Control horario
Control horario de empleados: ¿cómo se gestiona con la nueva ley?
Conoce todo sobre la nueva ley de control horario de empleados y cómo gestionarla de forma correcta y evitando multas.
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Mireya Ruiz
HR Consultant
18 de febrero, 2025
En los últimos años, la gestión del control horario de empleados ha cobrado una gran importancia en el ámbito laboral. Con la entrada en vigor de nuevas normativas y la digitalización de los procesos empresariales, la forma de registrar el tiempo de trabajo se ha transformado radicalmente.
¿Cómo puedo gestionar el control horario de empleados en mi empresa? Descubre cómo usar una app de control horario para conseguir una buena gestión con todo lo que te contamos a continuación. ¡No te lo pierdas!
¿Cuándo es obligatorio el control horario de empleados?
El control horario de empleados es una obligación legal que afecta a todas las organizaciones en España. Según el Real Decreto-Ley 2019, las empresas deben llevar un registro diario de la jornada laboral de sus trabajadores, incluyendo tanto el horario de entrada como el de salida.
Con esta nueva normativa se busca garantizar el cumplimiento de las horas de trabajo y asegurar una correcta remuneración. Por otro lado, se quiere evitar la sobrecarga de horas no pagadas y mejorar la conciliación entre la vida laboral y personal.
Así pues, la legislación obliga a todas las compañías, independientemente de su tamaño o sector, a llevar un control horario de empleados, documentando estos registros de forma precisa y accesible, adaptándose a las particularidades de cada tipo de jornada.
¿Cómo llevar el control horario de empleados de forma eficaz?
La gestión del control horario de empleados puede parecer una tarea abrumadora, pero existen métodos y herramientas que facilitan este proceso. La clave está en adoptar un enfoque que permita optimizar los recursos y reducir la carga administrativa. Algunos de los pasos a seguir son:
1. Implementar un software de control horario
El uso de un software de control horario es sin duda una de las mejores opciones para administrar las horas de trabajo de manera precisa y eficiente. Este tipo de herramientas ayuda a automatizar el proceso de registro de entrada y salida, ofreciendo informes detallados y un seguimiento de la jornada laboral de cada miembro.
Un buen software de control horario debe incluir funcionalidades como:
- Registro de tiempo de entrada y salida de forma automática.
- Geolocalización para verificar que los miembros del equipo se encuentren en el lugar de trabajo.
- Informes detallados sobre la jornada de cada trabajador.
- Alertas de sobrecarga horaria para evitar excesos de horas de trabajo.
Dichos sistemas no solo facilita la tarea del departamento de recursos humanos, también mejora la transparencia en la gestión de las jornadas laborales, lo que genera un clima de confianza y respeto entre plantilla y directivos.
2. Usar una app de control horario
Además del software para ordenador, se puede contar con apps de control horario para móviles que permiten registrar las horas de trabajo de manera sencilla desde sus smartphones o dispositivos portátiles.
Estas aplicaciones son ideales para entidades con trabajadores que se encuentran fuera de la oficina o que teletrabajan. Las principales ventajas de utilizar una app de control horario son:
- Accesibilidad: para que todos puedan registrar su horario de forma rápida y desde cualquier lugar.
- Facilidad de uso: estas apps de control horario suelen ser intuitivas y requieren poco tiempo de capacitación.
- Integración con otras herramientas de gestión de recursos humanos, optimizando la administración de la jornada laboral.
Asimismo el uso de una app de control horario puede mejorar la satisfacción de la plantilla, al facilitarles el proceso de registro de sus horas de trabajo, haciéndolo más cómodo y transparente.
3. Establecer políticas claras de control de tiempo
La implementación de un software de control horario de empleados debe ir de la mano de una política clara y bien definida. Esto significa comunicarles las expectativas en cuanto a los horarios de entrada, salida, pausas y permisos.
Para ello se deben establecer procedimientos para la corrección de errores en los registros y la autorización de horas extraordinarias. Una política adecuada fomenta la responsabilidad y garantiza que todos los trabajadores comprendan cómo y cuándo deben hacerlo.
¿Cuánto tiempo hay que guardar el control horario de empleados?
La conservación de los registros de control horario de empleados es un aspecto crucial para garantizar el cumplimiento de la normativa laboral. Según el artículo 21 del Real Decreto-ley 8/2019, las empresas deben conservar estos registros durante un período mínimo de cuatro años.
Este plazo es el tiempo que se considera adecuado para que las autoridades puedan revisar y comprobar los datos en caso de auditorías o inspecciones laborales.
Por ello, cada organización debe tener un sistema de almacenamiento seguro y accesible para estos registros de control horario de empleados, que garantice tanto la integridad de la información como la privacidad de los datos personales de los trabajadores.
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¿Cuándo entra en vigor la nueva ley de control horario en España?
La nueva ley de control horario en España no tiene fecha exacta de entrada en vigor. Aunque es importante destacar que el anteproyecto de ley de reducción de jornada y fichaje digital obligatorio fue aprobado el pasado 4 de febrero por el Consejo de Ministros y será llevado a aprobación ante el Congreso general.
Esta normativa introduce cambios significativos en la gestión del tiempo laboral, destacando la obligatoriedad de implementar un registro horario digital en todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector.
Este registro debe permitir a la Inspección de Trabajo acceder de forma remota a los datos de jornada de los empleados, facilitando así una supervisión más eficiente y transparente.
Además, la ley refuerza el derecho a la desconexión digital de los trabajadores, estableciendo medidas para garantizar que los empleados puedan desconectar de sus responsabilidades laborales fuera del horario establecido, promoviendo un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal.
Otro aspecto relevante es la reducción progresiva de la jornada laboral semanal de 40 a 37,5 horas, con el objetivo de mejorar la calidad de vida de los trabajadores y fomentar una mayor productividad.
Es fundamental que las empresas se preparen para cumplir con estas nuevas obligaciones, adaptando sus sistemas de registro de jornada y asegurando el respeto a los derechos laborales establecidos en la normativa.
¿Por qué es tan importante digitalizar el control horario de empleados a partir de ahora?
La digitalización del control horario de los empleados se ha vuelto esencial debido a la propuesta de la nueva ley de control horario. Esta normativa exige que todas las empresas implementen un registro horario digital que documente la jornada laboral de sus empleados, independientemente de si trabajan de manera presencial, remota o híbrida.
Además, las empresas deberán conservar estos registros durante cuatro años y garantizar el acceso remoto tanto para los trabajadores como para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La adopción de sistemas digitales para el control horario no solo asegura el cumplimiento de la normativa vigente, sino que también ofrece múltiples beneficios para las empresas:
- Transparencia y confianza: los registros digitales permiten que empleados y empleadores accedan fácilmente a la información sobre las horas trabajadas, fomentando un ambiente de confianza mutua.
- Automatización de procesos: la digitalización reduce la carga administrativa al eliminar tareas manuales, minimizando errores y optimizando la gestión del tiempo.
- Integración con otros sistemas: las soluciones digitales pueden conectarse con sistemas de nómina y gestión de personal, facilitando una administración más eficiente y coherente de los recursos humanos.
- Adaptación a modalidades de trabajo modernas: con el aumento del teletrabajo y los modelos híbridos, los sistemas digitales permiten un seguimiento preciso de la jornada laboral sin importar la ubicación del empleado.
Derecho a la desconexión digital
Además, la nueva ley refuerza el derecho a la desconexión digital, estableciendo medidas para garantizar que los empleados no sean contactados fuera de su horario laboral, promoviendo un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal.
Es crucial que las empresas se adapten a estos cambios para evitar sanciones económicas, que pueden oscilar entre 750 y 10.000 euros por trabajador afectado, dependiendo de la gravedad del incumplimiento.
En resumen, la digitalización del control horario de empleados es ahora una obligación legal que aporta transparencia, eficiencia y adaptación a las nuevas formas de trabajo, beneficiando tanto a empleadores como a empleados.
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Para llevar el control horario de empleados de forma eficaz, es fundamental contar con un sistema que simplifique y automatice la gestión del tiempo, como el de Sesame HR.
Con Sesame, puedes cumplir la normativa de control horario sin esfuerzo con un software que registra la jornada, gestiona las vacaciones y ausencias y optimiza las tareas administrativas de Recursos Humanos.
Este software de control horario destaca como una solución integral que ayuda a las compañías a optimizar el control horario y otros procesos de recursos humanos. Algunas ventajas y beneficios de Sesame HR
- Automatización del control horario: con Sesame HR, el registro de entrada y salida de los trabajadores se realiza de forma automática, eliminando la necesidad de procesos manuales tediosos y propensos a errores.
- Facilidad de uso: es intuitivo y fácil de usar, tanto para el departamento de recursos humanos como para el resto del equipo que pueden registrar sus horas desde cualquier dispositivo con la app de control horario.
- Integración con otras herramientas de gestión: Sesame HR se integra con otros sistemas de gestión, como software de nóminas y plataformas de productividad, para ofrecer una solución de recursos humanos más completa.
- Cumplimiento normativo: el software de control horario se adapta a las normativas laborales vigentes, asegurando que la entidad cumpla con la legislación sobre control horario de empleados y manteniendo los registros de forma segura durante el período requerido.
- Transparencia y confianza: al facilitar el acceso a los registros de manera clara y transparente, Sesame HR contribuye a una relación de confianza entre empleadores y plantilla.
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