27 de noviembre, 2023

Entre las muchas tareas del equipo de Recursos Humanos se encuentra el registro y control de horario laboral en una entidad. Para llevarlo a cabo, el equipo puede contar con un software específico.

Si todavía no sabes cómo llevar a cabo el control horario de los empleados de tu empresa, aquí te dejamos todas las claves al respecto. ¡Sigue leyendo!

Qué es el control de horario laboral

El control de horario laboral es un término que hace referencia a la gestión y supervisión de las horas de trabajo que han realizado los empleados. Es una necesidad que tiene la empresa de conocer las horas de la jornada laboral de sus trabajadores, obteniendo un minucioso registro diario.

Este proceso implica registrar, monitorear y anotar las horas que los empleados dedican a sus labores, ya sea de forma presencial, remota o en modalidades mixtas. Para ello, tienen que incluir el inicio y fin de la jornada sin que perjudique a la flexibilidad laboral.

El objetivo principal del control del horario laboral es garantizar la eficiencia en el uso del tiempo, cumplir con las políticas internas de la empresa, y asegurar el cumplimiento de las leyes laborales.

Pasos para llevar un buen control de horario laboral

Para llevar un buen control de horario laboral en tu compañía, el equipo de Recursos Humanos puede seguir los siguientes pasos:

1. Escoger un sistema de registro

A la hora de implementar el control del horario de trabajo, es interesante utilizar un sistema confiable y eficiente con el que sea sencillo registrar las horas de trabajo. Este debe ir acorde a la política y la forma de trabajar de la compañía.

Existen muchas opciones entre las que escoger, como puede ser optar por un software de gestión de personal, aplicaciones móviles o incluso métodos más tradicionales como tarjetas de fichaje.

2. Establecer políticas de control de horario claras

Lo más eficaz para saber si se cumple el control de horario laboral es definir una política clara en relación con el mismo. En dicha política se deben concretar e incluir los siguientes puntos:

Las horas estándar de trabajo.
Los períodos de descanso.
Definir claramente las políticas relacionadas con el tiempo extra. Especificar cómo se solicita, aprueba y registra el tiempo extra, siempre cumpliendo con las regulaciones laborales.
Decidir si se permite la flexibilidad laboral o el teletrabajo y establecer cómo es el uso adecuado para registrar estas modalidades.

3. Automatizar el control horario laboral

El empleo de sistemas automatizados para registrar el tiempo, puede ahorrar mucho trabajo a la entidad. Con dicha automatización se reducen errores y se facilita la generación de informes de RRHH. Se puede considerar integrar el sistema de registro de tiempo con otros softwares de gestión de recursos humanos, como por ejemplo el de Sesame HR.

Para evitar problemas en el control del horario laboral y la utilización de estos sistemas, es interesante llevar a cabo revisiones periódicas de los registros de tiempo, pudiendo identificar a tiempo posibles discrepancias.

4. Formar a los empleados

Además de formar a aquellos que vayan a controlar el horario laboral en la entidad, también se deberá hacer con aquellos que lo vayan a usar. Para ello, se le deberá explicar las políticas y procedimientos a los miembros del equipo

También es aconsejable establecer y explicar el proceso de aprobación para las horas registradas. Esto puede incluir la aprobación por parte de los supervisores o jefes de departamento.

5. Fomentar la comunicación

Esto permitirá que los trabajadores comprendan la importancia del registro preciso y se sientan cómodos informando sobre cualquier problema o pregunta.

Para un mejor control del horario de los empleados se pueden ofrecer incentivos a aquellos que cumplan con los horarios y políticas de tiempo.

6. Mejora continua de las políticas de control de horario laboral

Para conocer si se debe mejorar algo, habrá que llevar a cabo auditorías periódicas con las que garantizar que el sistema de control del horario esté funcionando correctamente e identificar las áreas de mejora.

De igual manera, en caso de que sea necesario, habrá que ajustar la política y los procedimientos de control de horario laboral en la empresa a las nuevas necesidades.

Ventajas de contar con un control de horario laboral

Implementar un control de horario laboral en una empresa ofrece diversas ventajas que contribuyen tanto a la eficiencia operativa como al bienestar de los trabajadores. Aquí os dejamos algunos de los beneficios más destacados:

Ayudan a obtener una gestión del tiempo más eficiente, al facilitar la planificación y distribución efectiva de las tareas y tener un registro claro de las horas de trabajo de cada miembro del equipo. Algo especialmente complicado en los turnos rotativos.
Permite optimizar los recursos, al conocerse las horas de más trabajo.
Ayuda a cumplir con la normativa laboral.
Reduce posibles errores a la hora de establecer el registro horario.
Es más transparente y justo, mejorando la confianza de la plantilla.
Aumenta la productividad laboral, identificando las áreas de mejora y las oportunidades.
Facilita su toma de decisiones en lo referente a la asignación de recursos.

Otros beneficios del control de horario laboral

Estos son algunos de los beneficios de contar con un control de horario laboral en una empresa. La elección del tipo de control horario dependerá de cada empresa y su situación. Otras ventajas que se pueden encontrar son:

Previene el burnout y el agotamiento laboral, que se genera al haber trabajado demasiadas horas.
Mejora el control de gastos laborales al tener un registro concreto.
Facilita la realización de la evaluación del desempeño, al aportar datos correctos.
Permite cumplir con los objetivos organizacionales.
Mejora la comunicación con los empleados, reduciendo malentendido.
Se pueden ajustar horarios fácilmente según las necesidades de la empresa.
Registran todo tipo de jornadas laborales, ya sean presenciales o en teletrabajo, anotando los descansos, horas extra, etc.
Previenen el absentismo laboral, al tener datos en tiempo real, para tomar las medidas oportunas.
Facilitan la gestión de las vacaciones, al conocer los horarios con tiempo.
Automatiza los informes a realizar, consiguiendo un análisis más exhaustivo y facilitando esta gestión al equipo de RRHH.

Ahora ya conoces cómo se realiza el control de horario laboral de la plantilla. Si quieres descubrir más acerca de los Recursos Humanos en el blog de Sesame contamos con diferentes guías y artículos. No te los pierdas, ¡somos tu software de RRHH de referencia!

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

Cómo llevar un buen control del horario laboral de los empleados de una empresa

Qué es el control de horario laboral