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PortugalGestión de turnos
Cómo realizar una correcta gestión de turnos de los trabajadores de tu empresa
Te traemos los mejores tips para la gestión de turnos de éxito. Además de explicarte las ventajas de aplicarlos en tu empresa. ¡Léenos!
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Mireya Ruiz
HR Consultant
18 de diciembre, 2024
La gestión de turnos de trabajo es una tarea tediosa pero muy necesaria, sobre todo en empresas con turnos rotativos. En estos casos son muchos los factores a tener en cuenta para cumplir con las normativas, pero es fácil conseguirlo siguiendo los tips para la gestión de turnos adecuados.
¿Qué son los turnos rotativos?
Los turnos rotativos son un tipo de horario de trabajo en el que los empleados ocupan diferentes horarios en sus jornadas laborales dentro de un ciclo preestablecido. Lo habitual es que lo empleen industrias que operan los 7 días de la semana, las 24 horas del día.
Suele darse en hospitales, servicios de emergencia, centros de atención al cliente, transportes, algunas fábricas y áreas de la industria de la hostelería, etc.
En el Estatuto de los Trabajadores se define como “toda forma de organización del trabajo en equipo según la cual los trabajadores ocupan sucesivamente los mismos puestos de trabajo, según un cierto ritmo, continuo o discontinuo, implicando para el trabajador la necesidad de prestar sus servicios en horas diferentes en un período determinado de días o de semanas”.
Realizar una buena gestión de los turnos rotativos traerá beneficios a tu empresa como respetar las necesidades de los empleados o mejorar la relación entre ellos. Por otro lado, no poner empeño en esta tarea traerá ansiedad al equipo de trabajo y falta de sueño, entre otras carencias.
Una mala organización incrementa las posibilidades de sufrir accidentes laborales o bajar la productividad laboral. Para que no ocurra, te recomendamos utilizar los tips para la gestión de cuadrantes de turnos adecuados. Para empezar, es muy útil conocer las características de los turnos rotativos según la ley.
¿Qué dice la ley sobre los turnos rotativos?
Como ocurre con la mayoría de los aspectos del trabajo, la ley regula los turnos rotativos con una serie de normas de obligado cumplimiento.
- Garantiza la seguridad y la salud de tus empleados, sea cual sea a la naturaleza de su trabajo.
- No adjudiques horarios de noche a la misma persona más de dos semanas consecutivas, “salvo adscripción propia”.
- Ten en cuenta la posibilidad de contratar de forma excepcional a trabajadores durante unas semanas en caso de necesitarlo para completar equipos.
- Recuerda dar las horas de descanso exigidas por la ley. En concreto, 15 minutos cada 6 horas trabajadas y 12 horas después de cada turno de noche.
- Los turnos no deben durar más de 8 horas.
Para que cumplas todas estas directrices mientras mantienes felices a tus talentos, a continuación te proporcionamos los mejores tips para la gestión de turnos.
Tips para la gestión de turnos
Por si no sabes por dónde empezar, te traemos 7 tips para la gestión de turnos en tu empresa.
Ten en cuenta las horas máximas de trabajo diarias
El artículo 34 del Estatuto de Trabajadores establece que se puede trabajar un máximo de 9 horas diarias por día efectivo. Podrá ascender a 12 horas siempre que su convenio lo indique y que, en total, no sobrepase las 40 horas semanales.
En el caso de los turnos nocturnos, no se podrán superar las 8 horas, ni hacer horas extra. En general, cada 6 horas de trabajo, los empleados tienen que parar de forma obligatoria 15 minutos.
Conoce la situación de tus trabajadores
A la hora de cuadrar los horarios, trata a tus empleados como personas individuales. Intenta que sus turnos le permitan la conciliación laboral, sobre todo si tienen familia. Ten en cuenta también el tipo de contrato que tienen y las horas que han de hacer. Sobre todo, esta asignación debe ser un proceso transparente.
Haz saber el cronograma a tu plantilla con antelación
Sin duda, este es uno de los tips para la gestión de turnos más importantes. Y es que las personas que trabajan en tu organización han de poder planificar su vida privada. Les ayudará mucho conocer sus cuadrantes de turnos con la máxima antelación posible.
Provee la formación necesaria en prevención y seguridad
La seguridad y el bienestar de los trabajadores es lo primero, por lo que debes asegurarte de que tienen la formación adecuada para los puestos de riesgo. También has de asegurar sus horas de descanso para promover su salud.
Conoce las necesidades y capacidades de tu empresa
Aun teniendo en cuenta las preferencias de cada empleado para organizar los turnos, las necesidades de la empresa son lo primero. Si en el horario de tarde hay más trabajo, una mayor parte de la plantilla estará presente en este momento.
Ten un plan B
Entre los tips para la gestión de turnos, debes tener en cuenta que muchas cosas pueden salir mal. Debes estar preparado para afrontar un incremento repentino de trabajo, una caída de la demanda o la ausencia de un empleado.
Utiliza un software de gestión de turnos para no equivocarte
Estos software de gestión de turnos permiten automatizar la recogida de muchos datos para la gestión de las ausencias y las horas realizadas por cada trabajador.
Sesame HR te ofrece las herramientas necesarias para ello, así como para elaborar cuadrantes en tiempo récord respetando las jornadas de cada trabajador.
Ventajas de una buena gestión de turnos
Esforzarse en seguir los tips para la gestión de turnos, significará una buena organización. Esta, a su vez, traerá consigo una serie de ventajas imposibles de alcanzar de otra manera.
Entre las más destacadas se encuentra la igualdad de condiciones de toda la plantilla, pues todos pasarán por los mismos horarios, pero en diferentes semanas. Además, esta rotación puede suponer una ruptura con la rutina de trabajo, haciendo más difícil que se vuelva repetitivo y aburrido.
Disponer turnos de día, tarde y noche es una oportunidad para muchos trabajadores de encontrar un horario perfecto para ellos. El horario considerado malo por unos, puede ser ideal para otro compañero, pudiendo llegar a acuerdos para conseguir las jornadas que complementen a todos.
Seguir los tips para una buena gestión de turnos ayuda a optimizar los horarios a la vez que se cumple con las normativas vigentes. También permitirá mejorar el servicio al cliente, contando con el número de empleados necesarios para cumplir la demanda en cada momento.
Por último, anunciar el cuadrante con el tiempo necesario favorecerá la organización de la vida privada de tus talentos. A la vez, reducirán su estrés y fatiga.
Herramientas para gestionar turnos de trabajo
Para gestionar turnos de trabajo en tu empresa, es importante contar con una herramienta adecuada que se adapte a tus necesidades.
Al elegir un software para gestionar calendarios de turnos, hay algunas características clave que debes tener en cuenta.
Facilidad de uso
La herramienta debe tener una interfaz intuitiva y fácil de usar, tanto para los empleados como para los administradores. Esto te ayudará a maximizar la adopción y el uso eficiente.
Además, debe permitirte programar turnos semanales o mensuales por adelantado, aplicando reglas de negocio para optimizar la cobertura.
Accesibilidad
Los empleados deben poder acceder fácilmente a la aplicación desde cualquier dispositivo y lugar.
Esto permite consultar y gestionar turnos desde cualquier parte. Un detalle muy importante si cuentas con varios centros de trabajo o si optas por el trabajo a distancia.
Integración
La capacidad de integrarse con otras aplicaciones del negocio, como el sistema de nómina o el calendario corporativo, es esencial para un flujo de trabajo optimizado.
Poder personalizar la aplicación y ajustarla a las necesidades específicas del negocio es clave para maximizar la eficiencia.
Gestión de solicitudes
Los empleados deben poder enviar solicitudes de cambio de turno o ausencias, y los administradores aprobarlas o rechazarlas fácilmente.
Para ello recibirás notificaciones automáticas por correo electrónico o mensaje cuando se producen cambios en los turnos ayudan a mantener a todos actualizados.
Generación de informes
Tu software debe permitirte acceder a datos en tiempo real sobre horas trabajadas, costes y métricas de productividad que son esenciales para la toma de decisiones.
Además, debe permitirte exportar los informes de RRHH para poderlos compartir.
Seguridad de datos
Para acabar, la aplicación debe garantizar la protección de datos sensibles cumpliendo con la normativa vigente.
Al seleccionar una herramienta para gestionar turnos con estas características, podrás simplificar enormemente este proceso en tu organización.
Gestionar turnos de trabajo con Sesame HR
En la actualidad, gestionar turnos de trabajo puede convertirse en una tarea compleja y llevar mucho tiempo si no se tiene la herramienta adecuada.
Por ello, contar con un software de RRHH como Sesame HR puede simplificar enormemente este proceso.
- Con Sesame HR es sencillo crear distintos tipos de turnos y aplicar restricciones específicas para cada uno. Puedes establecer turnos fijos, rotativos, etc. Adáptate a las necesidades de tu negocio.
- El software te permite asignar los turnos correspondientes a cada empleado y centro de trabajo. De esta forma, ahorrarás mucho tiempo al no tener que asignar cada turno manualmente.
- Los empleados pueden consultar sus turnos desde la app móvil en cualquier momento. Esto mejora la comunicación y transparencia.
- Podrás monitorizar el cumplimiento de los turnos y llevar un control horario por cada empleado. Esto es esencial para el correcto cálculo de nóminas.
- La herramienta de People Analytics te ofrece datos en tiempo real de absentismo, cumplimiento de turnos, bolsa de horas extra y más. Muy útil para la toma de decisiones.
En definitiva, con Sesame HR automatizarás por completo la gestión de turnos, reduciendo drásticamente el tiempo invertido en esta tarea.
Tus empleados estarán siempre al día de sus turnos y horarios, y tú tendrás un control total sobre las horas trabajadas para un correcto cálculo salarial.
Si quieres simplificar la gestión de turnos en tu empresa, ¡prueba Sesame HR gratis durante 14 días! Nuestro equipo de expertos te asesorará para configurar tu software de RRHH de confianza.
Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.
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