10 de julio, 2024

Organizar la documentación de empresa es todo un reto. Tanto recursos humanos como la dirección corporativa, deberán seguir el protocolo adecuado para almacenar cualquier documento correctamente.

No podemos pasar horas buscando un contrato o una factura porque no sabemos donde está. Sería un gasto de tiempo y un esfuerzo que no nos llevan a ninguna parte.

Y que, además, no aportan nada a la empresa. Por eso, es fundamental que tengamos claro cómo organizar la documentación de la organización.

Cómo organizar la documentación de una empresa

Sin lugar a dudas, la digitalización de la gestión documental se ha convertido en nuestro mejor aliado para organizar documentos. El hecho de digitalizarlos nos facilita en gran medida el trabajo, prescindiendo de los archivos físicos. Además, cualquier documento es susceptible de ser digitalizado.

Para organizar estos documentos de manera efectiva, es fundamental seguir una serie de pasos clave:

Identificación y clasificación. Lo primero es identificar todos los tipos de documentos que maneja tu empresa. Clasifícalos según su naturaleza y relevancia, como contratos laborales, informes financieros, registros de empleados, etc.
Creación de un sistema de archivo. Define un sistema de archivo que sea coherente y fácil de seguir. Puedes optar por un sistema alfabético, numérico, por fecha o por categorías específicas.
Creación de carpetas y contraseñas de acceso para cada archivo. Además de diferentes niveles de autorización, reforzando así la seguridad. Puedes dividir las carpetas por proyectos, clientes, departamentos, etc. Cada empresa funciona de forma diferente. Lo importante es saber dónde está cada documento.
Digitalización de documentos. En la era digital, la digitalización de documentos es crucial. Utiliza escáneres de alta calidad y software de gestión documental para convertir los documentos físicos en archivos digitales.
Realización de copias de seguridad. Se recomienda hacer copias de seguridad de forma regular.
Implementación de software de gestión documental. Invertir en un buen software de gestión documental puede marcar la diferencia. Estos sistemas permiten almacenar, organizar y recuperar documentos de manera eficiente y segura.
Seguridad y privacidad. Asegúrate de cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). Implementa medidas de seguridad para proteger la información confidencial de tus empleados y clientes.
Capacitación del personal: Todos en la empresa deben estar familiarizados con el sistema de organización documental. Ofrece capacitación regular para asegurar que todos sepan cómo archivar y recuperar documentos correctamente.

Cómo organizar documentación física en la empresa

Aunque la digitalización es clave, muchas empresas aún manejan una cantidad considerable de documentación física. Aquí te dejamos algunos consejos para mantener estos archivos en orden:

1. Crear un espacio de archivo dedicado

Designa una zona específica de tu oficina para almacenar documentos físicos. Este espacio debe ser accesible pero también seguro, protegiendo los archivos de daños físicos, robos o accesos no autorizados.

2. Utilizar sistemas de almacenamiento adecuados

La cosa se complica cuando se trata de cómo organizar la documentación física de una empresa. Tenemos un importante volumen de documentos en papel, y ocupan mucho espacio. En este caso, nos organizaremos por cajas, carpetas y archivadores.

Así, podemos dedicar una carpeta a cada tipo de documento. Facturas de proveedores, de clientes, contratos de trabajo, pedidos, albaranes, proyectos, informes.

3. Establecer un sistema de clasificación

Un sistema de clasificación eficaz es vital. Puedes organizar los documentos por tipo, fecha, departamento o cualquier otra categoría que se adapte a las necesidades de tu empresa. Los puedes ordenar de forma numérica, por ejemplo, indicando en el exterior qué contiene y la fecha: “Facturas proveedores enero-marzo 2023”.

Otra opción interesante es organizar las carpetas por colores. Cada color puede corresponder a un concepto o a un cliente.

No olvides archivar los documentos pasados. Los podemos situar en los puntos de más difícil acceso, dejando a mano aquellos documentos que vamos a necesitar.

4. Controlar el acceso

Limita el acceso a los archivos físicos a personal autorizado. Esto no solo protege la información confidencial, sino que también previene la pérdida o el extravío de documentos importantes.

5. Implementar un calendario de revisión y eliminación

Establece un calendario para revisar y eliminar documentos obsoletos. De acuerdo con la normativa española, ciertos documentos deben ser conservados durante un periodo específico (por ejemplo, las nóminas durante cinco años). Después de este tiempo, pueden ser destruidos de manera segura.

Tips para una mejor organización de documentos

Una vez que tengas un sistema básico en marcha, estos tips te ayudarán a mejorar y mantener la organización de la documentación de tu empresa:

Utilizar un gestor documental. Programas como Sesame HR nos ayudan a organizar la documentación de empresa de forma eficiente y profesional.
Uso de herramientas colaborativas. Herramientas como Google Drive, Dropbox o Microsoft SharePoint permiten almacenar documentos en la nube y facilitan el acceso y la colaboración en tiempo real. Estas herramientas son especialmente útiles para empresas con equipos de trabajo remoto.
Organización desde el minuto 1. Desde el primer momento hay que gestionar correctamente cualquier documento.
Copias de seguridad. Es importante hacer copias de seguridad. Digitales y físicas, ya sea en CDs, pendrives o un disco duro externo específico para ello.
Aprovecha el mobiliario. Para organizar los documentos físicos de la empresa, el mobiliario nos puede ayudar. Colocaremos al fondo lo que no necesitemos, dejando a mano o en primera fila las carpetas actuales.
Control de acceso a la documentación. Nos permitirá establecer diferentes niveles de acceso. Así, es más fácil comprobar quién ha accedido a los documentos.
El escritorio, mejor despejado. No importa si hablamos del escritorio del ordenador o de tu mesa. El escritorio no puede estar lleno de documentos pendientes de archivar.
Realizar auditorías periódicas. Llevar a cabo auditorías regulares de tus sistemas de archivo ayuda a identificar y corregir problemas antes de que se conviertan en un obstáculo. Estas auditorías también aseguran el cumplimiento continuo de las normativas vigentes.
Mantener la documentación actualizada. Revisa y actualiza regularmente los documentos de tu empresa. Esto incluye no solo la eliminación de documentos obsoletos, sino también la actualización de registros y la revisión de políticas internas.
Formación continua. Asegúrate de que todos estén al día con las mejores prácticas y las nuevas tecnologías disponibles.

Ventajas de organizar documentos

Ahora que ya sabes cómo organizar la documentación de empresa, vamos a ver sus ventajas.

1. Mejora la eficiencia operativa

Un buen sistema de organización documental reduce el tiempo que los empleados dedican a buscar documentos, lo que a su vez aumenta la productividad y eficiencia en el trabajo diario.

2. Cumplimiento normativo

Mantener la documentación bien organizada ayuda a cumplir con las leyes y regulaciones, evitando posibles sanciones. En España, cumplir con la LOPDGDD es fundamental para proteger los datos personales y garantizar los derechos digitales.

3. Facilita la toma de decisiones

Nos proporciona acceso inmediato a cualquier documento, por lo que no perdemos el tiempo buscándolo. Un sistema de organización eficaz permite a los directivos y gerentes acceder a la información necesaria en cualquier momento. De este modo, se atenderá rápidamente cualquier solicitud de consulta. Esta puede llegar de los trabajadores, pero también de clientes o de la propia Inspección de Trabajo.

4. Reduce el riesgo de pérdida de información

Un sistema de archivo bien estructurado y seguro minimiza el riesgo de pérdida de documentos importantes. Esto es especialmente relevante en situaciones de auditorías o litigios, donde la documentación precisa puede ser crucial.

El hecho de trabajar de forma más eficiente también nos garantiza que no perderemos datos o documentos importantes. No son extraños los casos de documentos clave perdidos por culpa de una mala gestión documental. En este sentido, organizar la documentación de empresa es una forma de protegernos.

5. Mejora la comunicación interna

La organización adecuada de documentos facilita la comunicación interna, ya que los empleados pueden acceder a la información que necesitan sin demora. Esto es vital para la colaboración entre departamentos y la gestión de proyectos.

6. Ahorro de espacio

La digitalización y la organización eficiente de documentos físicos pueden liberar espacio en la oficina, creando un entorno de trabajo más ordenado y agradable.

En conclusión, la organización de la documentación empresarial es una tarea que requiere planificación y disciplina, pero los beneficios que aporta justifican el esfuerzo. Desde la mejora de la eficiencia operativa hasta el cumplimiento normativo, un buen sistema de gestión documental es una inversión en el futuro de tu empresa. Si aún no has implementado estos pasos en tu negocio, ahora es el momento perfecto para empezar y llevar la gestión de tu documentación al siguiente nivel.

¿Quieres saber más sobre organizar la documentación de empresa? En el blog de Sesame HR tienes más información sobre el tema. Visítalo y descubre cómo te ayuda tu gestor documental en esta tarea.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

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