26 de septiembre, 2023

Organizar las reuniones en una empresa puede ser complicado, especialmente en aquellas compañías con un gran número de trabajadores. Por ello, cada vez más entidades optan por un software para gestión de salas.

Para evitar posibles inconvenientes en las compañías, un software para la gestión de salas ayuda a mostrar cuáles están libres y cuáles ocupadas, para facilitar este proceso y evitar conflictos. Aquí te dejamos toda la información acerca de cómo emplear estas herramientas. ¡Toma nota!

Qué es un software para gestión de salas de reuniones

Un software para gestión de salas es un sistema informático que sirve para optimizar el uso del espacio de las salas de reuniones disponibles, mejorando el uso de dichos espacios en las oficinas.

Estos programas poseen una tecnología basada en la nube, con la que programar o gestionar la reserva de espacios corporativos, hostelería, servicios o de videoconferencias.

Dichos softwares para gestión de salas, como el de Sesame HR, cuentan con múltiples beneficios. Entre algunas ventajas están:

Disminuye el tiempo de administración.
Introduce procesos de gestión más inteligentes, estando más centralizado.
Es más sencillo de usar.
Elimina el riesgo de conflictos a la hora de organizar las salas.
Ofrecen diferentes formas de reservar las salas.
Distribuyen las responsabilidades, al poder hacerlo los empleados sin que suponga una carga adicional de trabajo.
Permite un uso más eficiente de la sala de conferencias.
Con el software para gestión de salas se coordina mejor a la plantilla cuando se cancele una junta.
Se puede emplear para optimizar los procesos internos de la empresa y la productividad laboral.

Cómo funciona un software para gestión de salas

Muchos de los software para gestión de salas destacan por su flexibilidad, por lo que se puede acceder a los mismos desde un panel o aplicación, al igual que de forma presencial desde la tablet.

Para reservar las salas solo se deben unos sencillos pasos:

Accede al software para gestión de salas

Entrar en el software para gestión de salas con la contraseña y nombre de usuario. Se puede acceder a estas herramientas desde el navegador web o la aplicación del móvil dedicada para lo mismo. Así quedará claro quién realiza la reserva y en qué momento.

Seleccionar la sala deseada

El software para gestión de salas contiene toda la información acerca de los diferentes espacios que existen, así como datos importantes: ubicación, tamaño, aforo o recursos disponibles que existen.

Pueden existir diferentes tipos de salas de reuniones como por ejemplo:

Salas para reuniones de trabajo presenciales: estas se pueden emplear con clientes, proveedores o distribuidores, así como con el equipo de trabajo. Lo mejor es que sea un espacio amplio, donde las personas que sean ajenas a nuestra empresa identifiquen el negocio y estén tranquilos para hablar.
Salas para videoconferencias: cada vez más importante por la internacionalización, especialmente tras la pandemia. Las salas de videoconferencia deben contar con todo lo necesario como una webcam, un micrófono o un equipo de sonido de calidad, para que no haya problemas de comunicación, especialmente en las entrevistas online.
Salas para entrevistas laborales: permiten realizar esta tarea sin que interfiera en el trabajo de otras personas. Así nadie molestará, garantizando la privacidad.

Asimismo, se debe tener en cuenta ciertas características al escogerla:

Funcionalidad: que cuente con todo lo necesario para la reunión.
Sobriedad y elegancia: para evitar distracciones y facilitar la concentración. Esto se puede conseguir contando con sillas cómodas, teniéndola bien cuidada y con muebles funcionales.
Aislamiento: para una mayor confidencialidad, evitando molestias o ruidos de la calle u otras salas.

Introducir la información de la reunión

Se introduce la información de la reunión, como son la fecha, hora y duración de la misma. Además, se deberá escribir el motivo de la reunión y los asistentes que irán detallando todo el material que se necesitará para llevarla a cabo.

Confirmación de la sala libre

El software para gestión de salas comprobará la disponibilidad de la misma y confirmará la reserva. Por otro lado, estas herramientas ofrecen otras funciones adicionales como:

El análisis de datos: ya que los recopila y ayuda a las empresas a tomar decisiones sobre el diseño de los espacios de trabajo.
Integración con otros sistemas de la empresa como el calendario o el sistema de gestión del talento.

Cuando se usa el software de Sesame HR se le dará una mejor utilidad a los salones de conferencia, ya que todos serán conscientes de cuáles están reservadas.

Tips para una buena gestión de salas y turnos

Si se quiere sacar todos los beneficios del software para gestión de salas, se deben tener en cuenta los siguientes consejos:

Organizar las reuniones con tiempo suficiente, para tener disponibilidad de las salas necesarias.
Improvisar en la reserva de salas. En algunas ocasiones pueden surgir reuniones de emergencia, por lo que se deberá reservar una sala urgentemente. Con estos programas se pueden realizar cambios a posteriori.
Crear un calendario de reservas, que ayudará a tener una visión general de las salas y turnos disponibles.
Definir políticas y procedimientos claros, evitando confusiones y conflictos.
Ofrecer a los usuarios un canal de comunicación eficaz en el que responder a las preguntas y solicitudes de los usuarios.
Realizar un seguimiento de los datos, que ayudará a identificar áreas de mejora.
Establecer un sistema de reserva, fácil de usar y accesible para todos.
Ofrecer una amplia variedad de opciones de reserva, permitiendo la cancelación y la modificación de reservas. Los usuarios deben poder cancelar o modificar sus reservas con antelación.
Proporcionar información sobre las salas, como el tamaño, la capacidad y las características de la sala.
Notificar a los trabajadores de los cambios en las reservas y turnos con cierta antelación.
Dar a los empleados información sobre los turnos y las reservas, incluyendo la fecha, la hora, la duración y el lugar.

Como puedes ver, un software para gestión de salas no se limita a escoger una herramienta que permite reservar una sala, sino que va más allá. Si quieres más información acerca de este u otros temas de RRHH, no dudes en echarle un vistazo a nuestro blog. ¡Somos tu software de RRHH de referencia!

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Julian Ignacio

HR Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Julian Ignacio Tur ha desarrollado una sólida carrera en el ámbito de Recursos Humanos, con una destacada trayectoria en roles que abarcan desde la adquisición de talento hasta la gestión integral de recursos humanos.

Su experiencia de más de 10 años abarca tanto el manejo de relaciones laborales como la coordinación de beneficios y programas de desarrollo profesional, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión de personas en cada organización donde ha trabajado.

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