11 de octubre, 2024

Llega el momento de organizar los calendarios de turnos de trabajo de tu empresa, pero no sabes por dónde empezar. Por suerte, con la herramienta adecuada, puedes automatizar el proceso y olvidarte de los dolores de cabeza.

Un software como el de Sesame HR te permite generar tus calendarios de turnos con base en unos patrones y restricciones determinados. Sin duda, la mejor forma de gestión de turnos de tu empresa. Si quieres saber más, sigue leyendo este artículo.

Pasos para organizar el calendario de turnos con Sesame HR

La planificación del calendario de turnos es una tarea esencial para cualquier empresa, ya sea grande o pequeña. Un calendario de turnos bien organizado puede ayudarte a que la empresa opere de manera eficiente.

Queremos ayudarte en este proceso. Y para ello veremos los pasos a seguir para organizar el calendario de turnos en Sesame HR.

1. Dimensiona la carga de trabajo

Para organizar tus prioridades en el calendario de turnos de Sesame HR, primero tienes que determinar la carga real de trabajo que vas a afrontar en el siguiente periodo.

Para ello, tienes que establecer las fechas que deseas cubrir. Ya sea una semana, un mes o más. También deberás considerar factores como:

Las épocas con picos de producción en el sector y en la empresa.
Los empleados disponibles y sus habilidades.
Los días festivos o de vacaciones de tus empleados.
La posibilidad de realizar horas extras o cambios de última hora.

Una vez tengas claro qué turnos necesitas organizar y quiénes están disponibles, elige el tipo de turno que deseas implementar.

2. Elige el tipo de turno

Cuando crees los calendarios de turnos en Sesame HR, una de las decisiones más importantes que tomarás es el tipo de turno que deseas implementar. Hay varias opciones que tú mismo puedes generar y configurar.

Turnos fijos

Los turnos fijos son los más comunes. Se asignan los mismos días y horas de trabajo cada semana. Por ejemplo, de lunes a viernes de 7 a 14 h. Este tipo de turno favorece la organización personal de tus empleados.

Turnos rotativos

Los turnos rotativos varían cada semana o mes. Por ejemplo, un empleado trabaja de mañana una semana, de tarde la siguiente y de noche la otra.

Este tipo de turno permite maximizar la disponibilidad de personal cuando más se necesita. Sin embargo, puede resultar más complicado para la conciliación familiar.

Turnos mixtos

Los turnos mixtos combinan turnos fijos y rotativos. Por ejemplo, de lunes a miércoles de 7 a 15 h (fijo), jueves y viernes de 15 a 23 h (rotativo). De esta forma consigues el equilibrio entre las necesidades de la empresa y la conciliación laboral de tus trabajadores.

Turnos libres

En los turnos libres, los empleados eligen sus horarios en función de su disponibilidad y las necesidades del servicio. Requiere de una buena organización para que ningún turno quede desierto.

En Sesame HR puedes crear y combinar estos tipos de turnos según las particularidades y objetivos de tu negocio. Elige la opción que se ajuste mejor a tus necesidades y maximice la productividad laboral de tu equipo.

3. Selecciona a los empleados implicados

Una vez hayas dimensionado la carga de trabajo y elegido el tipo de turno que mejor funcionará para tu horario de turnos, es hora de seleccionar a los empleados que participarán.

Piensa en tus empleados y sus habilidades. Considera qué personas son las más aptas y productivas para cada puesto y turno. Ten en las preferencias individuales en la medida de lo posible. Para ello puedes implementar una encuesta de clima laboral en nuestra aplicación.

Al seleccionar a tus empleados, asegúrate de comunicarte con ellos y explicarles el nuevo sistema de turnos. Esto ayudará a evitar malentendidos y garantizará que todos estén alineados con los objetivos. Una buena comunicación con tus empleados desde el principio hará que la implementación del sistema de turnos sea mucho más fluida.

Con los empleados adecuados en los turnos correctos, tu negocio funcionará como una máquina bien engrasada.

4. Revisa la disponibilidad de la plantilla

Una vez que tengas claro qué empleados necesitas en cada turno, es hora de revisar su disponibilidad en la tabla de disponibilidad. En Sesame HR puedes ver al instante quién está disponible para cubrir cada turno, teniendo en cuenta sus días libres, vacaciones y cualquier otra restricción.

Comprueba qué empleados están disponibles para trabajar en los turnos que necesitas cubrir. Filtra por departamento, puesto, ubicación o cualquier otro criterio para encontrar a los candidatos idóneos. Visualiza su disponibilidad en el calendario de turnos e incluye o excluye rápidamente a los empleados haciendo clic en sus nombres.

Asegúrate de dejar suficiente tiempo de descanso entre turnos y de cumplir con la legislación vigente sobre jornadas laborales y descansos obligatorios. Sesame HR te ayudará a optimizar los turnos teniendo en cuenta estos requisitos para que tus empleados puedan rendir al máximo.

5. Crea patrones y restricciones

También puedes definir y guardar patrones de trabajo para aplicar los mismos cuadrantes de turnos cada semana o quincena y ahorrarte tiempo.

Sesame HR te ofrece la opción de añadir la fecha de inicio y final del patrón, su número de repeticiones y su formato.

Una vez elegido el tipo de patrón, puedes añadir cualquier restricción que creas oportuna, como las 12 h obligatorias entre turnos, el máximo de horas anuales a cumplir o de horas complementarias. Sesame HR te avisará de posibles conflictos para que puedas hacer los ajustes necesarios y garantizar la cobertura de todos los turnos.

6. Notifica a tus empleados

Una vez tengas cerrado el calendario de turnos, es importante notificar a tus empleados para que estén al tanto de sus horarios de trabajo. En Sesame HR puedes automatizar este proceso para que tus colaboradores reciban las notificaciones de sus turnos asignados de forma inmediata.

Tus empleados podrán ver sus turnos directamente en su panel de Sesame HR, ya sea en la web o en la aplicación móvil. Allí tendrán acceso a toda la información sobre fechas, horas de entrada y salida, descansos, etc. De esta forma estarán siempre actualizados sobre sus obligaciones laborales sin necesidad de que los avises manualmente.

Si lo prefieres, también puedes configurar Sesame HR para que envíe notificaciones por email a tus colaboradores cuando se realicen cambios o nuevas asignaciones en el calendario de turnos. De esta manera, recibirán un recordatorio en su bandeja de entrada con los detalles de sus próximos turnos.

Con estas opciones de notificación automatizada, tus colaboradores siempre sabrán cuándo deben presentarse y garantizarás la productividad laboral.

¿Como optimizar la distribución de horas de trabajo al hacer el calendario de turnos?

Optimizar la distribución de horas de trabajo al hacer el calendario de turnos es esencial para maximizar la productividad, garantizar el bienestar de los empleados y asegurar el cumplimiento de las normativas laborales.

A continuación, te explico una serie de estrategias y buenas prácticas para lograr una distribución eficiente y equitativa de las horas de trabajo al organizar los turnos:

Analizar las necesidades operativas de la empresa

Antes de comenzar a asignar turnos, es fundamental entender las necesidades reales de la empresa. Debes hacer un análisis detallado de:

Volúmenes de trabajo en diferentes momentos del día, semana o mes. Algunas empresas experimentan picos de demanda en ciertas horas o días específicos.
Número de empleados necesarios en cada turno, para que se cubran las áreas clave de manera eficiente.
Tareas específicas que requieren más personal o habilidades concretas en ciertos periodos.

Una buena idea es evaluar los datos históricos de producción o ventas para prever los momentos en que es necesario más o menos personal.

Establecer reglas claras y justas

Para que el calendario de turnos funcione de manera eficiente, es importante establecer reglas claras que respeten tanto las necesidades operativas como los derechos de los empleados. Algunas pautas importantes son:

Cumplir con la legislación laboral: Asegúrate de que el calendario respete los límites legales de la jornada laboral, los descansos obligatorios entre turnos (generalmente 12 horas en España), y los días libres correspondientes.
Rotación equitativa: Si algunos turnos son más duros o menos deseables (como los nocturnos o fines de semana), asegúrate de que todos los empleados pasen por esos turnos de manera justa y equilibrada.
Flexibilidad: Permite que los empleados puedan cambiar turnos entre ellos (siempre y cuando no afecte a la operativa), para que puedan organizar mejor su vida personal sin romper la planificación general.

Incorporar la tecnología

El uso de software de gestión de turnos como Sesame HR puede ser una herramienta clave para optimizar la distribución de horas de trabajo. Estas aplicaciones permiten:

Automatizar la creación del calendario de turnos en función de parámetros preestablecidos como la disponibilidad de los empleados, las cargas de trabajo y las preferencias de los trabajadores.
Prevenir errores humanos en la asignación de turnos o en la distribución de horas.
Facilitar cambios rápidos y ajustes dinámicos en caso de imprevistos, como bajas laborales, cambios de demanda o necesidades urgentes.
Generar informes sobre la utilización del tiempo, facilitando la revisión de la productividad y el cumplimiento de las normativas.

Considerar la preferencia y disponibilidad de los empleados

Tener en cuenta las preferencias y disponibilidades de los empleados puede mejorar significativamente el clima laboral y la motivación. Aquí te explico cómo optimizar esta parte:

Solicitar la disponibilidad: Pedir a los empleados que informen de sus horarios preferidos o su disponibilidad para turnos específicos.
Ajustes según situaciones personales: Asegurarse de que los empleados con necesidades específicas (por ejemplo, aquellos con responsabilidades familiares) puedan acomodarse en los horarios que les resulten más convenientes.
Fomentar el intercambio de turnos: A través de herramientas o políticas de intercambio de turnos, los empleados pueden ajustarse entre ellos sin romper la dinámica general.

Una mayor flexibilidad en la organización de turnos suele mejorar la satisfacción laboral y reducir el absentismo.

Mantener una adecuada proporción de descanso

La fatiga laboral es un factor crítico a la hora de planificar los turnos. Los empleados que no tienen suficiente tiempo de descanso entre turnos pueden ver afectada su productividad y bienestar, lo que también repercute negativamente en la empresa. Para optimizar los turnos:

Asegura los descansos legales entre turnos (mínimo de 12 horas entre jornadas en España).
Evita asignar turnos consecutivos que puedan resultar en jornadas extremadamente largas o agotadoras.
Si usas turnos rotativos, organiza un ciclo que permita a los empleados un tiempo adecuado de adaptación, especialmente si cambian entre turnos de día y de noche.

Monitorear y ajustar en función de la demanda

Las necesidades operativas pueden cambiar de un día a otro, y la planificación de los turnos debe adaptarse en consecuencia. Es clave:

Monitorizar la carga de trabajo y ajustar los turnos si es necesario. En sectores donde la demanda varía mucho (como el comercio, hostelería o servicios), puede ser útil utilizar sistemas que permitan cambios flexibles.
Anticipar picos de actividad y prever refuerzos en los turnos de mayor demanda.
Evitar la sobrecarga de personal durante los periodos de menor actividad, asignando menos personal en esos momentos, lo que reducirá costes innecesarios.

Fomentar la comunicación y la transparencia

Es fundamental que el calendario de turnos se gestione de manera transparente y comunicativa:

Publicar los turnos con antelación para que los empleados puedan organizarse y, en caso necesario, solicitar cambios con tiempo suficiente.
Asegúrate de que el sistema sea accesible para todos los empleados, ya sea en formato físico o digital, para que puedan consultarlo fácilmente.
Mantén una comunicación abierta con los empleados para resolver dudas o problemas relacionados con los turnos, como cambios de última hora, ausencias o la posibilidad de intercambiar turnos con compañeros.

Evaluar y mejorar continuamente

Una vez que el calendario de turnos está en funcionamiento, es importante evaluar su efectividad. Revisa regularmente:

Datos de productividad y rendimiento en relación con la distribución de horas de trabajo.
Comentarios de los empleados sobre la distribución de los turnos y su impacto en su bienestar.
Necesidades operativas de la empresa, ajustando el número de empleados por turno en función de la carga de trabajo real en diferentes momentos del día o de la semana.

Con los resultados obtenidos, puedes realizar ajustes en la planificación de turnos para optimizar continuamente la distribución de las horas de trabajo.

Sesame HR, tu software para crear calendarios de turnos

Con Sesame HR podrás digitalizar el proceso de crear calendarios de turnos de trabajo para tus empleados. Nuestro panel del empleado permite a tus trabajadores ver su horario de turnos disponible, así como solicitar días libres o ausencias por todo tipo de bajas.

Sesame HR también te ofrece una solución completa para tener un mejor control horario de tus empleados y aumentar la eficiencia de tu negocio. ¿Buscas optimizar recursos? Sesame HR se ajusta a lo que necesitas.

Digitaliza tu negocio y olvídate de los procesos manuales. Se acabaron esas largas horas que pasabas enfrente de la hoja de cálculo tratando de que todos los turnos y descansos cuadraran. Sesame HR te permite crear calendarios de turnos de forma rápida y sencilla para que puedas concentrarte en hacer crecer tu compañía.

¿A qué esperas para probarlo? Da el paso, lleva la gestión de turnos de tu empresa al siguiente nivel y pide una prueba gratuita por 14 días de nuestro software de RRHH.

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

¿Cómo hacer un calendario de turnos de trabajo online con Sesame HR?