Control de gastos
Software de gestión de gastos: ¿cómo implementarlo en la empresa?
La gestión de gastos empresariales es imprescindible para la rentabilidad de la empresa. Te enseñamos como optimizarla. ¡Léenos en el blog!
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Miguel Ángel Díaz
HR Consultant
26 de febrero, 2025
El control de gastos es uno de los procesos más tediosos para tu balance económico. Por eso, es importante conocer cómo implementar un software de gestión de gastos empresariales
La gestión de gastos en empresas genera una gran cantidad de papeles y personas involucradas, por lo que puede tratarse de una compleja tarea burocrática. En este escenario, un programa o aplicación puede servir como solución. Además, te ayudará a reducir las incidencias en nóminas.
¿No sabes cómo automatizar este tipo de tareas? En este artículo te contamos qué es un software de gestión de gastos y cómo emplearlo. ¡Toma nota!
¿Qué es un software de gestión de gastos?
Seguramente te estarás preguntando: ¿qué es un software de gestión de gastos?
Cuando se habla de un programa de gestión de gastos empresariales, se hace referencia a una plataforma centralizada a la que los empleados pueden subir y presentar sus gastos. De esta forma, los gerentes pueden revisarlos, aprobarlos o contabilizarlos fácilmente.
Igualmente, puede utilizarse en los negocios para cumplir con ciertas políticas y regulaciones tanto internas como externas relacionadas con los gastos de una empresa.
¿Por qué es importante la gestión de gastos en una empresa?
Toda organización necesita de un correcto registro de gastos para comprobar la rentabilidad de sus finanzas. Dentro de los más comunes dentro de las compañías están:
- Tickets de compras.
- Recibos.
- Comprobantes.
- Facturas de dietas y viajes.
Estos son solo algunos de los desembolsos necesarios a los que toda organización debe enfrentarse. Sin embargo, existen ciertos pagos que pueden ser difíciles de integrar en el sistema de control de costes. Por ello, conseguir una correcta gestión de los gastos empresariales puede ser complicado.
¿Cómo se realiza una buena gestión de gastos empresariales?
La estrategia adecuada puede mejorar de forma eficiente la gestión de los gastos empresariales. Por ello, además de contar con una aplicación de Recursos Humanos eficiente, como el de Sesame HR, es necesario establecer un método de verificación eficaz.
Los pasos a seguir para una buena gestión de gastos empresariales son los siguientes.
Desglosa los gastos de tu empresa
Para una correcta gestión de los gastos en tu empresa, lo primero es conocer en qué se gasta el dinero al detalle. Una vez se conocen se tienen que clasificar y agrupar por clases.
Es aconsejable poner especial interés en la política de gastos de viaje y todo lo que incluye, como alojamiento, transporte y comida. Estos desembolsos deben contener la cantidad y la fecha en la que se llevaron a cabo.
Define una política de gestión de gastos empresariales eficaz
Una vez se conocen los desembolsos, nuestra compañía debe indicar cuáles cubrirá y cuáles no, creando una política de gestión eficaz. Del mismo modo, se debe establecer qué documentación será necesaria para justificar cada uno.
Escoge un sistema de gestión de gastos de calidad
Algunas entidades utilizan plantillas de Excel para la gestión de gastos de la empresa. No obstante, si esta se queda corta, se puede emplear un programa diseñado para ello. Para escoger el adecuado hay que tener en cuenta estos aspectos:
- El software debe mostrar un seguimiento correcto de desembolsos y simplificar la tarea.
- Apostar por una solución que dé respuesta a las necesidades contables de la compañía.
- La elección de un programa u otro dependerá del tamaño de la entidad.
- Escoger una herramienta que automatice las aprobaciones o denegaciones de los mismos.
- Es aconsejable que deje revisar los desembolsos y almacenar toda la información.
- Es interesante que cuente diferentes tipos de permisos para la gestión, pudiendo crear varios perfiles en función de si se quiere aprobar, evitar o enviar gastos.
- Buscar una aplicación que genere informes de RRHH y gráficos para facilitar la toma de decisiones.
- Esta debe cumplir con todos los aspectos de legalidad vigente respecto al control de gastos.
- La interfaz tiene que ser intuitiva y sencilla de utilizar.
- Ha de ser segura y dar una buena protección frente a posibles ataques de seguridad.
Controla la gestión de los gastos mensuales
La entidad tiene que comprobar los pagos mensuales, como las cuotas a la Seguridad Social, alquileres, pagos a proveedores o salarios de equipo. Estos deben organizarse para optimizar el flujo de caja.
Agiliza la comprobación de gastos
Con las aplicaciones de gestión de gastos empresariales, se puede agilizar la aprobación, simplemente realizando una foto a la factura o comprobante y subiéndose a la aplicación.
De igual manera, se puede conocer la información sobre ellos en tiempo real, ayudando a la toma de decisiones.
Centraliza los gastos en una tarjeta de empresa
Con ella, se podrá pagar cualquier cosa relacionada con el desarrollo del trabajo y saldrá cada movimiento, facilitando el control y evitando que ningún empleado deba adelantar su dinero.
Ventajas de contar con un software de gestión de gastos en la empresa
Gracias a la digitalización, existen múltiples formas de llevar a cabo una gestión de gastos en la empresa eficaz. En la actualidad, pueden usarse diversos programas tanto de contabilidad como de facturación.
Algunos de los beneficios de emplear estas aplicaciones para la gestión de gastos empresariales son los siguientes:
- Gestiona, clasifica y guarda los papeles relacionados como por ejemplo los tickets o facturas, reduciendo el espacio necesario para almacenarlos.
- Permiten guardar de forma segura todos los documentos en formato digital para evitar su pérdida gracias a la función de gestor documental.
- Mantienen un registro diario de todos los desembolsos, ayudando la gestión de un gran volumen de información, categorizándolo y organizándolo.
- Asimismo, cualquier miembro del equipo puede consultarlos en cualquier momento y lugar, ya que se pueden usar en el móvil o un ordenador.
- Reduce la posibilidad de fraude, apostando por un sistema más transparente e identificando las anomalías que puedan darse en los tickets.
- Disminuye los costes derivados de la gestión, mejorando la contabilidad de la entidad.
- Favorece la comunicación interna tanto entre departamentos de la compañía como entre los empleados.
¿Cómo elegir el software de gestión de gastos adecuado para tu empresa?
Seleccionar el software de gestión de gastos adecuado es crucial para optimizar los procesos financieros y mejorar la eficiencia en tu empresa. A continuación, se detallan los aspectos clave a considerar en este proceso:
1. Evaluación de las necesidades específicas de tu empresa:
Determina si el software puede adaptarse al número de empleados y a la complejidad de la estructura de tu empresa. Además, identifica las categorías de gastos más frecuentes (viajes, suministros, etc.) para asegurar que el software pueda gestionarlas eficazmente.
2. Funcionalidades esenciales a considerar:
El software debería permitir la captura y almacenamiento digital de recibos mediante tecnología OCR, facilitando la eliminación del papel y reduciendo errores manuales.
Busca herramientas que automaticen la categorización de gastos, la conciliación bancaria y la generación de informes financieros, agilizando tareas administrativas.
Es fundamental que el software se integre con tus sistemas contables y de recursos humanos existentes para garantizar una coherencia en los datos y facilitar la gestión.
Una aplicación móvil permitirá a los empleados registrar gastos en tiempo real, mejorando la precisión y eficiencia en la gestión.
3. Seguridad y cumplimiento normativo:
Asegúrate de que el software cumple con las normativas de protección de datos vigentes, como el GDPR en Europa, para evitar posibles sanciones y garantizar la confianza de los usuarios. Verifica que el proveedor ofrece medidas de seguridad robustas para proteger la información financiera sensible de tu empresa.
4. Soporte técnico y facilidad de uso:
Un diseño amigable facilitará la adopción del software por parte de los empleados, reduciendo la curva de aprendizaje. Es esencial contar con un soporte técnico eficiente para resolver cualquier incidencia o duda que pueda surgir durante el uso del software.
5. Coste y escalabilidad:
Evalúa el costo del software en relación con las funcionalidades que ofrece y el retorno de inversión esperado.
Por último, considera si la solución puede adaptarse al crecimiento futuro de tu empresa, evitando la necesidad de cambiar de software a medida que la organización se expanda.
Controla los gastos de tus empleados con Sesame HR
Optar por Sesame HR para el control de gastos de los empleados ofrece múltiples ventajas que optimizan la gestión financiera y administrativa de tu empresa. A continuación, se detallan las principales razones para elegir esta plataforma:
Centralización de la gestión de gastos
Sesame HR permite unificar todos los gastos corporativos en una única plataforma, eliminando la necesidad de utilizar múltiples herramientas y facilitando una visión global y coherente de las finanzas empresariales.
Digitalización y automatización de procesos
La plataforma ofrece funcionalidades para digitalizar la gestión de gastos, permitiendo a los empleados registrar sus gastos de manera inmediata a través de una aplicación móvil intuitiva. Pueden capturar y subir fotos de los recibos directamente, agilizando el proceso y reduciendo el uso de papel.
Seguimiento en tiempo real
Con Sesame HR, es posible supervisar los gastos en tiempo real, proporcionando una visibilidad inmediata de las transacciones realizadas por los empleados. Los responsables pueden aceptar, rechazar o solicitar más información sobre los gastos registrados de forma instantánea, mejorando el control y la transparencia.
Integración con otras herramientas de RRHH
Al estar integrado dentro de la suite de soluciones de Sesame HR, el módulo de control de gastos se sincroniza perfectamente con otras funcionalidades de recursos humanos, como la gestión de ausencias, horarios y documentación, ofreciendo una experiencia unificada y coherente.
Reducción de reembolsos y gestión eficiente de transacciones
Sesame HR proporciona tarjetas corporativas, tanto físicas como virtuales, que los empleados pueden utilizar para realizar pagos. Esto disminuye la necesidad de que los empleados adelanten dinero personal y, por ende, reduce los procesos de reembolso.
Además, la plataforma permite asignar límites de gasto a cada tarjeta, ofreciendo un control total sobre las transacciones.
Cumplimiento normativo y seguridad
La herramienta está homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) de España, garantizando el cumplimiento de las normativas fiscales y de protección de datos. La digitalización de los tickets y recibos asegura una correcta conservación y gestión de la documentación, facilitando auditorías y consultas futuras.
Ahorro de tiempo y recursos
La automatización y simplificación de los procesos de gestión de gastos con Sesame HR se traducen en un ahorro significativo de tiempo. Según datos de la propia plataforma, se pueden ahorrar más de 15 minutos en la gestión de cada ticket y hasta 22 horas mensuales en la administración de gastos.
En resumen, Sesame HR ofrece una solución integral y eficiente para el control de gastos de los empleados, mejorando la transparencia, agilizando los procesos y garantizando el cumplimiento normativo, todo ello desde una plataforma centralizada y fácil de usar. ¿Quieres comprobar sus beneficios por ti mismo/a? Regístrate y obtén una prueba gratis del software por 14 días.
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