de cada entidad.

• Sistemas manuales: éstos incluyen registros en papel o plantillas de Excel. Aunque con la propuesta de la ley de sistema de fichaje digital, no se podrán usar.
• Sistemas digitales: utilizan tecnologías avanzadas como aplicaciones móviles, dispositivos biométricos o tarjetas de proximidad. Entre ellos están los software de  control de presencia. Estos sistemas ofrecen mayor precisión y automatización, reduciendo la carga administrativa.

Ventajas de contar con un software de control de presencia

Un software de control de presencia ofrece soluciones avanzadas para gestionar y automatizar el registro de la jornada laboral. Algunas de sus principales ventajas incluyen:

• Automatización del registro: reduce los errores humanos y ahorra tiempo al personal administrativo.
• Acceso en tiempo real: permite monitorizar horarios en tiempo real desde cualquier dispositivo.
• Generación de informes: facilita la elaboración de reportes personalizados para cumplir con las inspecciones laborales.
• Escalabilidad: es adaptable a entidades de todos los tamaños y sectores.
• Integración con otros sistemas: muchos softwares permiten integrarse con herramientas de gestión de recursos humanos, como las plataformas de nóminas o de evaluación del desempeño.

Sesame HR: optimiza el control de presencia en tu empresa

En Sesame HR, entendemos la importancia de un sistema eficiente y confiable para gestionar el tiempo laboral. Por eso, hemos desarrollado un software de control de presencia diseñado para satisfacer las necesidades de las empresas modernas.

 Las características de esta aplicación para el control de presencia laboral son:

• Registro multiplataforma: los trabajadores pueden registrar su jornada desde cualquier dispositivo, ya sea un ordenador, smartphone o tablet.
• Geolocalización: ideal para equipos que trabajan de forma remota o realizan tareas fuera de la oficina.
• Informes automatizados: genera reportes claros y detallados para inspecciones laborales o análisis internos.
• Integración con otras herramientas: conecta Sesame HR con tus sistemas de nóminas y evaluación para centralizar la gestión de los recursos humanos.

Todos los beneficios de usar Sesame HR para tu empresa

Sesame HR ofrece múltiples beneficios a la hora de optimizar su gestión laboral. Gracias a nuestra herramienta se pueden lograr las siguientes ventajas:

• Reducir el tiempo dedicado a la administración de horarios.
• Mejorar la satisfacción de sus empleados mediante una gestión transparente.
• Cumplir con la legislación de manera ágil y sin complicaciones.
• Fomentar la puntualidad y reducir el absentismo laboral
• Optimizar la gestión de equipos remotos
• Generar informes personalizados para una mejor toma de decisiones, adaptados a las necesidades de tu empresa.
• Facilitar la integración con otros sistemas de gestión.
• Garantizar la flexibilidad para adaptarse a diferentes modelos de trabajo, siendo compatible con horarios fijos, flexibles, por turnos o híbridos, adaptándose a las necesidades específicas de cada equipo.
• Proporcionar un registro multidispositivo accesible y cómodo, eliminando barreras tecnológicas.
• Ahorro en costes a largo plazo, al automatizar procesos y reducir errores administrativos, las empresas pueden destinar recursos a tareas más estratégicas.

Si quieres experimentar los beneficios de un sistema avanzado de control de presencia laboral, te invito a probar Sesame HR gratis durante 14 días. Descubre todo lo que nuestra herramienta puede hacer por tu compañía. ¡No te lo pierdas!

¿Quieres valorar nuestro artículo?

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

• Cómo implementar un software de control de empleados
• Ventajas de un software de Recursos Humanos: ¿cuáles son?
• Control del tiempo de trabajo de los empleados: ventajas e inconvenientes
• Principales tipos de satisfacción laboral a tener en cuenta para los empleados

Te recomendamos también

Reducción de la jornada laboral en España 2025: guía completa

Control horario de empleados: ¿cómo se gestiona con la nueva ley?

Aplicaciones de control horario: las 5 mejores para fichar en grandes empresas