Cómo ahorrar costes con la gestión documental en una empresa

8 de febrero, 2023

Quizá te preguntes cómo ahorrar costes con la gestión documental. para qué sirve la gestión documental en una empresa. Cuando hablamos de reducir costes, lo hacemos en términos económicos y de esfuerzo.

Algo que, como veremos más adelante, redunda en la productividad de la empresa. El esfuerzo será menor, y no perderemos el tiempo en la búsqueda de documentos.

Consejos para ahorrar costes con la gestión documental

Sin lugar a dudas, el primero de los consejos para ahorrar costes con la gestión documental es el uso de un gestor documental.

Estas herramientas nos ayudan a gestionar todos los documentos que entran en la empresa. Esto incluye el almacenamiento y su posterior localización.

Sesame HR es un excelente ejemplo de gestor documental. Una de las diferentes funciones que integran este software es el gestor documental.

Un aliado tanto para RRHH como para la dirección en la gestión de los trabajadores. Podemos clasificar cualquier documento y recuperarlo con un solo click.

Otro de los consejos clave para ahorrar costes con gestión documental pasa por la digitalización. En pleno siglo XXI, no tiene ningún sentido guardar copias físicas de todos los documentos.

Gran parte del intercambio documental se hace online. Así, ahorramos papel y espacio, evitando tener que imprimir copias de todo.

No olvides hacer copias de seguridad periódicamente. En la nube, en otro equipo, en CDs, en un USB o en un disco duro externo, serán tu salvavidas. Es una medida de seguridad fundamental.

También es importante desarrollar un protocolo de gestión documental. Una hoja de ruta en la que se establezca el procedimiento para almacenar documentos.

Incorporar la gestión documental a nuestra cultura corporativa siempre es un acierto. En este sentido, es importante no procrastinar.

Así, evitamos que se acumulen documentos en el escritorio -físico o del PC-, y cualquiera podrá consultarlo si lo necesita.

5 tips para ahorrar costes con la gestión documental

1. Automatizar la gestión documental con un gestor documental como Sesame HR
2. Digitalizar la documentación física para ahorrar tiempo y ganar espacio
3. Establecer un protocolo de actuación para unificar criterios al almacenar documentos
4. Preparar y formar al equipo para una gestión documental adecuada
5. Ser constantes y evitar que se acumulen los documentos pendientes de almacenar

Qué ventajas tiene ahorrar costes en la gestión documental

Una gestión documental adecuada se traduce en un importante ahorro de costes a todos los niveles. La empresa puede ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero; y nunca vamos sobrados de ninguna de las tres. Vamos a conocer más a fondo las ventajas de ahorrar costes con gestión documental.

Ahorro en los procesos de trabajo

La gestión documental nos permite trabajar de forma más eficiente. Cuando Recursos Humanos, el equipo de ventas, finanzas o atención al cliente busque un documento, lo encontrará al momento.

Ten en cuenta que cuanto más productivo sea un equipo o departamento, más dinero ganará la empresa. Y más rentable nos resultará el trabajador.

Ahorro en papel

Con la gestión documental digitalizada ahorramos papel. Algo que sin duda contribuirá a cuidar el medio ambiente. Y también ahorraremos tinta o tóner.

El hecho de reducir la impresión de documentos también implica un esfuerzo menos a impresoras y fotocopiadoras. Así, no habrá tanto mantenimiento o reparaciones.

Ahorro en costes de archivo

Mantener un archivo físico es caro. Como hemos visto, imprimir facturas, contratos, informes, etc. tiene un coste muy importante. Pero luego hay que acondicionar un espacio físico en la empresa para el archivo.

Por no hablar de las empresas que no pueden almacenar todos sus documentos. Acaban obligadas a alquilar otro espacio para su archivo, con los problemas que genera.

Formas eficaces de ahorrar costes en la gestión documental

No nos cansaremos de repetir que la mejor forma de ahorrar costes con gestión documental pasa por la digitalización.

Una herramienta de gestión documental como Sesame HR te ayudará a mejorar la gestión documental de la empresa. La inversión es mínima, y se amortiza enseguida.

Para optimizar la gestión documental de la empresa, podemos organizarnos según las necesidades de la empresa.

¿Qué documentos generamos? ¿Cuáles son los más consultados? A partir de estas dos respuestas, podrás desarrollar el protocolo para organizar cualquier documento corporativo.

También es importante establecer diferentes niveles de acceso a los documentos. De este modo, te aseguras de que la información sensible o confidencial no acabe en las manos equivocadas.

Un problema que podemos solventar con la digitalización y un gestor documental. Así, sabrás quién accede a qué documentos.

Otro aspecto en el que debemos incidir es la automatización de tareas para reducir costes. Muchas veces, la gestión documental implica una serie de tareas repetitivas. Completarlas a mano es algo muy repetitivo.

Todo ello, de forma segura y acorde a la ley. Recuerda que documentos como los informes de control horario deben almacenarse durante un tiempo.

Por no hablar de los informes de desempeño laboral, o los justificantes de ausencias y subvenciones. Con un gestor documental, siempre tendrás los documentos localizados.

Entre en el blog de Sesame HR y descubre cómo ahorrar costes con la gestión documental. Y si quieres mejorar la experiencia de tus trabajadores, ¡no te pierdas nuestras guías!

Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

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