Control horario
Gestión del tiempo en el trabajo: formas para mejorarla
Te contamos las claves sobre cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo de tus empleados y mejorar su productividad laboral. ¡Léenos!
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Mireya Ruiz
HR Consultant
26 de febrero, 2025
Quizá te preguntes cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo. Los costes laborales por empleado en las empresas son altos.
Por eso, es necesario aprovechar su rendimiento y esto pasa por optimizar el tiempo que los trabajadores pasan desempeñando su labor y mejorar la gestión del control horario. Por todo esto, vamos a darte algunos consejos para aprovechar el tiempo de trabajo.
¿Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo?
¿Quieres saber cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo? En primer lugar, debemos explicarte qué es esa gestión. Se trata del proceso organizativo de la empresa mediante el que se optimiza la jornada laboral de los empleados para que sean más productivos.
Dicho con otras palabras, consiste en que estos aprovechen mejor el tiempo que pasan en su puesto laboral. Y, así, sean más eficientes y produzcan más para la empresa. Esta, además, con ello reduce costes y tiene más beneficios.
Según el Informe de Análisis del Mercado de Trabajo, en España se pierden muchas horas laborales cada día.
Sin embargo, los empleados pasan más tiempo en su lugar de trabajo que en otros países europeos, aunque son menos productivos. Esto se debe, principalmente, a una mala gestión del tiempo de trabajo.
Consecuencias de la mala gestión de tiempo en el trabajo
A su vez, este mal registro de tiempos de trabajo en España provoca varias consecuencias perjudiciales para las empresas. Las más graves son las siguientes:
- Disminución de la productividad. Las empresas que no saben cómo gestionar el tiempo de trabajo o lo hacen mal son menos productivas.
- Incumplimiento de plazos y proyectos inacabados. A su vez, lo anterior provoca que no se cumplan los plazos de entrega de los encargos e incluso que algunos no se terminen.
- Pérdida de clientes. Igualmente, todo lo dicho desemboca en la pérdida de clientes.
- Conflictos en el trabajo.
- Aumento de horas extraordinarias.
Es necesario que nos detengamos en este último punto. Porque una de las peores consecuencias de la mala gestión de tiempo de trabajo es la necesidad de recurrir a bolsas de horas extra.
Como sabes, estas suponen un coste laboral añadido para tu empresa, a veces bastante elevado.
En cambio, si organizas bien los descansos del personal y los tiempos de trabajo, podrás evitarlas. Y, con ello, lograr un ahorro considerable en esta partida, además de empleados más satisfechos. Es por eso que debes saber cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo.
Gestión del tiempo de trabajo y productividad laboral
Ya te hemos anticipado que las empresas que organizan mal sus tiempos de trabajo pierden productividad.
Esto es tan evidente que la fórmula para calcular esta última consiste en dividir las unidades producidas por un empleado entre las horas de trabajo que ha tardado en hacerlo.
Sin embargo, la productividad laboral no solo se mide de esta forma. Hay otros parámetros que influyen en ella.
Si tienes empleados a tu cargo, sabrás que algunos son más meticulosos que otros. Por tanto, tardan más en desarrollar su labor, pero la hacen con más calidad.
Respecto a esto, es aconsejable que tengas una plantilla multidisciplinar en tu empresa, con perfiles de todo tipo. No obstante, lo que debes hacer es asignar a cada trabajador las tareas que mejor encajen con su perfil. Así, optimizarás la productividad de cada uno.
Tips sobre cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo
Ahora vamos a darte algunos tips útiles sobre cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo. Pero antes queremos explicarte que, como encargado de tus empleados, debes seguir unos pasos previos si quieres hacerlo bien. Estos son:
- Hacer una lista de tareas pendientes.
- Establece cuáles son prioritarias.
- Planifica la semana. Una vez has concretado los dos pasos anteriores, distribuye las labores a lo largo de la semana.
Esta forma de actuar te permitirá tener una visión panorámica del trabajo pendiente en tu empresa. Y, así, poder organizarlo de la manera más eficaz.
Sin embargo, esto no basta para gestionar el tiempo correctamente. Si quieres hacerlo de la mejor forma y conseguir optimizar la productividad, te aconsejamos lo siguiente.
Define claramente los roles
Muchas veces, el mal aprovechamiento del tiempo en las empresas se debe a fallos de organización.
No se clarifican bien las responsabilidades para cada cometido o se dividen mal las tareas entre los distintos equipos. Por tanto, debes clarificar bien lo que debe hacer cada trabajador y quién debe supervisarlo. Para ello, puede ser interesante implementar un gestor de tareas.
Instaura una buena comunicación interna
Relacionado con lo anterior, es fundamental que la comunicación interna sea rápida y buena. Esto se hace especialmente necesario en empresas grandes con muchos departamentos distintos.
Si aplicas estrategias como lugares comunes de reuniones o correos electrónicos internos, mejorarás este punto. Pero, sobre todo, puede ayudarte un buen software de recursos humanos como Sesame HR.
Todos los departamentos de la empresa implicados en una tarea deben tener claro todo el proceso hasta culminarla. Es decir, tienen que saber qué corresponde hacer a cada empleado y cuándo ha de terminarlo.
Establece metas tanto individuales como colectivas
Otro de los secretos sobre cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo es que haya metas individuales y colectivas en la empresa. Todos los empleados deben conocer qué objetivos esperas de ellos.
Pero también cuáles fijas para cada departamento y, en definitiva, para la empresa en su conjunto.
Los empleados no podrán ser lo bastante productivos si desconocen las metas que tiene la empresa para la que trabajan.
Supervisa el trabajo y ofrece recursos y soluciones
También es necesario que, como responsable de personal, te encargues de supervisar las tareas de tus subalternos. Esto significa mantener contacto con ellos para saber cómo llevan el trabajo que les ha asignado.
Pero también implica que les prestes todo el apoyo que necesiten y que les ofrezcas soluciones a sus dudas. Incluso puedes darles una llamada de atención, si ves que no cumplen los plazos establecidos. Sin embargo, hazlo siempre con tacto y delicadeza.
Ventajas de contar con una buena gestión del tiempo en el trabajo
Una gestión eficaz del tiempo en el entorno laboral ofrece múltiples beneficios que impactan positivamente tanto en la productividad de la empresa como en el bienestar de los empleados. A continuación, se detallan las principales ventajas:
- Aumento de la productividad: al planificar y priorizar tareas, los empleados pueden enfocarse en actividades de mayor valor, optimizando el uso del tiempo y logrando más en menos horas.
- Reducción del estrés: una adecuada gestión del tiempo permite cumplir con los plazos establecidos, disminuyendo la presión y la ansiedad asociadas a las entregas de última hora.
- Mejora en la calidad del trabajo: al dedicar el tiempo necesario a cada tarea sin prisas, se incrementa la precisión y se reducen los errores, resultando en entregables de mayor calidad.
- Equilibrio entre vida laboral y personal: una gestión eficiente del tiempo laboral libera espacio para actividades personales, contribuyendo a un balance saludable entre el trabajo y la vida privada.
- Mejora en la toma de decisiones: con una agenda bien organizada, los empleados pueden analizar situaciones con mayor claridad y tiempo, facilitando decisiones más informadas y acertadas.
- Fomento de la disciplina y la responsabilidad: implementar técnicas de gestión del tiempo promueve hábitos de trabajo más estructurados, aumentando la autodisciplina y el sentido de responsabilidad entre los empleados.
- Mejora en la colaboración y el trabajo en equipo: cuando todos los miembros de un equipo gestionan eficazmente su tiempo, se facilita la coordinación, se evitan retrasos y se mejora la eficiencia colectiva.
Mejora la gestión del tiempo en el trabajo con Sesame HR
Implementar Sesame HR en tu empresa puede mejorar la gestión del tiempo laboral significativamente . A continuación, te detallo las funcionalidades clave que ofrece esta plataforma:
- Registro de jornada laboral: Sesame HR permite a los empleados registrar sus horas de entrada y salida de manera sencilla, cumpliendo con la normativa vigente y proporcionando informes detallados para una gestión eficiente del tiempo trabajado.
- Gestión de vacaciones y ausencias: la plataforma facilita la solicitud y aprobación de permisos, ofreciendo una visión clara del calendario de ausencias para asegurar una adecuada planificación y cobertura de tareas.
- Planificación de turnos: con Sesame HR, puedes crear y gestionar cuadrantes de turnos de forma centralizada, adaptándolos según la disponibilidad y necesidades del equipo, lo que optimiza la asignación de recursos y mejora la eficiencia operativa.
- Gestión de tareas: la herramienta permite asignar, supervisar y realizar un seguimiento en tiempo real de las tareas y proyectos, facilitando la colaboración y asegurando el cumplimiento de los plazos establecidos.
- Accesibilidad multidispositivo: Sesame HR está disponible en múltiples plataformas, incluyendo aplicaciones móviles y web, permitiendo a los empleados registrar su jornada y gestionar sus solicitudes desde cualquier lugar, lo que es especialmente útil en entornos de teletrabajo.
Al integrar estas funcionalidades, Sesame HR no solo optimiza la gestión del tiempo, sino que también mejora la comunicación interna y la satisfacción del equipo, contribuyendo a un entorno laboral más productivo y organizado.
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