¿Cómo se calcula la nómina de un empleado de baja?

5 de junio, 2024

En el momento en el que un empleado solicita una baja laboral, se han de comenzar unos trámites para que todo siga funcionando en orden. Pero, ¿cuánto ha de cobrar un empleado de baja? La baja laboral o incapacidad temporal se trata del tiempo durante el cual un trabajador no puede desarrollar su actividad por enfermedad o accidente.

Calcular la nómina de un empleado de baja implica considerar varios factores, incluyendo el tipo de contingencia, la duración de la baja y quién es responsable de realizar los pagos.

Durante este tiempo los trabajadores tienen derecho a cobrar la prestación por incapacidad temporal. No obstante, se trata de una cuantía más reducida que su salario habitual. Por ello, desde software de gestión de nóminas de Sesame HR incidimos en que, es importante conocer cómo se calcula el sueldo de un trabajador que se encuentra de baja temporal.

¿Qué es una nómina con incapacidad temporal?

Cuando uno de tus empleados está de baja por enfermedad o accidente, debes incluirlo en la nómina pero con un tratamiento específico, la incapacidad temporal (IT). 

Es decir, cuando hablamos de una nómina de un empleado de baja significa que tu empleado está indispuesto para trabajar por motivos médicos en un determinado periodo de tiempo, pero sigue cobrando parte de su salario. Para poder justificarlo, necesitará recibir un parte médico de baja.

Para poder recibir una prestación, el empleado deberá estar afiliado y dado de alta en la Seguridad Social.

Por ese motivo, tienes que gestionar este proceso para que el empleado cobre lo que le corresponde. Para ello, deberás tener en cuenta las diferentes contingencias que existen.

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1. Contingencias comunes

La incapacidad temporal por enfermedad común o accidente no laboral es muy común. Por ejemplo, una gripe o una lesión sufrida fuera del horario laboral.

En estos casos, aplicaría la base de cotización por contingencias comunes a la hora de calcular la retribución de los empleados.

La cuantía de esta base a aplicar dependerá del número de días de la baja. Estos días también determinarán quién debe realizar el pago de la prestación. En resumen:

• 1-3 días: el trabajador no cobrará nada.
• 4-15 días: 60% de la base reguladora, a cargo de la empresa.
• 16-20 días: 60% de la base reguladora, a cargo de la Seguridad Social.
• 21-365 días: 75% de la base reguladora, a cargo de la Seguridad Social.

Para poder cobrar en caso de enfermedad, tu trabajador deberá haber cotizado al menos 180 días durante los 5 años anteriores a la baja. En caso de accidentes, no aplica esta cotización mínima.

Veamos ahora la otra variante de nómina de un empleado de baja con la que puedes encontrarte.

2. Contingencias profesionales

Por otra parte, una incapacidad temporal por enfermedad profesional o accidente laboral aplicaría para la base por contingencias profesionales. 

La cuantía de esta base también se aplica desde el día siguiente al de la baja en el trabajo, y será el 75% de la base reguladora. El primer día se considerará como salario a cargo de la empresa.

En algunos casos, dependiendo del convenio colectivo, puede haber compensaciones adicionales.

Para estos casos, tampoco aplica la necesidad de haber cotizado en días anteriores a la baja laboral.

3. Situaciones especiales para mujeres

En el caso de las mujeres, pueden darse otros casos más que derivarían en incapacidades temporales:

• Menstruación incapacitante secundaria. Del día 1 al 20, la base será del 60%. A partir del día 21, será del 75%.
• Interrupción del embarazo y primer día de la semana 39 de gestación. El día 1 corresponde al salario. Del día 2 al 20, la base será del 60%. A partir del día 21, será del 75%.

Solo en el caso del primer día de la semana 39 de gestación se puede pedir un período mínimo de cotización, que variará en función de la edad de la empleada.

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¿Cómo es el cálculo del sueldo de una baja?

Para calcular la nómina que tendrá un empleado durante una baja laboral se han de conocer los siguientes datos indispensables:

• Base reguladora: el salario diario a través del cual se obtienen los porcentajes aplicados según la baja. Se obtiene dividiendo la base de cotización por contingencias comunes o contingencias profesionales del mes anterior entre 30 días si es un contrato mensual o los días correspondientes al salario diario.
• Tipo de contingencia: se deberá conocer si la baja es por contingencias comunes o por profesionales.
• Tipo de baja: se deberá incluir el número total de días que ha durado la baja laboral.
• Deducciones fiscales y de seguridad social: Aunque el trabajador está de baja, siguen aplicándose las deducciones correspondientes a la Seguridad Social y las retenciones fiscales.
• Añadir complementos salariales: Algunos convenios colectivos incluyen complementos salariales que se añaden a la prestación básica durante la incapacidad temporal.

Para saber cuál es el sueldo que va a cobrar el trabajador durante su baja es necesario realizar los cálculos establecidos por la Ley. Lo primero que se ha de tener en cuenta es que en función del tipo de baja laboral se contará con un tipo de remuneración u otra.

1. Contingencias comunes

Para calcular el salario que va a recibir un trabajador por la baja se han de tener en cuenta las siguientes cuestiones:

• Del día 1 al 3 el trabajador no cobrará nada.
• Entre los días 4 y 20 el trabajador percibirá un 60% de la base reguladora.
• Desde el día 21 el trabajador cobrará un 75% de su base reguladora.

Imagina que un trabajador, cuya base de cotización por contingencias comunes es de 1400 euros, ha estado 25 días de baja. Durante los primeros 3 días no cobrará nada, por lo que cobrará por los siguientes 22 días. Lo primero que se ha de hacer es calcular la base reguladora.

En este caso la base reguladora es: 1400 / 30= 46,67€

Después, se ha de obtener el salario de los días 3 al 20, que se calcula obteniendo el 60% de la base reguladora de esos días, que son 17. El cálculo es el siguiente: Salario de los días 3-20= 46,67€ x 17 x 60%= 476,04€.

Ahora, lo que se ha de hacer es calcular el salario de baja durante los siguientes 5 días, que se cobran teniendo en cuenta el 75% de la base reguladora. Así pues, el salario de esos días 21 a 25= 46,67 x 5 x 75%= 175,01€

Finalmente, se ha de realizar la suma de las dos cantidades:

476,04 + 175,06= 651,1€

Esto quiere decir que el trabajador recibirá en total 651,1€ por los 25 días que se ha encontrado de baja por contingencia común.

2. Contingencias profesionales

En el caso de tratarse de una baja por accidente laboral o por enfermedad, el cálculo se debe realizar de forma distinta. En este caso se ha de tener en cuenta:

• El cobro de la baja se realizará desde el día 1.
• El trabajador cobrará siempre un 75% de la base reguladora desde el primer día.

Teniendo en cuenta el ejemplo anterior, ¿qué cobraría el empleado si tuviera este tipo de baja laboral? Para ello, tenemos que calcular el 75% de la base reguladora de 25 días de baja. 46,67 x 25 x 75%= 875,06€

En este caso, la diferencia es bastante considerable si se compara con una baja de contingencias comunes.

De forma resumida, los pasos para calcular la cuantía de la baja son los siguientes:

Cálculo de baja por contingencias comunes

1. Obtener la cuantía de la base reguladora. Dividir la base de cotización por contingencias comunes entre los días de baja.
2. Obtener el salario de los días 3 a 21. Se calcula obteniendo el 60% de la base reguladora y multiplicando por los 17 días.
3. Calcular el salario base de los siguientes días. A partir del día 21 de baja se cobra un 75% de la base reguladora. Así pues se ha de multiplicar la base reguladora por el número de días y el % de la base.
4. Realizar la suma de las cantidades obtenidas en los pasos anteriores.

¿Quién paga al trabajador la nómina con incapacidad temporal?

En el caso de los trabajadores por cuenta ajena, el pago de la nómina con incapacidad temporal suele efectuarlo la empresa como pago delegado, con la misma frecuencia que pagaría los salarios.

No obstante, si la incapacidad temporal es a raíz de una enfermedad común o un accidente no laboral, el pago se distribuirá de la siguiente manera:

• Entre los días 4 y 15, la baja la paga la empresa.
• A partir del día 16, lo pagará el INSS o la mutua.

Ya en el caso de los trabajadores por cuenta propia, el pago lo realizará la mutua o entidad competente.

Consejos para hacer una nómina de un empleado de baja

Para hacer una nómina de un empleado de baja desde RRHH, hay consejos que te recomendamos seguir para llevar a cabo el proceso con éxito.

1. Recopila la documentación necesaria: la mejor opción es contar con una base de datos de empleados para poder centralizar toda la información. Asegúrate de tener toda la información relevante sobre el empleado, incluyendo la base reguladora, tipo de contingencia y duración estimada de la baja.
2. Establece la base de incapacidad temporal en nómina: si te parece complicado, puedes consultar más información en la página de la Seguridad Social.
3. Consulta el convenio colectivo: Algunos convenios colectivos incluyen cláusulas específicas sobre cómo manejar las bajas por enfermedad o accidente. Revisa estos documentos para asegurarte de cumplir con todas las obligaciones.
4. Consulta las nóminas anteriores: podrás verificar conceptos habituales, días trabajados, horas extras y todos los datos necesarios para realizar el cálculo. En caso de contrato parcial, deberás consultar al menos las tres últimas nóminas del empleado. 
5. Considera los devengos: deberás verificar si también ha realizado horas extras, o si ha generado otro tipo de devengos como complementos salariales.
6. Automatiza tus nóminas de los empleados de baja: cuando tengas que gestionar una nómina con incapacidad temporal, puedes automatizar el proceso con un software de nóminas.
7. Documentación y archivo: Guarda todos los documentos relacionados con la baja del empleado, incluyendo informes médicos y comunicaciones con la Seguridad Social o mutua, para tener un registro completo y evitar problemas futuros.

Si apuestas por Sesame HR, podrás centralizar las incidencias para facilitar el proceso de elaboración de las nóminas. Y también podrás pedir a nuestro equipo de expertos que generen tus nóminas por ti. Eso sí, para ello antes deberás autorizar la cesión de datos de tus empleados.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

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