8 de octubre, 2024

Toda empresa está obligada a realizar un seguimiento de personal con el fin de mejorar los resultados. Con ello, se consigue aumentar los niveles de productividad existentes. Por ello, contar con un sistema de control laboral puede ser interesante para la entidad.

¿Todavía no sabes qué es el control laboral o control horario y cuáles son sus ventajas? En Sesame HR hemos querido ayudarte a conocer más al respecto con este artículo del blog dedicado especialmente a ello. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es el control laboral?

El control laboral es un proceso administrativo el cual busca registrar y controlar el correcto cumplimiento de los turnos que se ha asignado a cada empleado. Se trata de un conjunto de mecanismos que permiten la supervisión o registro de jornada laboral en una empresa.

Dicha gestión puede hacerse ya sea de forma física o digital. Para agilizar este proceso existen softwares de gestión de RRHH como el de Sesame HR.

¿Cómo llevar el control de los trabajadores?

La gestión del control laboral puede parecer un proceso complejo y difícil de llevar a cabo. Sin embargo, si se tienen en cuenta ciertos consejos, se puede garantizar que los empleados cumplan con las obligaciones e identificar áreas de mejora.

Para ello, se presentan estos consejos para un correcto control laboral:

Utiliza una aplicación de control horario

La forma más eficiente de llevar el control de los trabajadores es mediante el uso de aplicaciones para fichar en el trabajo. Estas herramientas permiten registrar las horas de entrada y salida, gestionar turnos y generar informes automáticamente. Soluciones como Sesame HR que simplifica este proceso y asegura el cumplimiento de la ley.

El sistema adecuado dependerá de las necesidades específicas de cada compañía, que se guiarán por los objetivos marcados anteriormente.

Es importante elegir un sistema que se caracterice por:

Su facilidad de uso.
Proporcione toda la información necesaria.

Asimismo, se deberá comunicar a la plantilla, que tendrá que saber cómo funciona el sistema y la forma en la que se utiliza la información recopilada. Una comunicación interna clara ayudará a evitar confusiones.

Establece políticas claras de horarios

Es importante que los trabajadores conozcan las políticas de horarios, descansos, vacaciones y horas extras de la empresa. Tener normas claras evita malentendidos y facilita el seguimiento de las horas trabajadas. Además, ayuda a mantener la transparencia en la relación con los empleados.

Implementa un sistema de gestión de turnos

Para empresas con jornadas flexibles o con empleados en diferentes horarios, contar con un sistema de gestión de turnos es esencial. Este tipo de software permite organizar los turnos de forma justa y equitativa, evitando conflictos de horarios y garantizando que siempre haya personal disponible cuando sea necesario.

Realiza seguimiento del rendimiento

Además de controlar las horas trabajadas, es útil monitorear el rendimiento de los empleados. Establecer objetivos claros y hacer evaluaciones periódicas ayuda a medir la productividad y detectar áreas de mejora. Algunos sistemas de control horario también incluyen funciones de seguimiento del rendimiento, lo que facilita una gestión más completa.

Comunica los resultados de forma transparente

La transparencia es clave para generar confianza entre los empleados. Comunicar de manera clara los resultados de sus jornadas laborales, horas extras o incidencias es importante. Además, permite a los trabajadores hacer sus propias revisiones y evitar problemas o malentendidos en el futuro.

Garantiza el cumplimiento normativo

Llevar un control adecuado de los trabajadores no solo implica registrar las horas, sino también cumplir con la legislación laboral. Asegúrate de que todos los registros cumplan con el Real Decreto-ley 8/2019 y que estén disponibles para inspecciones o auditorías. La no conformidad puede acarrear sanciones y multas.

Permite la flexibilidad y el trabajo remoto

Con el auge del teletrabajo y la flexibilidad laboral, muchas empresas permiten que sus empleados trabajen desde casa o en horarios flexibles. Utiliza herramientas que permitan fichar a distancia y gestionar de forma eficiente el tiempo trabajado, independientemente de dónde estén los empleados.

Esto no solo garantiza un buen control, sino que también fomenta la conciliación laboral y el compromiso de los trabajadores.

Revisar la información con regularidad

Una vez se ha recopilado la información necesaria del control laboral, se debe revisar con cierta regularidad con el objetivo de identificar las áreas de mejora que se pueden dar en la compañía.

De igual manera, se debe revisar el sistema de control laboral periódicamente, ya que las necesidades de las entidades pueden cambiar y avanzar en el tiempo. Así, se puede revisar si sigue siendo el adecuado para garantizar los objetivos de la empresa.

Siguiendo estos consejos, las organizaciones pueden gestionar el control laboral de forma eficaz y aprovechar al máximo la información que recopila.

Ahora que ya sabes qué es el control laboral y cómo funcionan los sistemas diseñados para el mismo, solo queda ponerlo en marcha en tu compañía.

¿Cómo funciona el reloj laboral?

El reloj laboral, también conocido como reloj de fichar o reloj de control horario, es un sistema diseñado para registrar el tiempo de trabajo de los empleados. Su función principal es llevar un registro exacto de las horas de entrada, salida y, en algunos casos, las pausas durante la jornada laboral. Este sistema ayuda a cumplir con la normativa vigente en España y también a gestionar mejor el tiempo y la productividad dentro de las empresas.

¿Cómo funciona un reloj laboral?

El reloj laboral funciona a través de diferentes tecnologías para registrar el horario de los empleados. Aquí te explico las etapas básicas del proceso y las tecnologías involucradas:

1. Identificación del trabajador

Para empezar, el empleado debe identificarse en el sistema para que este pueda registrar sus horas. Existen varios métodos de identificación, como:

Tarjetas de proximidad o magnéticas: El trabajador pasa una tarjeta por el lector del reloj de fichar.
Lectura biométrica: Se utilizan huellas dactilares o reconocimiento facial para identificar al empleado de manera única.
Código PIN: El empleado introduce un código personal en el dispositivo.
Aplicaciones móviles: El trabajador puede fichar desde su teléfono, utilizando una app conectada al sistema central.

2. Registro de entrada y salida

Una vez que el empleado se identifica, el sistema registra la hora exacta en la que comenzó su jornada. Este proceso se repite al final del turno cuando el trabajador registra su hora de salida. Dependiendo del sistema, puede registrar automáticamente las pausas, como el descanso para comer, o el empleado puede fichar nuevamente al hacer y volver de su descanso.

3. Almacenamiento de los datos

Los datos de entrada y salida se almacenan en una base de datos central. Los sistemas más avanzados, como los relojes digitales o aplicaciones de control laboral, permiten que los gerentes o el departamento de recursos humanos accedan a los registros en tiempo real, analicen los datos y generen informes.

4. Generación de informes y cumplimiento normativo

El reloj laboral no solo registra la jornada laboral, sino que también facilita la generación de informes detallados. Estos informes permiten calcular las horas trabajadas, las horas extras, ausencias, y pausas. Este tipo de informes es esencial para cumplir con la normativa vigente en España, que obliga a las empresas a guardar los registros durante al menos 4 años y tenerlos disponibles para inspecciones.

Optimiza tu gestión de control laboral con Sesame HR

Ahora que ya sabes qué es el control laboral, es interesante entender que su objetivo principal es comprobar que los empleados realizan un control eficiente del tiempo de trabajo. Normalmente, estos procedimientos no implican una intrusión permanente en la actividad de los trabajadores, sino que buscan concederles cierta autonomía.

Por eso, te invito a que conozcas Sesame HR, un software de Recursos Humanos que cuenta con un sistema de control horario. Gracias a él podrás optimizar los siguientes procesos en tu empresa:

Permite el registro de todo tipo de jornadas

El sistema de control laboral de Sesame HR se puede implementar en todo tipo de compañías. En la actualidad, la flexibilidad horaria es una realidad cada vez más extendida. Por eso, este software permite incluso fichar a distancia, registrando tanto la hora de entrada y de salida como los descansos.

Además, permiten dejar constancia de las ausencias que puedan tener los trabajadores durante cada una de las jornadas.

Ayuda a detectar el absentismo

El control presencial laboral, a su vez, ayuda a obtener una visión general de quién se encuentra en ese momento trabajando y quién no. Esto proporciona al departamento de RRHH una gran cantidad de información en tiempo real de ausencias y bajas laborales.

Así, se puede hacer frente al absentismo laboral y tomar todas aquellas medidas que se consideren oportunas.

Controla las horas extra

La actualización diaria del control presencial laboral es necesaria, tanto en las personas de forma individual como en el departamento completo. Gracias al análisis de estos datos, con Sesame HR se pueden tomar decisiones a tiempo sobre contratación o ampliación de las jornadas laborales.

Conocer las horas extras trabajadas ayuda a una mayor exactitud a la hora de pagar la nómina, ya que se podrá realizar el cálculo de forma sencilla.

Facilita la gestión de turnos y vacaciones

En caso de no contar con un sistema digitalizado, el control de ciertos turnos, como los rotativos, puede resultar complicado. Para llevar a cabo un registro detallado y asignarlos de la forma más justa y equitativa posible se debe obtener una visión global de los horarios de la plantilla los últimos meses.

De igual forma, en caso de disputa por las vacaciones se deben tener en cuenta los turnos de elección de años o períodos anteriores. De ahí la importancia de realizar una buena gestión de turnos.

Facilita la automatización de informes

Es aconsejable realizar informes y estudiarlos para tomar decisiones, lo cual conlleva una gran cantidad de tiempo para los gestores del control laboral. Si cuentas con Sesame HR, puedes automatizar la generación de informes para los responsables.

Así se agiliza una gestión que podría llevar mucho tiempo al equipo de Recursos Humanos. Otras ventajas de Sesame HR son:

Agiliza trámites.
Mejora la puntualidad.
Analizar datos de forma sencilla.
Aumenta la productividad.

Debido a estas razones, implementar un control laboral de calidad puede ser una buena idea tanto para los miembros de la plantilla, como para la propia empresa.

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★★★★☆

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

Control laboral: ¿como gestionar mejor a tus empleados?

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