Base de datos de empleados
Expedientes digitales de empleados, ¿cómo se diseñan?
Aprende a diseñar un expediente en RRHH de alta calidad. Te contamos los 5 pasos que debes seguir para conseguirlo. ¡Léenos en el blog!
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Aprende a diseñar un expediente en RRHH de alta calidad. Te contamos los 5 pasos que debes seguir para conseguirlo. ¡Léenos en el blog!
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Alba Gijón
HR Consultant
2 de julio, 2024
El expediente de tus empleados, es algo que el equipo de Recursos Humanos debe realizar y conservar para cada una de las personas de la empresa. Por eso, tienes que aprender cómo diseñar un expediente en RRHH para guardar todos los documentos necesarios.
Asimismo, conocer cómo hacer expedientes digitales permite tener la base de datos de empleados más accesible y agilizar ciertos procesos.
Para ayudarte a realizar esta tarea en este artículo te informamos de cómo crear expedientes digitales y todas las herramientas necesarias para ello. ¡Continúa leyendo!
Lo primero que se debe conocer a la hora de diseñar un expediente en RRHH es saber de qué se trata. La documentación digital de los empleados son una serie de registros electrónicos, los cuales contienen la información y los documentos de cada persona de nuestra plantilla.
Dicha documentación debe mostrar el historial laboral de cada trabajador en nuestra compañía. Esto permite tener la información a mano y nos sirve para demostrar que tanto la contratación como la relación laboral es legal.
En otras palabras, conocer cómo diseñar un expediente en RRHH ayuda a la toma de decisiones, así como a evitar posibles sanciones administrativas.
Para ello, estarán ordenados de forma cronológica, disponiendo tanto de documentos que se poseen antes de que entre en la empresa (CV, formación, etc.) como al contratarlo (alta Seguridad Social, contrato, etc.). La información de estos archivos se puede dividir en:
Antiguamente, se almacenaba físicamente, pero gracias a la tecnología, como el software de Sesame HR, el departamento de RRHH puede diseñar un expediente de RRHH digital.
Estos programas permiten un acceso y almacenamiento más cómodos, así como una mejor gestión de los archivos.
El expediente digital de un empleado debe contener varios tipos de documentos esenciales para garantizar una gestión completa y eficiente. Entre los documentos más importantes se incluyen:
A la hora de diseñar expedientes digitales de RRHH es necesario tener en cuenta que el contenido recogido debe ser útil para la compañía y estar actualizado en todo momento. Requiere de una planificación cuidadosa y la implementación de las mejores prácticas para asegurar su efectividad y cumplimiento legal.
Para conocer cómo hacer expedientes digitales, aquí te dejamos algunos pasos que tu departamento de RRHH debe seguir.
Para ello, deberemos conocer qué contenido se debe incluir, según lo que las leyes de trabajo y las regulaciones de protección de datos digan. El objetivo es disponer de la información necesaria, siempre respetando la privacidad, seguridad y confidencialidad de la misma.
Para crear la estructura de la ficha del personal se pueden escoger entre diferentes formas o técnicas para facilitar la búsqueda y recuperación de la documentación. Una estructura común podría dividirse en secciones como:
Cada sección debe estar claramente etiquetada y organizada para que el personal de RRHH pueda encontrar fácilmente los documentos necesarios.
Uno de los primeros pasos para diseñar un expediente en RRHH es disponer de un software de gestión documental que facilite la tarea. Este sistema debe ser intuitivo, seguro y cumplir con las regulaciones legales vigentes.
Al seleccionar un sistema, considera aspectos como:
Cuando los expedientes ya están en papel habrá que digitalizar la gestión documental. Si no se dispone del expediente, se le pedirá al empleado aquellos documentos necesarios.
Así, además de escanear los documentos, cuando se diseña un expediente en RRHH se deben emplear herramientas que sirvan para acreditar que dichos documentos digitales tienen la misma validez que los físicos.
El proceso para digitalizar se puede realizar de esta manera:
Para llevar a cabo esta parte del proceso para diseñar expedientes digitales, RRHH puede optar por formularios en línea, que permitan ser rellenados por los empleados. Estos serán almacenados directamente en el expediente de cada uno de ellos.
Sin embargo, se pueden mantener actualizados los expedientes de muchas maneras. Por ejemplo:
Es esencial que el personal que se ocupa de dichos archivos sepa cómo hacer expedientes digitales. Cuando se dispone de un programa o software concreto habrá que enseñar a la plantilla cómo se debe usar. La formación debe incluir:
¿Por qué es tan importante para RRHH diseñar un expediente digital de sus empleados? Esto puede ofrecer grandes ventajas, algunas de las cuales se nombran a continuación:
Sencillo, ¿verdad? Ahora que ya conoces cómo hacer expedientes digitales, solo tienes que empezar a aplicarlo en tu empresa.
Si te ha interesado esta información sobre cómo diseñar un expediente en RRHH y quieres conocer aprovechar nuestro software de RRHH, no te pierdas nuestros artículos del blog.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.