Características básicas de los mejores gestores documentales del mercado

27 de octubre, 2021

En las empresas, grandes o pequeñas, se maneja una cantidad de datos que siempre va en aumento los cuales consumen tiempo y recursos. Además de esto último, la gestión manual de los archivos suele implicar que los datos que contienen no resulten provechosos o útiles para la empresa. Por esta razón es necesario un gestor documental.

Un sistema de gestión documental ayuda a conseguir archivos de una manera más fácil y rápida, y agilizan notablemente la tramitación de documentos. En este artículo, vamos a detallas las características básicas que debe tener los buenos gestores documentales. Continúa leyendo.

¿Qué es la gestión documental y la organización de archivos?

Un programa o software de gestión documental es una aplicación que permite el tratamiento, edición de documentos electrónicos y archivado de los mismos bajo un formato digital. A nivel empresarial, una solución con estas características puede ser útil en procesos desarrollados prácticamente en cualquiera de los departamentos, desde recursos humanos hasta financiero.

En conclusión, la gestión documental en las empresas convierte en algo más eficiente cualquier proceso que implique trabajo sobre todo tipo de documentos: albaranes, facturas, fichas de empleados, expedientes, proyectos, nóminas, formularios, etcétera.

Ventajas que te ofrecen los software gestores documentales

Entre todas las funcionalidades y ventajas de estos programas, suelen destacarse las siguientes:

• Optimizan y agilizan el flujo de trabajo dentro de la compañía.
• Ahorran importantes cantidades de trabajo, por lo que resulta en una reducción de costes a largo plazo.
• En su mayoría, cumplen con los protocolos y normativas archivísticas, por lo que son especialmente idóneos para la administración adecuada de los documentos.
• Aportan mucho a la seguridad y al control de los documentos dentro de las fases en las que se generan.
• Gracias a sus motores de búsqueda, resultan más veloces al momento de gestionar y localizar documentos.
• Son mucho más accesibles, gracias a que se puede acceder desde cualquier dispositivo móvil y en la nube.

Características de los mejores gestores documentales

• Gestores documentales con acceso a la nube: Actualmente, la mayoría de los negocios se llevan a cabo de manera online. Los sistemas de gestión de documentos basados en la web se están transformando en un estándar y, por esta razón, las empresas deberían ya estar utilizándolos.
• Organización Inteligente: La complejidad que presentan algunos documentos pueden estar transformándose en un inconveniente. Mientras más grande sea una empresa, más cantidad de documentos hay que organizar. La jerarquía organizacional es una de las características más relevantes a detallar al momento de escoger un gestor de documentos.
• Una interfaz llamativa e intuitiva para el usuario: El personal de tu empresa seguramente utilizará el gestor de documentos diariamente, por lo que es necesario asegurarse de que el software contenga un diseño atractivo y que sea sencillo de utilizar. De esta manera, no hará falta ningún tipo de capacitación especial para que lo puedan poner en uso.
• Diversas versiones: Muchas personas se han encontrado con situaciones en las que es imposible recuperar algún documento luego de detectar que se han cometido errores. Si no tienes versiones diferentes, necesitas realizar todo desde cero. Un eficaz gestor de documentos guarda versiones de documentos, por lo que te permite retroceder a través del historial.
• Permisos: Si tu empresa posee mucho personal, puede resultar difícil mantener bajo control a toda la comunidad. Los permisos son vitales y necesarios ya que permiten escoger quién tiene la capacidad de cambiar y eliminar archivos o documentos y quién no.

Estas son solo algunas de las características que deben tener los mejores gestores documentales. Si deseas contar con lo más eficaz del mercado, debes hacerte de un software que te permita tener a tu alcance todas estas características anteriormente mencionadas. A partir de estas, las gestiones documentales en tu empresa serán una tarea más rápida y sencilla.

Programa de gestión documental

Gracias a los avances de la tecnología y a las aplicaciones de softwares como herramientas de soluciones digitales, podemos encontrar gestores documentales totalmente online.

Tal es el caso del software de rrhh de Sesame; se trata de un sistema de gestión documental que organiza todos los documentos de recursos humanos de la empresa. Podrás centralizarlos, clasificarlos y localizarlos de una manera rápida, sencilla y efectiva. Así dejarás de perder el tiempo archivando y luego buscando documentos de manera manual.

Todos los documentos estarán seguros gracias a su tecnología de encriptación, la cual brinda un mayor nivel de seguridad y confianza. También tendrás un acceso remoto desde cualquier ubicación donde te encuentres, solo basta con tener un acceso estable a internet. Bajando su app móvil, podrás llevar la gestión documental de tu empresa a cualquier parte donde te dirijas. ¡La tecnología ahora está de tu lado con Sesame!

Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

• Organigrama circular: ¿qué es y cómo hacerlo?
• ¿Cómo se calcula el ROI en RRHH?
• 3 factores que influyen en la productividad de los equipos de trabajo
• Cómo hacer el manual de acogida de una empresa ideal

Te recomendamos también

¿Qué es la gestión documental de recursos humanos?

Tips para gestionar la documentación de nuevos trabajadores de la empresa