4 de diciembre, 2024

Todos sabemos que el tiempo es muy valioso dentro del ámbito profesional. Esta es la raíz de la necesidad por saber cómo organizar tareas en equipos de trabajo; ¿tú crees estar aprovechando bien el tiempo en el trabajo? Pareciera que hay suficiente tiempo durante el día, pero realmente todos tenemos las mismas 24 horas y, sin duda, hay personas a las que pareciera rendirle mucho más esas horas.

La respuesta a esta incógnita está en la buena gestión del tiempo y gestión de tareas. Dicha gestión del tiempo en el área laboral se convierte en relevante si nos enfocamos en valores relacionados con el rendimiento y la productividad.

¿Qué es la gestión del tiempo y la planificación de tareas?

Todos debemos entender que el manejo del tiempo es el pilar fundamental de la productividad y la efectividad en los negocios; esto aplica tanto para las empresas como para los trabajadores freelance. Se trata de un eficaz proceso de planificación de las horas, que se enfoca en incrementar el rendimiento y la eficiencia de los trabajadores en cuestión.

La gestión del tiempo es de gran importancia en la metodología de trabajo de cualquier empresa. Permite planificar tareas y procesos dentro de un equipo además de poder identificar prioridades. También es un concepto primordial, aplicable tanto en la vida profesional como en la privada.

Por otro lado, la gestión de tareas se refiere al proceso de, valga la redundancia, priorizar tareas, saber delegar las tareas secundarias a los miembros del equipo, entender cada responsabilidad de principio a fin y, finalmente, definir plazos de entrega para asegurarse de que todo se culmine a tiempo.

Una tarea puede referirse a algo simple, como enviar un correo, por ejemplo, hasta algo mucho más complejo como desarrollar un ebook. Para crear esto último, se necesita un flujo de trabajo y tareas secundarias mucho más completo, ejemplo, redactar, editar, diseñar, convertir en PDF, entre otros.

Por esta razón es importante concebir la gestión de tareas como una herramienta grupal, no individual, para poder organizar y elaborar todo sin errores y al mejor tiempo posible.

Un beneficio clave de la gestión de aprender a cómo organizar tareas en equipo, es que permite mantener una carga de trabajo bastante equilibrada. Esto se logra, gracias a que la gestión de tareas en equipo te brinda la flexibilidad de delegar y ajustar tareas y plazos de entrega.

3 tipos de equipos de trabajo en empresas grandes

Potenciar el trabajo en equipo aumenta la productividad, reduce costos y mejora el clima laboral. De hecho, los equipos de trabajo en empresas grandes suelen clasificarse en tres tipos, que te explicaremos a continuación para que los implementes.

Y recuerda, con herramientas como el software de RRHH de Sesame HR puedes implementar estrategias para crear equipos de alto rendimiento.

1. Equipos según departamentos

Una empresa grande suele tener cientos de empleados distribuidos en distintos departamentos y locales. Gestionar equipos de trabajo en una organización de este tamaño requiere de una buena estrategia y herramientas adecuadas.

Para empezar, una opción es organizar a los colaboradores en equipos departamentales. Por ejemplo, si tienes un departamento de ventas, puedes organizar equipos por tipo de cliente, región geográfica o línea de productos.

De esta forma, podrás tener reuniones periódicas en las que compartan objetivos, avances y buenas prácticas. Esto genera sinergia y ayuda a alinear los esfuerzos de toda la compañía.

2. Equipos según competencias

Para gestionar grandes equipos de trabajo en una empresa, una buena opción es organizarlos por competencias y habilidades. De esta forma, podrás asignar tareas específicas a grupos de empleados con conocimientos y destrezas particulares. Estos equipos pueden ser interdepartamentales.

Retomando el ejemplo anterior, tus equipos de ventas pueden interactuar con otros equipos como marketing por sectores de los clientes, región geográfica o línea de productos.

Estructurar tus equipos de esta manera incrementa la productividad laboral y amplía la visión de todos los departamentos. Además, al enfocarse en tareas afines a su experiencia, tus empleados se sentirán más motivados y comprometidos.

Un software de gestión de Recursos Humanos te permitirá tener una visión global de las competencias de tu equipo y asignar proyectos de manera estratégica. De este modo, podrás potenciar el talento de tu gente y alcanzar los objetivos de tu organización.

3. Equipos según temporalidad

Necesitas organizar a tus empleados en equipos de trabajo eficientes. Un factor clave es determinar si el equipo será permanente o temporal.

Los equipos permanentes, como los departamentos, realizan tareas continuas y son estables en el tiempo. En cambio, los equipos temporales se forman para conseguir un objetivo concreto, como un proyecto, y se disuelven al finalizar.

Ambos tienen ventajas, así que valora las necesidades de tu empresa antes de organizar todos tus equipos de trabajo.

¿Cómo organizar tareas en equipos de trabajo?

Cuando el trabajo en equipo involucra diversos proyectos y quizás, varias zonas horarias, es probable que se deje de prestar atención a algunos avances o problemas que aparecen durante el proceso.

Optar por el uso de una herramienta para organizar las tareas del equipo, te permitirá no solo desarrollar un proceso transparente en el que todos estén al tanto de la situación actual y de su rol en el proceso, sino también te ayudará a evitar los bloqueos de productividad y el estrés que se genera innecesariamente.

El gestor de tareas de Sesame HR puede ayudarte a organizar las tareas de tus empleados. Podrás asignar los proyectos a empleados por clientes, medirás fácilmente el coste y la rentabilidad de cada proyecto y también la productividad laboral de tus empleados.

Organiza las tareas del trabajo: Optimiza la planificación de proyectos por clientes y asigna tarea a cada empleado de la empresa.
Gestor de proyectos en tiempo real: Calcula y mide el desempeño laboral de tus empleados con herramientas de productividad.
Aplicación móvil para organizar tareas con alertas de inactividad: Genera alertas para crear una óptima gestión del tiempo y planificación de tareas que tengan tus empleados.
Clasifica y divide con etiquetas en el software de gestión de tareas: Usa las etiquetas del gestor de tareas para dividir y clasificar la planificación de proyectos y tareas.

Consejos y claves para organizar el trabajo en equipo

La confianza es la clave del éxito: es importante generar un ambiente donde se sienta una agradable confianza y los participantes del equipo puedan participar, dialogar y opinar sobre las tareas o proyectos que estén desarrollando.
Objetivos claros: si todos los miembros del equipo conocen el objetivo y están enterados sobre lo que tienen que hacer para lograrlo, entonces ya tienes este paso hecho.
Todos forman parte: cuando el trabajo es en equipo, las decisiones pertenecen a todos. Así que busca fomentar el desarrollo de ideas, abre la mente de cada integrante de equipo y motívalos para que compartan sus opiniones.

¿Qué se debe tener en cuenta para la gestión de equipos de trabajo?

Existen varios factores clave para administrar equipos de trabajo dentro de una gran empresa. Pero antes de empezar, asegúrate de que los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo estén claramente definidos. Esto evitará duplicidad de tareas y confusiones.

Si quieres más consejos, para gestionar equipos de alto rendimiento y motivar a tus colaboradores, sigue leyendo.

Cooperación y organización

Para gestionar equipos de trabajo eficientes en una gran empresa, la cooperación y organización son claves. Debes asegurarte de que tus colaboradores trabajen en conjunto y de manera coordinada.

Procura generar un ambiente de colaboración, donde todos se sientan parte de un mismo proyecto y objetivo. Define claramente las funciones y responsabilidades de cada integrante del equipo para evitar duplicidad de tareas o que alguna quede sin realizar.

Asegúrate también de que el trabajo se realice de manera organizada y sistemática. Define plazos, entregables y puntos de control para cada etapa. Si utilizas un software de gestión de recursos humanos, podrás llevar un control detallado de las tareas, tiempos y productividad de tus colaboradores.

Objetivos comunes

Como director de RRHH, tu objetivo principal es lograr que los equipos de trabajo de la empresa funcionen de la manera más productiva posible. Para ello, es importante establecer metas comunes que sirvan para alinear los intereses de los distintos departamentos y maximizar el rendimiento.

Alguna de las metas más habituales suelen ser:

Mejorar la comunicación interna.
Incrementar la motivación de los empleados.
Optimizar los procesos.
Aumentar la productividad laboral.

Estos objetivos, cuando se comparten entre dirección y empleados, sirven para cohesionar a la plantilla en torno a metas concretas y medibles. De esta forma, se puede evaluar el progreso de una manera objetiva y tomar decisiones basadas en datos.

Comunicación fluida

Establece sistemas de comunicación interna fluidos, como reuniones periódicas, para resolver dudas, intercambiar ideas y llevar un seguimiento del trabajo.

Usa herramientas tecnológicas que permitan la interacción entre los miembros del equipo, como chats internos, repositorios de archivos compartidos y videoconferencias. De esta manera podrán trabajar de forma conjunta a pesar de la distancia.

Reconocimiento de los éxitos

Una de las claves para tener equipos de trabajo productivos es reconocer los logros de tus colaboradores. Esto les da motivación para seguir esforzándose y mejorando. Existen varias formas de hacerlo:

Reconocimiento interno: aquí entran una felicitación pública o las oportunidades de capacitación.
Premios: si el logro fue cuantificable, puedes ofrecer un incentivo monetario.
Promociones: para logros excepcionales que demuestran un alto potencial, considera ascender a esa persona a un puesto de mayor responsabilidad.

Reconocer los éxitos de tu equipo de trabajo es fundamental para mantener un buen clima laboral. Valora cada aporte y muéstrate agradecido por el esfuerzo de tus colaboradores.

Liderazgo eficiente

Para lograr que tus equipos de trabajo funcionen de la manera más eficiente posible, es fundamental ejercer un liderazgo positivo y proactivo.

Debes escuchar activamente a tus colaboradores, valorar sus opiniones y generar un ambiente de confianza donde se sientan cómodos planteando ideas y sugerencias.

Promueve la colaboración entre áreas y celebra los logros conjuntos. Los equipos multidisciplinarios suelen ser más creativos e innovadores.

También es importante delegar responsabilidades y empoderar a tus colaboradores, darles autonomía para que puedan desarrollar su potencial.

Seguridad psicológica

La seguridad psicológica en el lugar de trabajo es fundamental para el buen funcionamiento de los equipos. Debes propiciar un ambiente donde tus empleados se sientan cómodos para expresar sus opiniones y hacer preguntas sin temor a represalias.

Promueve la confianza y la transparencia. Escucha activamente a tu equipo y valora sus contribuciones. Anima a tus colaboradores a hablar libremente y reconoce públicamente sus esfuerzos. Cuando cometan errores, enfócate en soluciones constructivas en lugar de culparlos.

Software para organizar tareas en equipos de trabajo

¿Sabes que el software de RRHH puede ayudarte en la gestión de tus equipos de trabajo y a organizar sus tareas? Existen herramientas como Sesame HR que te permiten llevar un control más eficiente de tus colaboradores.

Puedes utilizar esta plataforma para:

La evaluación del desempeño de cada empleado.
Detectar necesidades de capacitación con ayuda de organigramas.
Optimizar la comunicación interna.
Agilizar la planificación de tareas.

Si tú eres el jefe o encargado del equipo de trabajo, debes preocuparte por la integración de los integrantes y de su comodidad dentro del trabajo con inteligencia emocional. De esto dependerá, en gran parte, la productividad y el avance de cada persona.

Si necesitas optimizar la organización de tareas en tu equipo de trabajo, puedes registrarte y obtener la prueba gratuita por 14 días de Sesame HR. Comprueba cómo mejorar tus procesos en pocos clics y abrirás las puertas a la eficiencia y a la rapidez laboral.

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Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

Cómo organizar tareas en equipos de trabajo grandes

¿Qué es la gestión del tiempo y la planificación de tareas?