22 de noviembre, 2024

Si eres Director de Recursos Humanos o jefe de empresa, seguro que estás familiarizado con el tema de contabilizar la nómina con retribución en especie. Sé que puede resultar un verdadero dolor de cabeza seguir la normativa y asegurarte de que todo esté en regla. Por eso, en este artículo te voy a explicar paso a paso cómo contabilizar correctamente la nómina cuando tengas que incluir retribuciones en especie.

Te hablaré de las leyes españolas que se aplican para la retribución flexible, para que no te surjan dudas. Mi objetivo es que al finalizar la lectura, tengas claro cómo contabilizar la nómina con retribución en especie y puedas aplicarlo en tu empresa sin problemas. ¿Empezamos?

¿Qué se considera retribución en especie?

Las retribuciones en especie son aquellas prestaciones que la empresa ofrece a sus empleados como parte de su salario, pero que no se pagan en metálico. Pueden ser vivienda, vehículo de empresa, cheques guardería o restaurantes, seguros médicos privados, etc.

Vales de comida

Los vales de comida o tickets restaurante son muy comunes. Permiten al empleado pagar parte del coste de su comida en bares y restaurantes. La empresa suele pagar una parte, normalmente el 50-60% del valor nominal del vale.

Vehículo de empresa

Un vehículo de empresa a disposición del empleado se considera retribución en especie. Debes valorar el tipo de vehículo, los kilómetros recorridos y el porcentaje de uso privado para calcular el valor de este beneficio.

Vivienda

Si la empresa cede una vivienda al empleado, esta prestación también se considera retribución en especie. Deberás tener en cuenta metros cuadrados, ubicación, antigüedad y condiciones de la vivienda para determinar su valor razonable en el mercado.

Seguros médicos

Los seguros médicos privados que la empresa contrata para sus empleados se consideran retribución en especie. Para calcular su valor, tendrás que tener en cuenta las primas pagadas por la empresa, el tipo de póliza y coberturas contratadas.

Como ves, existen muchos tipos de retribuciones en especie. Para contabilizarlas correctamente, es importante determinar su valor razonable, es decir, cuánto costaría al empleado adquirir ese mismo beneficio en el mercado. Con la ayuda de un software de RRHH como Sesame HR, podrás gestionar de forma eficiente las retribuciones en especie de tus empleados.

¿Qué es la cuenta 755?

La cuenta 755 pertenece al Plan General de Contabilidad (PGC) en España y se utiliza para registrar los ingresos por servicios al personal. Se incluyen en esta cuenta los ingresos generados por servicios que la empresa presta a sus trabajadores, tales como el uso de comedores, transporte, residencias, actividades recreativas, entre otros, siempre que estén relacionados directamente con los empleados.

Algunos ejemplos de uso de la cuenta 755 son:

Cobros por comidas subvencionadas en el comedor de la empresa.
Tarifas abonadas por el personal para actividades organizadas por la empresa (deportivas, culturales, etc.).
Uso de transporte proporcionado por la empresa con una contraprestación económica.

En los estados financieros, el saldo de la cuenta 755 se clasifica como un ingreso que incrementa el resultado del ejercicio. Es importante llevar un control adecuado de estos movimientos para cumplir con la normativa contable.

¿Cómo se refleja en la nómina la retribución en especie?

Definición de retribuciones en especie

Las retribuciones en especie son aquellas prestaciones que la empresa ofrece a sus empleados como parte de su salario, pero que no se entregan en dinero sino que consisten en bienes, servicios o derechos. Algunos ejemplos comunes son los vales de comida, el seguro médico privado, el coche de empresa, etc.

Obligaciones contables

Como empresario, debes declarar el valor de mercado de todas las retribuciones en especie que entregues a tus empleados. Esto significa que tienes que contabilizarlas para que queden reflejadas en la nómina y declararlas a Hacienda.

Valoración

Para valorar las retribuciones en especie, debes basarte en su valor de mercado, es decir, el precio que tendrías que pagar por ese mismo bien o servicio en el mercado. Algunas opciones para determinar este valor son:

Consultar precios de mercado en webs de referencia.
Pedir presupuestos a diferentes proveedores.
Calcular el coste que supone para la empresa proporcionar esa retribución.

Registro contable

Una vez determinado el valor de las retribuciones en especie, debes registrarlas en contabilidad. Esto se hace de la siguiente manera:

Debe: cuenta del gasto correspondiente (comedor de empresa, seguros, etc).
Haber: cuenta de “Retribuciones en especie”.

Así, quedan reflejadas en la contabilidad de la empresa y se incluyen en las nóminas de los empleados. De esta forma, cumples con tus obligaciones legales y mejoras la transparencia de la compañía.

Errores frecuentes al contabilizar las retribuciones en especie

No contabilizar los beneficios sociales

Cuando ofreces retribuciones en especie a tus empleados, es importante recordar que algunos beneficios sociales también se aplican a ellas. Por ejemplo, si proporcionas un vehículo de empresa, debes pagar las cotizaciones de la Seguridad Social correspondientes.

Del mismo modo, los vales de comida están sujetos a cotizaciones. Asegúrate de que tu software de nómina como Sesame HR calcula automáticamente las cotizaciones sociales para todos los beneficios.

No actualizar los valores de los beneficios

Es fácil olvidar actualizar el valor de los beneficios en especie con el tiempo. Por ejemplo, si proporcionas un seguro médico privado, su valor puede aumentar cada año. Debes registrar el nuevo valor en tu sistema de nómina para que se contabilice correctamente. De lo contrario, estarás declarando un valor inferior por el beneficio, lo que puede acarrear multas.

No informar adecuadamente a los empleados

Según la ley española, debes informar por escrito a tus empleados sobre cualquier retribución en especie que reciban, incluido su valor monetario y las condiciones de uso. Esto garantiza la transparencia y evita malentendidos. Asegúrate de que tu software de RRHH como Sesame HR puede generar estos avisos de manera eficiente.

Contabilizar la nómina con retribución en especie de forma correcta requiere prestar atención a algunos detalles importantes. Seguir estos consejos te ayudará a cumplir con la legislación laboral española y mantener buenas relaciones con tus empleados. Con la ayuda de una buena herramienta de RRHH, el proceso puede ser bastante sencillo, pero no por ello menos importante.

¿Cómo se contabilizan las retribuciones en especie para autónomos?

Las retribuciones en especie para autónomos son aquellas que reciben en forma de bienes, servicios o ventajas económicas, en lugar de dinero en efectivo. Aunque son más comunes en el ámbito de los trabajadores por cuenta ajena, los autónomos también pueden recibir retribuciones en especie bajo ciertas condiciones. Para su correcta contabilización, se deben seguir estas pautas:

Reconocimiento de la retribución en especie

Las retribuciones en especie deben valorarse a precio de mercado, es decir, el valor normal del bien o servicio recibido. Algunos ejemplos comunes incluyen el uso de un vehículo para fines personales y laborales, beneficios como seguros de salud, o descuentos en bienes y servicios.

Contabilización en la actividad del autónomo

En los libros de ingresos y gastos:

Gastos deducibles: si la retribución en especie está relacionada directamente con la actividad profesional (por ejemplo, un seguro médico o un ordenador utilizado para el trabajo), puede incluirse como gasto deducible.
Ingresos imputables: si recibe bienes o servicios que representan ingresos para su actividad, estos deben declararse y reflejarse como ingreso imputado.

Obligaciones fiscales

Declaración en el IRPF: las retribuciones en especie deben incluirse en la base imponible del IRPF como rendimiento de actividades económicas.
Cuota de IVA: en algunos casos, las retribuciones en especie pueden generar una obligación de declarar el IVA, dependiendo del bien o servicio recibido.
Pagos fraccionados: al formar parte del rendimiento, pueden afectar los pagos fraccionados trimestrales del IRPF.

La importancia de llevar un control exhaustivo de las retribuciones en especie

Las retribuciones en especie son una parte importante de la compensación de muchos empleados, por lo que es crucial llevar un control meticuloso de ellas. De acuerdo con la legislación española, las retribuciones en especie están sujetas a tributación, por lo que deben declararse como un beneficio imponible.

Registro y valoración

Es necesario registrar cada retribución en especie otorgada a los empleados y asignarle un valor monetario basado en el valor de mercado. Esto implica recopilar información como:

Descripción de los bienes o servicios proporcionados.
Valor de mercado de dichos bienes o servicios.
Identificación de los empleados que recibieron la retribución.
Fecha en que se otorgó la retribución.

Una vez que se ha recopilado esta información, puedes calcular el valor imponible de la nómina para cada empleado. Esto asegurará que las retenciones del IRPF se calculen correctamente.

Comunicación con los empleados

Es importante comunicar a tus empleados el valor asignado a cada retribución en especie que reciben. De esta manera, podrán incluir esta información en su declaración anual de la renta. También deberás emitir el correspondiente certificado por las retribuciones en especie otorgadas en el año.

Ventajas de la digitalización

Contar con un software de Recursos Humanos que automatice estos procesos puede simplificar en gran medida la contabilización de las retribuciones en especie. Un buen software te permitirá:

Registrar fácilmente cada retribución otorgada.
Calcular automáticamente el valor imponible en base a los valores de mercado.
Generar certificados para los empleados.
Declarar las retribuciones en especie ante la AEAT de forma sencilla.
Mantener un registro histórico de todas las retribuciones otorgadas para futuras consultas.

Digitalizar este proceso burocrático con la ayuda de un software de RRHH te permitirá ahorrar tiempo y minimizar errores, lo que se traduce en mayor productividad y tranquilidad.

Digitaliza la retribución en especie de tus empleados con Sesame HR

Digitaliza la retribución en especie de tus empleados con Sesame HR y mejora la gestión de los beneficios laborales en tu empresa de manera rápida y eficiente. Con este software podrás contabilizar la nómina con retribución en especie.

Este sistema te permite ofrecer a tus trabajadores un plan personalizado y automatizado, aumentando su satisfacción mientras optimizas los procesos administrativos.

Algunas de las ventajas de digitalizar la retribución en especie son:

Personalización: Sesame HR facilita la creación de planes de retribución flexible ajustados a las necesidades individuales de cada empleado, desde seguros médicos hasta vales de comida o transporte.
Automatización: olvídate de los cálculos manuales. Este software se encarga de gestionar las deducciones, el IRPF y cualquier detalle fiscal relacionado.
Transparencia: ofrece a tus empleados acceso a un portal donde pueden ver en tiempo real los beneficios disponibles, su valor y cómo impactan en su nómina.
Cumplimiento normativo: asegura que las retribuciones en especie cumplan con la legislación laboral y fiscal vigente en España, evitando errores y sanciones.
Integración fácil: conecta el sistema de retribución flexible con otros módulos de gestión como control horario, nóminas y gestión de empleados.
Experiencia del empleado: una interfaz intuitiva que empodera a tus trabajadores para gestionar sus propios beneficios.
Ahorro de tiempo y costes: optimiza la gestión de recursos humanos reduciendo la carga administrativa.

Con Sesame HR, no solo cumplirás con las expectativas de tus empleados, sino que también posicionarás a tu empresa como un lugar atractivo para trabajar. ¡Digitaliza ahora y transforma tu gestión de beneficios! Regístrate y obtén una prueba gratuita de 14 días.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

Contabilizar la nómina con retribución en especie: ¿cómo hacerlo?