11 de noviembre, 2021

Las nóminas, a primera instancia, son una preocupación para muchos emprendedores, sobre todo porque muchas veces no se conoce si su entrega es obligatoria o no. Estas suponen un conjunto de tareas administrativas que, si no se llevan a cabo correctamente, pueden generar desmotivación, problemas con los empleados, hasta incluso, responsabilidades jurídicas. Por todo esto, es muy importante mantener siempre una vía de entrega permanente que garantice el envío y la recepción de estos documentos.

Envío de nóminas por email

Esta es una opción bastante demandada por las empresas en la actualidad. Si el email es corporativo, y el empleado tiene acceso a un ordenador y conexión por parte de la empresa desde donde puede ingresar a su correo, esto es válido. Siempre y cuando se cumpla con todas las medidas de seguridad recomendadas.

👉 En esta labor, destacan los softwares de preparación de nóminas más utilizados, como es el caso de Sesame, un conocido programa que se encarga de gestionar y optimizar el proceso de la entrega de las nóminas a los empleados. Por si te preguntabas ‘¿cómo enviar las nóminas?’, con esta herramienta digital consigues la respuesta.

[if lte IE 8]>

Si la nómina se envía hacia el correo personal del trabajador, se deberá contar con el consentimiento previo del trabajador. Para que dicho consentimiento sea válido legalmente hablando, la empresa deberá ofrecer alguna otra alternativa al trabajador. Por mencionar un ejemplo, entregarle la nómina en mano.

Debido a la posición de superioridad de la empresa con respecto al puesto del empleado, no se considera libre y voluntario el consentimiento si no se le brinda alguna alternativa para que pueda escoger.

En cualquiera de los casos habrá que cumplir con todas las medidas de seguridad necesarias para realizar el envío con la mayor confidencialidad posible. Por ejemplo, se pueden encriptar los emails. No debemos olvidar que estamos tratando con datos personales y es obligación de la empresa minimizar los riesgos.

¿Qué ventajas tiene el envío de nóminas vía correo electrónico?

Como ya lo mencionamos, cada vez son más las compañías que optan por el envío de las nóminas a sus trabajadores por medio de distintos medios. Entre estos están el correo electrónico o alguna plataforma online específica. Esto se debe a diversos motivos que detallaremos a continuación:

Permite un ahorro económico al no imprimir: Si te decides a enviar las hojas de salario a través de email, podrás ahorrar papel. También podrás ahorrar tinta, tiempo del personal y otros recursos.
Reduce la pérdida de tiempo: El envío es mucho más eficiente y no tendrás que realizar labores de archivo. También ahorraras espacio físico en tu empresa al no tener que archivar tantos papeles.
Comprende una de las fórmulas más eficientes dentro de la gestión documental de la empresa.

Consejos previos para preparar las nóminas y enviarlas a través del correo electrónico

Asegúrate de que posees un buen registro de las direcciones de email de tus empleados, ya sea de la cuenta personal o corporativa.
Notifica a tus empleados de que vas a enviar las nóminas a través de un soporte electrónico. Esto puede ser por medio de una reunión presencial, una video llamada grupal o un email interno.
Garantiza la confidencialidad de los documentos por medio de contraseñas. En otras palabras, verifica que tus trabajadores deban ingresar un código personal específico para poder descargar el archivo. Esto aumenta la seguridad.

¿Cómo enviar las nóminas?

Contar con un software de recursos humanos también puede facilitar el envío del documento a los trabajadores. La legislación establece que hay que entregar dicho documento al momento del pago, pero no es obligatorio entregarlas en mano, es decir, en papel. Por obvias razones, el correo electrónico es la alternativa principal al envío de nóminas de empleados en mano, pero hay que considerar las diversas cuestiones relacionadas con la seguridad de los datos del trabajador.

El uso de un ERP para nóminas generalmente es compatible con las plataformas y el envío de las nóminas de trabajadores vía email. En cuanto a su procedimiento, se recomienda usar este tipo de programas, ya que pueden agilizar mucho más el proceso y hacer que los empleados reciban sus nóminas en cuestión de minutos.

👉 Sesame, es uno de estos softwares de RRHH utilizados por las empresas para cumplir con esta labor. Si realmente buscas la herramienta perfecta para que te ayude con la gestión empresarial de tu organización, Sesame puede ser tu mejor aliado. ¿Te animas a probarlo?

Descubre cómo enviar las nóminas de una manera totalmente fácil e intuitiva a través de su diseño agradable y sencillo de usar. También podrás combinar esta, con muchas otras funcionalidades para así sacarle el máximo provecho al programa y cumplir con las responsabilidades de tu empresa. Nunca antes la digitalización de una empresa era tan fácil como lo es ahora.

¿Quieres valorar nuestro artículo?

Valoración promedio:

5 estrellas (76 votos)

★★★★★

Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.