Control de gastos
Tarjeta virtual para empresas: ¿qué es y cómo usarla?
Una tarjeta virtual es una forma segura y conveniente de realizar pagos en línea sin necesidad de una tarjeta física. Descubre sus beneficios.
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Alba Gijón
HR Consultant
24 de abril, 2025
Sabes que las tarjetas virtuales se están volviendo cada vez más populares, ¿verdad?
En este artículo, te contaremos todo lo que necesitas saber sobre las tarjetas virtuales. Te guiamos para que sepas cómo gestionar los gastos en tu empresa con la ayuda de un software como Sesame HR. ¡Vamos allá!
¿Qué es una tarjeta virtual?
Una tarjeta virtual es un sistema de pago que permite a los empleados realizar compras de bienes y servicios en nombre de una empresa. Funciona como una extensión de la cuenta bancaria de la empresa, pero es más fácil de administrar y supervisar.
Características de la tarjeta virtual online
Las tarjetas virtuales cuentan con unas características propias que las hacen de gran utilidad para tu empresa. ¿Quieres saber cuáles son?
Mayor comodidad
Las tarjetas virtuales online te permiten realizar todos los trámites de una tarjeta física desde la comodidad de tu ordenador o dispositivo móvil.
No tendrás que desplazarte al banco para activar la tarjeta, cambiar el PIN o realizar cualquier otra gestión. Todo se realiza de forma remota a través de la web del emisor o la app móvil.
Seguridad
Aunque parezca contradictorio, las tarjetas virtuales ofrecen un nivel de seguridad superior a las tarjetas tradicionales.
Al no existir físicamente, no pueden extraviarse, robarse o clonarse. Además, cuentan con sistemas de autenticación reforzada como contraseñas dinámicas o la doble verificación.
Control total
Las tarjetas virtuales te proporcionan un control absoluto sobre los gastos de tus empleados.
Podrás establecer límites de compra, bloquear y desbloquear la tarjeta cuando lo necesites, recibir alertas en tiempo real de los movimientos y mucho más.
Fácil mantenimiento
Al no existir soporte físico, las tarjetas virtuales tienen un fácil mantenimiento.Tampoco hay riesgo de que la tarjeta se deteriore por un uso intensivo. Siempre tendrás la misma tarjeta virtual online para realizar todas tus compras.
En definitiva, las tarjetas virtuales online representan la evolución de las tarjetas de débito para empresas tradicionales.
Ofrecen una experiencia 100% digital con importantes ventajas en comodidad, seguridad y control. ¿A qué esperas para solicitar la tuya? Ahora también podrás hacerlo con la ayuda de Sesame HR.
¿Cómo se usa una tarjeta virtual?
1. Solicita y activa tu tarjeta virtual
Accede a la aplicación o plataforma de tu entidad financiera. Solicita una tarjeta virtual; esta se generará al instante con un número, fecha de caducidad y código CVV. Luego, actívala siguiendo las instrucciones proporcionadas por tu banco o proveedor.
2. Recarga tu tarjeta (si es prepago)
Si tu tarjeta es de tipo prepago, deberás cargarla con el importe que desees utilizar. Puedes hacerlo a través de la app de tu banco, transferencias desde tu cuenta o en cajeros automáticos, según las opciones disponibles.
3. Realiza compras en línea
Al efectuar una compra por internet, introduce los datos de tu tarjeta virtual: número, fecha de caducidad y CVV. Algunas plataformas pueden requerir una verificación adicional, como un código enviado a tu móvil, para confirmar la transacción.
4. Utiliza tu tarjeta en tiendas físicas (si es compatible)
Vincula tu tarjeta virtual a aplicaciones de pago móvil como Apple Pay, Google Pay o Samsung Pay. En establecimientos que acepten pagos contactless, acerca tu dispositivo al terminal de pago para completar la transacción.
5. Gestiona y supervisa tus gastos
Desde la aplicación de tu banco o proveedor, puedes:
- Consultar el historial de transacciones.
- Establecer límites de gasto.
- Bloquear o eliminar la tarjeta en caso de pérdida o sospecha de fraud
Tipos de tarjetas virtuales
Existen dos tipos principales de tarjetas virtuales:
- Tarjetas de débito virtuales: Están vinculadas a la cuenta bancaria de la empresa y los pagos se deducen directamente de ella.
- Tarjetas de crédito virtuales: Operan como una extensión de la línea de crédito de la empresa. Los saldos se pagan mensualmente.
Ventajas de las tarjetas virtuales para tu empresa
Son varias las ventajas que podrás disfrutar para tu empresa una vez contrates las tarjetas virtuales.
Ahorra tiempo y dinero
Las tarjetas virtuales te permiten ahorrar tiempo y dinero en tu empresa. No tendrás que pedir tarjetas físicas.
Con sólo unos clics, podrás generar tus tarjetas virtuales personalizadas.
Personalización completa
Las tarjetas virtuales te ofrecen total libertad para personalizar los servicios contratados.
Compatibilidad multiplataforma
Las tarjetas virtuales son compatibles con cualquier dispositivo. Tus clientes y empleados podrán verlas desde su ordenador, tableta o móvil. Se adaptan perfectamente a la pantalla en la que se visualicen.
Fácil integración
Integrar tarjetas virtuales con tu herramienta de gestión de gastos es muy fácil.
A partir de ahora podrás expedirlas desde el propio software de Sesame HR.
¿Dónde se puede usar una tarjeta virtual?
A continuación, te detallo los principales contextos en los que puedes utilizarlas:
Compras en línea
Las tarjetas virtuales son ampliamente utilizadas para realizar compras en tiendas en línea, ya que proporcionan una capa adicional de seguridad al no compartir los datos de una tarjeta física. Son compatibles con la mayoría de los comercios electrónicos que aceptan pagos con tarjetas, como Amazon, Netflix, Spotify, AliExpress y Uber.
Pagos en tiendas físicas
Aunque las tarjetas virtuales no tienen una forma física, muchas pueden integrarse en aplicaciones de pago móvil como Apple Pay, Google Pay o Samsung Pay. Al vincularlas a estas plataformas, puedes realizar pagos sin contacto en establecimientos que dispongan de terminales compatibles con tecnología NFC.
Suscripciones y servicios digitales
Son ideales para gestionar suscripciones a servicios digitales, como plataformas de streaming, software o aplicaciones. Algunas tarjetas virtuales permiten generar números temporales o de un solo uso, lo que añade una capa de seguridad adicional y facilita la gestión de pagos recurrentes.
Gestión de gastos empresariales
En el ámbito empresarial, las tarjetas virtuales permiten asignar medios de pago a empleados o departamentos específicos, establecer límites de gasto y monitorear las transacciones en tiempo real. Esto facilita el control y la conciliación de los gastos corporativos .
Limitaciones
Es importante tener en cuenta que algunas tarjetas virtuales, especialmente las de un solo uso o prepago, pueden no ser compatibles con ciertos servicios que requieren una tarjeta física para verificar la identidad del titular. Además, no todas las tiendas físicas aceptan pagos mediante aplicaciones móviles, por lo que es recomendable verificar la compatibilidad antes de realizar una compra.
¿Qué diferencia hay entre una tarjeta virtual y una física?
| Característica | Tarjeta Virtual | Tarjeta Física |
|---|---|---|
| Formato | Digital, sin presencia física | Objeto tangible, generalmente de plástico |
| Uso principal | Compras en línea y pagos móviles | Compras en tiendas físicas y en línea |
| Seguridad | Alta, con medidas adicionales para online | Estándar, con riesgo de pérdida o clonación |
| Tiempo de emisión | Inmediato | Varios días |
| Control de gastos | Personalizable, con límites y restricciones | Variable, según el emisor |
¿Cómo implementar tarjetas virtuales en tu empresa?
Son varios los pasos que deberás seguir para implementar las tarjetas virtuales en tu empresa.
Elige una plataforma de tarjetas virtuales
Para empezar, debes elegir una plataforma en línea que te permita emitir y administrar tarjetas virtuales. Hay muchas opciones disponibles, tanto gratuitas como de pago.
Algunas de las más populares son entidades bancarias, pero ahora también podrás pedirlas a través de Sesame HR.
Carga los fondos
Una vez que hayas elegido la plataforma, deberás cargar fondos a las cuentas de tus empleados.
Recuerda establecer los presupuestos para tus tarjetas virtuales de forma mensual.
Distribuye las tarjetas a tus empleados
Por último, deberás enviar a cada empleado su tarjeta virtual con los detalles para poder acceder a la misma.
Tus empleados podrán utilizar estas tarjetas para gestionar gastos internos en los comercios que acepten este método de pago.
Si estás pensando en modernizar el proceso de pagos en tu empresa, la implementación de tarjetas virtuales puede ser una gran opción.
Consejos para gestionar la tarjeta virtual en la empresa
Las tarjetas virtuales deben regularse por las políticas de gasto internas de las empresas.
Estas deberán proporcionar a los titulares de las mismas toda la información relevante de las condiciones de uso, de forma clara y accesible.
Transparencia e información
Los emisores deben informar sobre todos los gastos gestionados mediante el uso de la tarjeta virtual, así como sobre el tipo de pago. También deben facilitar un extracto del pago para que el equipo contable pueda aprobarlo o denegarlo.
Limitación de responsabilidad
En caso de operaciones de pago no autorizadas por la política de empresa, la responsabilidad de incurrir en fraude recaerá sobre el empleado. En estos casos, el emisor de la tarjeta virtual puede bloquear operaciones no autorizadas.
Bloqueo de la tarjeta
El titular de la tarjeta virtual puede solicitar el bloqueo de la misma por motivos de seguridad (pérdida, robo, uso fraudulento) en cualquier momento. El emisor deberá bloquearla inmediatamente una vez recibida la notificación.
Como puedes ver, las tarjetas virtuales ofrecen seguridad y protección a tu empresa. Sin embargo, es importante que informes adecuadamente a tus empleados sobre las condiciones de uso.
Así que no lo dudes más y empieza a investigar cuál es la mejor tarjeta virtual para tu negocio.
¿Cómo obtener la tarjeta virtual online con Sesame HR?
Gestionar todos los procesos administrativos de tus empleados de forma manual puede ser realmente tedioso.
Una solución ideal es utilizar un software de gestión de RRHH como Sesame HR, que te permite digitalizar muchos de estos procesos y ahorrar tiempo:
- Transparencia: obtén una transparencia óptima a través de la aplicación de control de gastos. Tus empleados podrán reportar y justificar sus gastos de manera sencilla y desde cualquier ubicación.
- Historial de datos: visualiza todos los gastos de tu empresa de forma ordenada en una tabla y listos para su revisión. Los recibos quedarán archivados en el sistema de gestión de documentos.
- Tarjetas virtuales online: tus empleados pueden pagar los gastos de la empresa, mientras que los responsables pueden monitorear las transacciones de manera conveniente, evitando posibles fraudes.
- Notificaciones: cada vez que se realice un pago, quedará registrado de inmediato para su administración.
- Integración: integra estas funcionalidades con otras funcionalidades de Sesame HR para simplificar otros procesos financieros, como los adelantos de sueldo o la gestión de nóminas.
Con Sesame HR podrás gestionar tu tarjeta virtual y mucho más. Sin duda, la mejor forma de simplificar el control de gastos de tu empresa.
Ahorrarás un tiempo precioso en burocracia, pudiendo centrarte en lo que de verdad importa: tus empleados. ¿A qué esperas para probar nuestro software de RRHH? Solicita una demo gratis con nuestros especialistas y optimiza el control de gastos de tu empresa y empleados.
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