Control de gastos
¿Cómo elegir las mejores tarjetas de gastos corporativas para tus empleados?
Descubre cómo elegir las mejores tarjetas de gastos corporativos. ¿Prefieres las opciones físicas o las virtuales? ¡Léenos para descubrirlo!
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Miguel Ángel Díaz
HR Consultant
23 de abril, 2025
¿Estás buscando las mejores tarjetas de gastos corporativos para tus empleados? Resulta complicado elegir entre tantas opciones, especialmente cuando necesitas mantener a raya el control de gastos de tu empresa.
No te preocupes, en este artículo te mostraremos el mejor camino para elegir las tarjetas de gastos ideales para tu empresa. ¡Sigue leyendo y descubre cómo hacerlo!
¿Qué son las tarjetas de gastos corporativas?
Las tarjetas de gastos corporativos son medios de pago que las empresas ponen a disposición de sus empleados para cubrir aquellos pagos que se derivan de su actividad laboral, como:
- Alquiler de oficinas.
- Nóminas de los empleados.
- Pagos a proveedores.
- Gastos de representación.
Estas tarjetas permiten centralizar y controlar los gastos, simplificando la gestión contable y de facturas de tu empresa.
Facilitan la rendición de cuentas
Con las tarjetas de gastos corporativos, los empleados no tienen que adelantar dinero de su bolsillo y luego pedir el reembolso.
Simplemente, pagan con la tarjeta y adjuntan los tickets para justificar los gastos. Esto agiliza los trámites y evita errores. Además, los límites de gasto por empleado o categoría ayudan a controlar el presupuesto.
Ahorran tiempo en gestiones administrativas
Gracias a la digitalización, con algunos proveedores como Sesame HR puedes integrar la expedición de las tarjetas de gastos en tu software de RRHH.
De esta forma, los empleados pueden reportar gastos desde una app móvil, adjuntando fotos de los tickets. Y tú dispones de toda la información centralizada para aprobar los gastos con un clic.
👉 Por si no lo sabías, puedes simplificar la gestión de tus tarjetas de crédito con la ayuda de una herramienta de control de gastos como Sesame HR.
¿Cómo funcionan las tarjetas de gastos corporativos?
Las tarjetas de gastos corporativos son herramientas de pago que permiten a tus empleados realizar compras de bienes y servicios para la empresa de forma ágil y eficiente.
A no ser que sea una tarjeta prepago, cada una de ellas estará vinculada a una cuenta bancaria de la compañía, por lo que los gastos realizados se cargarán directamente a la misma.
Esto te da más control y visibilidad sobre cómo se gastan los recursos de la organización.
Límites de gasto
Puedes establecer diferentes límites de gasto por empleado, por tipo de gasto o por proveedor.
De esta forma evitas que se realicen compras fuera de presupuesto o no autorizadas.
Aprobación de gastos
Para mayor seguridad, puedes configurar un sistema de aprobación de gastos por jerarquía.
De esta manera, cada gasto debe ser aprobado por el responsable del empleado antes de ser cargado a la cuenta de la empresa. Esto da más control y transparencia al proceso de gastos.
Extras de seguridad
Algunas tarjetas ofrecen códigos de seguridad dinámicos, notificaciones en tiempo real de tus gastos, bloqueo y desbloqueo de tarjetas y servicios antifraude.
Todo para que tengas la tranquilidad de que las compras de tu empresa están bien protegidas.
En resumen, las tarjetas de gastos corporativos son herramientas que, bien implementadas, pueden simplificar y optimizar la gestión de gastos de tu organización.
👉 Y con la ayuda de plataformas de control como Sesame, el control y la visibilidad de estos procesos es aún mayor. ¿Te animas a probarlas?
¿Qué límites tienen las tarjetas de gastos corporativos?
Las tarjetas de gastos corporativos permiten pagar gastos de trabajo, pero no son una carta blanca. Debes establecer límites claros para evitar abusos.
Límites máximos
Puedes fijar límites máximos de gasto por empleado, por tipo de gasto (como comidas o transporte) o ambos.
Los límites más comunes son:
- Límite por transacción: el máximo por cada compra individual.
- Límite diario: el máximo que se puede gastar por día.
- Límite mensual: el máximo permitido por mes.
Por ejemplo, puedes permitir un máximo de 500€ al mes para alojamiento y 200€ para transporte.
De esta forma, tus empleados sabrán exactamente cuánto pueden gastar para mantener el equilibrio financiero.
Límites geográficos
Puedes restringir el uso de las tarjetas a ciertas áreas geográficas donde opera tu negocio. Así evitas que se usen en lugares no relacionados con el trabajo.
Por ejemplo, si solo operas en España, puedes bloquear los pagos fuera del país.
Bloqueo de categorías
Puedes bloquear el uso de las tarjetas para ciertos tipos de compras como entretenimiento, joyería o retiros de efectivo.
De esta manera, te aseguras de que solo se usen para cubrir gastos legítimos de trabajo.
Alertas de gastos
Puedes establecer alertas que te avisen cuando un empleado supere cierto límite de gasto, por ejemplo, el 70% de su límite mensual.
Así podrás monitorear los gastos y asegurarte de que todo esté en orden antes de que se alcance el límite máximo.
Con los límites y alertas adecuados, las tarjetas de gastos corporativos pueden ser una herramienta de gestión eficiente.
Pero debes supervisar los gastos regularmente para detectar cualquier anomalía y asegurar el uso responsable y transparente de los fondos de la empresa.
👉 Ayúdate de un sistema de gestión de gastos como Sesame HR para monitorear los gastos de tu empresa de forma precisa. ¿A qué esperas?
Tarjetas de gastos físicas o virtuales
Las tarjetas de gastos corporativos pueden ser físicas o virtuales. Ambas opciones tienen sus ventajas, así que analiza cuál se adapta mejor a las necesidades de tu empresa.
Tarjetas físicas
Las tarjetas físicas son las tradicionales, de plástico, que tus empleados pueden llevar encima. ¿Cuáles son sus principales características?
- Son muy cómodas de usar.
- No requieren de dispositivos tecnológicos.
- Se pueden perder o robar.
- Es más difícil bloquearlas de inmediato.
- Implican más procesos manuales.
Además, el proceso de reconciliación de gastos puede ser tedioso, ya que los recibos en papel tienen que ser escaneados o guardados físicamente.
Tarjetas virtuales
Las tarjetas virtuales online, o tarjetas digitales, no existen físicamente. Tus empleados acceden a ellas a través de una aplicación conectada a la nube.
Entre sus principales características, cabe destacar:
- Son más seguras, ya que se pueden bloquear fácilmente.
- Los recibos se suben directamente a la app.
- Facilitan el proceso de reconciliación de gastos.
¿Cómo elegir una tarjeta corporativa?
La elección de un tipo de tarjeta u otro dependerá de la cultura de tu empresa, del uso que se le vaya a dar y de la edad media de tus trabajadores.
Cada vez son más las compañías que optan por las tarjetas virtuales por su comodidad y seguridad.
Sin embargo, no podemos olvidar que no todos los empleados se sienten cómodos utilizando medios tecnológicos, así que ofrecer ambas opciones es lo ideal.
Sea cual sea tu decisión, asegúrate de elegir un proveedor que ofrezca un servicio de atención al cliente eficiente. Esto te dará tranquilidad y evitará malentendidos con tus empleados.
¿Cómo se controlan los gastos en una empresa?
El control de gastos en una empresa es un proceso clave para mantener la salud financiera y asegurar la sostenibilidad del negocio. Aquí te explico cómo se suele llevar a cabo de forma eficaz:
1. Definir presupuestos claros
Cada departamento o proyecto debe contar con un presupuesto asignado. Esto permite comparar los gastos reales frente a lo planificado y detectar desviaciones.
2. Centralizar la gestión de gastos
Utilizar una herramienta o software (como Sesame HR) que permita registrar, aprobar y clasificar todos los gastos en un solo lugar es esencial. Esto facilita el seguimiento y reduce errores o duplicidades.
3. Establecer una política de gastos
La empresa debe contar con una política clara sobre qué se puede gastar, en qué situaciones y con qué límites. Además, debe definir qué documentación se necesita (facturas, tickets, autorizaciones, etc.).
4. Automatizar procesos con tecnología OCR
Gracias a soluciones como el escaneo automático de tickets con tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), los empleados pueden subir justificantes de gastos y el sistema los procesa de forma rápida y sin errores manuales.
5. Revisar y aprobar los gastos en tiempo real
Es recomendable que los responsables revisen los gastos a medida que se generan, no solo a final de mes. Esto evita sorpresas, permite detectar excesos y promueve un uso responsable de los recursos.
6. Analizar los informes periódicamente
Los gastos deben ser analizados en informes agrupados por categoría, empleado, departamento o proyecto. Esto permite identificar patrones, oportunidades de ahorro y áreas con desviaciones recurrentes.
7. Integración con contabilidad
Conectar la gestión de gastos con el sistema contable de la empresa reduce el trabajo manual, mejora la trazabilidad y acelera los cierres mensuales.
¿Qué tipos de gastos tiene una empresa?
Los gastos de una empresa pueden clasificarse en varios tipos según su naturaleza y función dentro de la actividad empresarial. A continuación, te presento los principales tipos:
Gastos fijos
Son aquellos que la empresa debe afrontar regularmente y que no dependen directamente del volumen de producción o ventas. Ejemplos:
- Alquiler de oficinas o locales
- Sueldos y salarios fijos
- Seguros
- Licencias o suscripciones
Gastos variables
Están directamente relacionados con la producción o prestación del servicio. Aumentan o disminuyen según la actividad de la empresa. Por ejemplo:
- Materia prima
- Comisiones por ventas
- Costes de transporte
- Consumo energético en procesos productivos
Gastos operativos
Son los que se derivan del funcionamiento habitual del negocio. Pueden incluir tanto fijos como variables. Algunos ejemplos:
- Publicidad y marketing
- Servicios profesionales (asesoría, contabilidad)
- Mantenimiento y reparaciones
- Tecnología y software
Gastos financieros
Relacionados con operaciones de financiación o inversiones. Incluyen:
- Intereses de préstamos
- Comisiones bancarias
- Pérdidas por diferencias de cambio
Gastos extraordinarios
Son gastos no habituales ni recurrentes que surgen por circunstancias excepcionales. Por ejemplo:
- Indemnizaciones por despido
- Multas o sanciones
- Pérdidas por siniestros o accidentes
Gastos de personal
Además de los sueldos, incluyen:
- Seguridad Social a cargo de la empresa
- Formación de empleados
- Beneficios sociales (tickets restaurante, seguros, etc.)
Desafíos y soluciones en el control de gastos de la empresa
El control de gastos es fundamental para la salud financiera de cualquier empresa. Sin embargo, muchas organizaciones enfrentan desafíos comunes que pueden comprometer su eficiencia y rentabilidad. A continuación, se detallan algunos de estos desafíos y las soluciones prácticas para superarlos:
Principales desafíos en el control de gastos
Falta de visibilidad y trazabilidad
Muchas empresas carecen de una visión clara y en tiempo real de sus gastos, lo que dificulta la toma de decisiones informadas y la identificación de áreas de mejora.
Procesos manuales y propensos a errores
El uso de métodos manuales para registrar y aprobar gastos aumenta el riesgo de errores, duplicidades y retrasos en la contabilización.
Incumplimiento de políticas internas
La ausencia de políticas claras o su falta de aplicación puede llevar a gastos no autorizados o fuera de presupuesto, afectando la disciplina financiera.
Dificultades en la integración de datos
La dispersión de la información en diferentes sistemas o formatos impide una consolidación eficiente de los datos financieros.
Soluciones para mejorar el control de gastos
Implementar herramientas digitales de gestión
El uso de software especializado como Sesame HR permite automatizar la captura, aprobación y análisis de gastos, ofreciendo una visión integral y en tiempo real.
Establecer políticas de gastos claras
Definir y comunicar políticas específicas sobre qué gastos son permitidos, límites y procesos de aprobación ayuda a mantener el control y la coherencia.
Capacitar al personal
Formar a los empleados en las políticas y herramientas de gestión de gastos asegura una correcta aplicación y reduce errores.
Integrar sistemas financieros
Conectar las herramientas de gestión de gastos con otros sistemas financieros de la empresa facilita la consolidación de datos y mejora la eficiencia operativa.
Descubre las tarjetas de gastos de Sesame HR
Sesame HR ofrece una solución de expedición y control de tarjetas de gastos corporativos única en el mercado español. Pero, ¿qué podrás hacer exactamente con nuestro software de RRHH?
- Emisión de cuentas bancarias desde Sesame: agiliza el proceso administrativo al centralizar la gestión de tus tarjetas desde nuestra plataforma de RRHH.
- Eficiencia en el control de gastos: centraliza en una misma plataforma el seguimiento y la aprobación de todos los gastos de tus empleados.
- Automatización de procesos: ahorra tiempo en la presentación y justificación de tickets, optimizando las tareas administrativas.
- Análisis y toma de decisiones mejorada: gracias al histórico de gastos, podrás identificar los patrones de gastos y las áreas de mejora, lo que contribuye a una toma de decisiones más informada.
- Suscripciones flexibles: al dar de baja una tarjeta, se puede ocupar ese espacio pagado para otro empleado sin necesidad de reajustar constantemente la suscripción, lo que brinda una mayor flexibilidad.
En definitiva, las tarjetas de gastos corporativas de Sesame HR son la solución perfecta para optimizar y digitalizar la gestión de gastos de tu empresa.
👉 Con nuestro software podrás ahorrar tiempo y dinero, tener mayor control y seguridad, y basar tus decisiones en datos reales. ¿Aún te quedan dudas? Compruébalo por ti mismo y pide una demo gratuita. ¡No te arrepentirás!
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