Control horario
Obligación de control horario en empresas: ¿qué dice la ley?
La obligación del control horario en empresas está establecida por ley. ¿Quieres saber cómo gestionarla? Te lo contamos en el blog. ¡Léenos!
¿Necesitas ayuda?
Ronny Navarrete
HR Consultant
25 de febrero, 2025
Necesitas cumplir con la obligación del control horario en empresas y asegurarte de que tus empleados son productivos. La normativa vigente busca asegurar que las horas de trabajo de los empleados sean registradas con precisión, garantizando tanto el cumplimiento de las leyes laborales como el bienestar de los trabajadores.
Has oído hablar bien de los programas de control de jornada, pero no estás seguro de cuál es el más adecuado para ti. En Sesame HR comprendemos tus preocupaciones. Por eso, te ofrecemos una variedad de soluciones para ayudarte a gestionar tus obligaciones.
Nuestro programa de control horario es fácil de usar y asequible, para que puedas sacar el máximo partido de tus empleados. Te explicamos cómo hacerlo posible. ¡Sigue leyendo!
Obligación del control horario en empresas
Desde 2019, las empresas en España tienen la obligación de cumplir con la ley de control horario. Según esta ley, todas las empresas deben instrumentar un sistema de control que permita verificar si el personal cumple con los horarios laborales establecidos.
Si tu empresa todavía no tiene un sistema de este tipo, es momento de implementarlo. Es una herramienta indispensable para mantener la productividad y evitar sanciones. Hay diversos software de control horario que se adaptan a las necesidades de cada empresa.
Si bien es cierto que la implementación de este sistema de registro de jornada puede parecer complicada al principio, es una inversión que te asegurará mejores resultados a largo plazo.
¿Cuándo es obligatorio el control horario?
Tal como comentábamos antes, existe la obligación del control horario en empresas. De hecho, las empresas españolas ahora tienen que cumplir con una nueva ley que regula las horas de trabajo.
Esta ley se llama Ley de Control Horario, medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Se publicó el 28 de febrero de 2019 y entró en vigor el 8 de marzo del mismo año.
El objetivo de esta ley es garantizar que los trabajadores tengan una cantidad razonable de tiempo libre cada día. Y que su horario de trabajo no supere el límite legal de 48 horas semanales.
Esta ley se aplica a todos los trabajadores en España, independientemente de su puesto o industria.
Hay varias disposiciones de la ley que las empresas deben cumplir. Entre ellas figuran las siguientes:
- Los trabajadores tienen derecho a un mínimo de 11 horas consecutivas de descanso al día.
- Los trabajadores no pueden trabajar más de 48 horas semanales (incluidas las horas extraordinarias).
- Los trabajadores tienen derecho a un mínimo de cuatro semanas de vacaciones pagadas al año.
- Los empresarios deben proporcionar a los trabajadores un horario de trabajo por escrito en el que se especifiquen sus horas diarias y semanales.
El incumplimiento de cualquiera de estas disposiciones puede acarrear multas para la empresa. Es importante que te familiarices con la obligación del control horario en empresas y tomes medidas para garantizar que tu empresa la cumple.
¿Qué establece el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece la obligación de las empresas de garantizar un registro diario de la jornada laboral de cada empleado, incluyendo la hora exacta de inicio y finalización de la misma.
Este registro debe organizarse y documentarse mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.Esta medida busca asegurar el cumplimiento de la normativa laboral y proporcionar transparencia en la gestión del tiempo de trabajo.
Es importante destacar que, aunque la normativa no especifica un formato concreto para el registro, se recomienda el uso de sistemas digitales que aseguren la integridad y disponibilidad de la información. Además, las empresas están obligadas a conservar estos registros durante un período mínimo de cuatro años, estando disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
El incumplimiento de esta obligación puede conllevar sanciones económicas significativas para las empresas, por lo que es fundamental implementar un sistema de registro de jornada que cumpla con los requisitos legales establecidos en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
¿Qué pasa si la empresa no tiene registro horario?
Si no cumples las leyes y normativas laborales españolas en lo que se refiere a las horas de trabajo, podrías tener problemas graves. Esto se debe a que el gobierno ha empezado a tomar medidas más duras contra las empresas que no gestionan bien los horarios de sus empleados.
Según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), las sanciones pueden variar desde los 751 euros hasta los 7.500 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.
Las infracciones se clasifican en:
- Leves: falta de registro adecuado, pero sin implicaciones significativas para el trabajador. Las multas pueden llegar a 750 euros.
- Graves: no registrar la jornada de los empleados o llevar un registro horario incorrecto. Las multas pueden oscilar entre 751 y 7.500 euros.
- Muy graves: alteración de los registros para ocultar horas extra no pagadas. Estas sanciones pueden superar los 7.500 euros.
Pero no solo hay que preocuparse por las multas. También hay posibles sanciones para tus trabajadores si se descubre que trabajan fuera del horario autorizado.
Por eso, es importante tomarse en serio estas leyes y asegurarte de que cumples la obligación del control horario en empresas. La forma más sencilla de hacerlo es utilizando una solución de registro de jornada como Sesame HR.
¿Cuánto tiempo hay que guardar el control horario?
Según la normativa laboral vigente en España, específicamente el Real Decreto-Ley 8/2019, las empresas están obligadas a guardar los registros del control horario durante un período mínimo de 4 años.
Esto aplica a todas las formas de trabajo, incluidos los contratos a tiempo parcial, jornada completa y modalidades como el teletrabajo. Los puntos claves sobre la conservación de registros de jornada son los siguientes:
Accesibilidad
Los registros deben estar disponibles en todo momento para ser consultados por:
- Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Los propios trabajadores.
- Representantes sindicales o comités de empresa.
Formato de almacenamiento
Los registros pueden guardarse en formato digital o físico, pero deben ser claros, completos y verificables. Además. es recomendable el uso de sistemas de gestión digital que garanticen la integridad y accesibilidad de los datos.
Multas por incumplimiento
Si no se guardan los registros correctamente durante el período establecido, las empresas pueden enfrentarse a sanciones económicas que oscilan entre 626 y 6.250 euros por infracciones graves, según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
Conservar los registros durante al menos 4 años no solo asegura el cumplimiento de la ley, sino que también protege a las empresas frente a posibles reclamaciones laborales o inspecciones.
¿Quiénes están exentos de la ley de control horario?
Uno de los primeros pasos que debes tomar para cumplir con la ley es identificar quiénes están exentos. Según la normativa vigente, existen ciertas excepciones:
- Altos directivos: aquellos en puestos de alta dirección o con poderes de gestión que trabajan con independencia y autonomía no están obligados a registrar su jornada laboral.
- Trabajadores autónomos: los profesionales que trabajan por cuenta propia no están sujetos a esta ley.
- Trabajadores móviles y personal de marina mercante: existen disposiciones específicas para aquellos cuya jornada laboral no puede ser medida o predeterminada debido a la naturaleza de su trabajo.
- Trabajadores a distancia: aunque el trabajo a distancia no exime automáticamente del registro horario, las condiciones específicas pueden influir en cómo se lleva a cabo el control horario.
- Locutores, periodistas, artistas y cargos a tiempo parcial.
- Trabajadores a domicilio y aquellos que realizan trabajos urgentes.
Cumplir con la ley y garantizar que el registro horario se administre adecuadamente en tu empresa puede parecer complicado al principio. Pero gracias al software de Sesame HR, ahora es mucho más sencillo cumplir con la ley sin perder tiempo ni energía.
Los sistemas avanzados te permiten digitalizar el fichaje de forma instantánea y guardar los registros horarios digitalmente para facilitar las inspecciones laborales. ¡Es sencillo, cómodo y fiable!
¿Cómo cumplir la obligación del control horario en empresas?
Cuando se trata del registro horario en tu empresa, es importante comprender que hay aspectos obligatorios para cumplir la ley. Sin embargo, también hay formas de hacerlo más fácil tanto para ti como para tus empleados.
Los pasos para cumplir con la obligación del control horario en empresas son:
- Seleccionar la herramienta que más se ajuste a tus necesidades.
- Designar un responsable de la administración del sistema de registro.
- Asignar un identificador a cada empleado.
- Registrar la entrada y salida de cada empleado.
- Generar reportes periódicos.
- Revisar y aprobar los informes.
El responsable de la administración del sistema de fichaje debe ser alguien en quien se pueda confiar. Todo para que haga el seguimiento del cumplimiento de la obligación del control horario en empresas. Por lo general, será el personal encargado de la gestión de personal de la empresa.
No obstante, uno de los pasos más relevantes para cumplir con la obligación del control horario en empresas es optar por la herramienta adecuada. Sesame HR es una solución única para la gestión integral de la jornada laboral, diseñada para que tu empresa cumpla con la legislación vigente.
¿Cuál es el objetivo de la ley de control horario en las empresas?
El objetivo principal de la ley de control horario en las empresas, establecida en el Real Decreto-Ley 8/2019, es garantizar el cumplimiento de los derechos laborales de los trabajadores y promover la transparencia en las relaciones laborales.
Este sistema busca evitar abusos como el exceso de horas extraordinarias no remuneradas y asegurar que los empleados cumplan con su jornada establecida. Los principales objetivos de la ley de control horario son:
Control del tiempo de trabajo efectivo
La ley busca verificar que los empleados cumplan con su jornada laboral pactada. Además de asegurar que las horas extraordinarias sean registradas y, en su caso, compensadas según la normativa.
Protección de los derechos laborales
Es importante prevenir el fraude relacionado con horas no declaradas o abusos en las jornadas laborales. No nos olvidemos de facilitar la conciliación de la vida laboral y personal al respetar los tiempos de descanso obligatorios.
Cumplimiento de la normativa
Ofrecer herramientas a la Inspección de Trabajo para supervisar que las empresas respetan la legislación laboral. Lo que implicaría reducir conflictos laborales por discrepancias en el registro de horas trabajadas.
Equidad y transparencia
Proveer un marco claro y verificable que beneficie tanto a empleadores como a empleados, promoviendo relaciones laborales equilibradas.
Prevención de sanciones
Ayudar a las empresas a evitar multas asociadas con la falta de cumplimiento en el registro de la jornada.
El registro horario no solo protege a los empleados, sino que también ofrece a las empresas un sistema ordenado para gestionar horarios, detectar ineficiencias y cumplir con sus obligaciones legales de forma transparente.
Las 5 mejores aplicaciones de control horario
¿Quieres descubrir cuáles son las 5 mejores aplicaciones para control horario en la actualidad? Descúbrelo en el artículo que te dejamos aquí abajo.
👉 Aplicaciones de control horario: las 5 mejores para fichar digitalmente
¿Qué métodos de control horario no serán válidos con la ley de fichaje digital?
La normativa exige que el registro de la jornada laboral sea digital, preciso y accesible para la Inspección de Trabajo. Por lo tanto, los siguientes métodos no cumplirán con los nuevos requisitos:
- Registros en papel: el uso de hojas de registro manuales será inválido, ya que no garantizan la precisión ni la seguridad necesarias.
- Hojas de cálculo (por ejemplo, Excel): aunque son herramientas digitales, no cumplen con los estándares de seguridad, accesibilidad y trazabilidad que exige la nueva normativa.
- Sistemas analógicos: métodos como tarjetas de fichaje tradicionales no serán aceptados, dado que la ley requiere sistemas completamente digitales.
Para cumplir con la nueva legislación, las empresas deberán implementar sistemas de control horario digitales que aseguren un registro fiable, seguro y accesible de la jornada laboral de sus empleados.
Pasos para implementar el control horario en teletrabajo
Cumplir con la obligación del control horario en el contexto del teletrabajo requiere adaptar las medidas a la modalidad remota, garantizando el registro de la jornada de los trabajadores sin vulnerar su privacidad ni incurrir en prácticas invasivas. Para ello, es esencial combinar herramientas tecnológicas y buenas prácticas. Aquí tienes una guía práctica:
1. Establecer herramientas tecnológicas adecuadas
- Software especializado: utiliza aplicaciones o plataformas de control horario como Sesame HR que permitan registrar la entrada, salida y pausas.
- Accesibilidad remota: asegúrate de que las herramientas funcionen en cualquier dispositivo (ordenadores, móviles o tablets) para facilitar el acceso desde casa.
- Registro automatizado: implementa sistemas que capturen la actividad sin que los trabajadores tengan que realizar procesos complejos.
2. Comunicar la normativa a los empleados
Es imporante que informes a los empleados sobre la obligación legal del registro horario y cómo se adaptará al teletrabajo. Por supuesto, debes explicar el uso de las herramientas y los horarios establecidos, respetando siempre la desconexión digital y los tiempos de descanso.
3. Garantizar la privacidad de los empleados
Evita herramientas invasivas como sistemas de videovigilancia o monitorización excesiva que podrían vulnerar los derechos del trabajador.
4. Fijar políticas claras de teletrabajo
Define las franjas horarias y el protocolo para registrar pausas, horas extras y tiempos de desconexión. Por lo tanto, debes establecer procesos para gestionar incidencias o errores en el registro.
5. Supervisar y auditar los registros
Revisa periódicamente los registros para garantizar su cumplimiento y detectar inconsistencias. Recuerda que debes almacenar los datos durante el tiempo requerido por la ley (4 años).
6. Promover una cultura de confianza y responsabilidad
Fomenta la auto responsabilidad en los empleados para registrar sus horarios con precisión. Prioriza resultados sobre horarios estrictos cuando sea posible, promoviendo flexibilidad.
Cumplir con el registro horario en teletrabajo no solo asegura el cumplimiento de la normativa, sino que también refuerza la confianza entre empleadores y empleados al establecer un marco claro y respetuoso para ambas partes.
¿Qué dice la ley sobre los datos biométricos para el control horario en las empresas?
La legislación española actual no autoriza de manera específica el uso de datos biométricos para el control horario en las empresas. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha señalado que, para emplear datos biométricos en el registro de jornada laboral, es necesario contar con una norma con rango de ley que lo permita explícitamente, lo cual no se contempla en la normativa vigente .
Además, la AEPD ha cambiado su criterio respecto al uso de sistemas biométricos para el control de acceso y presencia con fines laborales, considerando que estos datos son categorías especiales que requieren una justificación legal específica para su tratamiento.
Por lo tanto, en ausencia de una autorización legal clara, el uso de sistemas de fichaje biométrico en las empresas españolas podría considerarse contrario a la normativa de protección de datos. Se recomienda a las empresas evaluar alternativas que cumplan con las regulaciones actuales y garantizar la protección de los datos personales de sus empleados.
Cumple con la obligación de control horario con Sesame HR
Nuestro software de fichaje digitaliza la gestión de los fichajes, reduce el absentismo laboral y garantiza el cumplimiento de tu obligación del control horario en empresas.
Además, es de instalación fácil: solo necesitas conexión a internet para poner en marcha Sesame HR.
Con nosotros, puedes beneficiarte del registro de jornada laboral desde cualquier dispositivo: web, móvil y tablet. Con nuestra herramienta podrás llevar un registro exhaustivo y seguro de:
- Los fichajes de tus empleados, compatibles también con el trabajo en remoto.
- Las vacaciones y ausencias.
- El absentismo laboral.
- Los informes de RRHH sobre los puntos anteriores.
También, puedes implementar el fichaje geolocalizado (GPS) para saber desde dónde fichan tus empleados.
Además, la plantilla tendrá acceso al panel de empleado para acceder al control horario, pedir vacaciones, acceder a nóminas, ¡y mucho más!
Es más, con Sesame HR podrás gestionar las ausencias por trabajo en remoto de tus empleados de forma sencilla. Todo para evitar sanciones por la Ley de Control Horario sin complicaciones.
Por otra parte, el departamento de recursos humanos podrá guardar los registros horarios en formato digital (evitando sanciones). Además de generar los informes para inspecciones de trabajo.
Ventajas de usar Sesame HR
- Ahorro de tiempo y recursos: automatiza el proceso de registro horario reduce la carga administrativa y libera tiempo para tareas más estratégicas.
- Mejora en la precisión de los datos: elimina errores humanos y garantiza que los datos sean precisos y fiables.
- Aumento de la transparencia: fomenta una cultura de confianza y transparencia en la empresa al proporcionar acceso a la información de manera clara y accesible.
- Adaptabilidad a las necesidades empresariales: con funciones personalizadas, Sesame HR puede adaptarse a las necesidades específicas de tu empresa, asegurando una solución a medida.
En definitiva, en Sesame HR ofrecemos un software que hace que el control del tiempo sea más fácil que nunca. Podrás centrarte en tu negocio sin tener que preocuparte por la obligación del control horario en empresas.
Como te he explicado, cumplir con un registro de control horario es obligatorio en España, por lo tanto, hoy te invito a que te registres en Sesame HR y compruebes como nuestra herramienta te ayuda no sólo a cumplir la ley, sino también a optimizar todos los procesos relacionados al área de Recursos Humanos de tu empresa. Regístrate y obtén una prueba gratuita por 14 días para que tengas tiempo de comprobarlo por ti mismx.
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Soy Miguel Ángel Díaz, consultor de
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