22 de julio, 2024

Ha llegado la hora de digitalizar el control de presencia en tu empresa. Se acabó lo de fichar a mano o dejar a los trabajadores rellenar las hojas de fichaje.

Si de verdad queremos un control laboral eficiente, hay que digitalizarlo. Por el bien de la empresa… Y de tus trabajadores.

Por una parte, está el imperativo legal del control horario. Por la otra, el auge del teletrabajo.

Por suerte, contamos con software de control de presencia, programas para fichar que facilitan esta tarea. Y no solo eso, sino que ofrecen información de lo más interesante a Recursos Humanos.

Sistemas de control de presencia de los trabajadores

Tenemos diferentes opciones a la hora de aplicar el control laboral de nuestra plantilla. Algunas como las hojas de Excel han demostrado ser poco prácticas.

En cambio, las aplicaciones para registro horario como Sesame HR están a la orden del día. Nos ofrecen múltiples posibilidades para la gestión del control de acceso.

Los métodos de control de presencia que veremos a continuación son muy fáciles de usar. Al fin y al cabo, buscamos una solución intuitiva, que agilice el proceso de fichaje.

La digitalización del control de presencia permite a los trabajadores saber en todo momento las horas trabajadas, los días libres disponibles, etc.

Software para fichaje desde el ordenador

Una de las opciones más simples y socorridas para instalar un programa de fichaje en el ordenador del trabajador.

Cuando llega a su centro de trabajo, lo primero que hará es encenderlo y fichar. El fichaje de la salida funciona igual: fichará antes de apagar el ordenador y concluir su jornada laboral.

Hay programas que se pueden instalar en el propio equipo y software en la nube. Esta segunda opción puede ser interesante en aquellas empresas donde se combinan el trabajo presencial con el teletrabajo. Más adelante profundizaremos sobre ello, pero es una forma eficiente de gestionar el control de presencia trabajando desde casa.

Estos sistemas son fáciles de implementar y utilizar, y ofrecen numerosas ventajas:

Integración con otras herramientas. Muchos de estos programas se integran con software de nómina y gestión de recursos humanos, facilitando la transferencia de datos y la gestión de la información.
Reportes detallados. Generan reportes automáticos que permiten a los directores de recursos humanos y jefes de empresa tener una visión clara y detallada de las horas trabajadas por cada empleado.
Cumplimiento legal. Ayudan a cumplir con la normativa española sobre el registro de la jornada laboral, establecida en el Real Decreto-ley 8/2019.

Aplicaciones para registro horario

El trabajador instala la app en su móvil y ficha a la entrada y la salida. Es uno de los sistemas de control de presencia de los trabajadores más simples y efectivos. No tiene ninguna complejidad, y lo único que necesitará el empleado para fichar es conexión a internet. Algo que, a día de hoy, todo el mundo tiene.

Las aplicaciones móviles para el registro horario son una excelente solución para los empleados que no siempre trabajan desde un lugar fijo. Estas aplicaciones permiten registrar las horas de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento:

Accesibilidad. Los empleados pueden fichar desde sus smartphones, lo que es especialmente útil para aquellos que trabajan de forma remota o en múltiples ubicaciones.
Notificaciones y recordatorios. Algunas aplicaciones envían recordatorios para fichar al inicio y al final de la jornada laboral, reduciendo la posibilidad de olvidos.
Geolocalización. Muchas aplicaciones incluyen funciones de geolocalización que permiten verificar que el empleado se encuentra en el lugar de trabajo designado al momento de fichar.

Sesame HR es mucho más que una aplicación para fichar horas de trabajo. Nos permite hacer un seguimiento de las horas extras realizadas, o gestionar vacaciones y días libres. El propio empleado puede solicitarlas desde la app, y los responsables aprobar -o rechazar- la solicitud. Así, evitamos malentendidos en este sentido.

Control de presencia en el trabajo

Otra opción de digitalizar el control de presencia es instalar una tablet de fichaje en la oficina. Las tradicionales -y anticuadas- máquinas de fichaje se sustituyen por tablets. En vez de introducir la tarjeta en la máquina, el trabajador introduce su código de acceso a la hora de fichar.

Se trata de un mecanismo de control de presencia en el trabajo muy simple. Solo hay que instalar la tablet en un punto estratégico, y los trabajadores ficharán en ella.

De nuevo, un programa de control de horas trabajadas como Sesame HR te permite recopilar todo tipo de información sobre la jornada laboral. Horas de entrada y salida, horas extras, retrasos, trabajadores que salen antes de hora…

Podemos utilizar este mecanismo para el control de acceso de trabajadores a determinadas zonas de la organización. Por ejemplo, zonas restringidas, laboratorios, lugares donde se guardan información o material sensible… Así, la empresa también tiene un registro de quién ha accedido, cuándo y cuánto tiempo ha estado.

Sistemas de control de presencia biométricos

La digitalización del control de presencia también nos permite incorporar el fichaje biométrico en aquellos casos dónde sea posible.

Es algo que no hace mucho sonaba futurista, pero el control de presencia por huella ya es una realidad. Incluso podemos introducir en la empresa el fichaje por reconocimiento facial o Face ID.

Una de las grandes ventajas del control de asistencia biométrico es que nos ayuda a prevenir el fraude. No son pocos los casos de trabajadores que fichan por sus compañeros que llegan tarde. O que fichan con el móvil antes de llegar a la oficina. Los sistemas biométricos acaban con estas malas praxis.

Rastreo y control de presencia online: fichajes geolocalizados

Entre las diferentes opciones de llevar el control de presencia online está el fichaje geolocalizado.

Es una opción muy interesante tanto para los trabajadores en remoto como para aquellos que no trabajan siempre en la empresa. Por ejemplo, comerciales que visitan clientes o empleados en viaje de trabajo.

Funciona como cualquier programa de fichaje, con la única diferencia que se geolocaliza el lugar desde donde se ficha. De este modo, la organización puede saber si el empleado está trabajando en el lugar acordado. Incluso puedes acotar el sitio desde donde se puede fichar o la IP.

Este tipo de fichaje también nos permite rastrear los movimientos del trabajador. Siempre dentro de los cauces legales, podemos comprobar qué recorrido ha hecho el comercial gracias a la posición de su móvil. Es otra forma de evitar el fraude en el fichaje de nuestra plantilla.

Control de presencia en el teletrabajo

El teletrabajo no está exento del control horario. Por esa misma razón, los mecanismos de control en el trabajo también se aplican a quienes trabajan en remoto.

En este caso, un software de control horario se antoja como la mejor opción para el seguimiento de las horas trabajadas.

Para facilitar el día a día en la empresa, buscaremos un control de presencia móvil que permita saber quién está trabajando. De este modo, nos resultará más fácil gestionar los equipos.

Con un programa de control de presencia como Sesame HR, puedes ver quién trabaja presencial, quién lo hace en línea y quién no está trabajando.

¿Quieres saber más sobre la digitalización del control de presencia? No te pierdas los contenidos relacionados en el blog de Sesame HR ni nuestras guías.

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

Formas de digitalizar el control horario y el control de presencia