Calculadora de coste del trabajador

13 de junio, 2024

¿Alguna vez te has preguntado cuál es el verdadero coste de tus empleados? Contratar personal conlleva muchos gastos ocultos que van más allá del salario. Entre seguros, beneficios, equipos y espacio de oficina, los costes indirectos pueden suponer hasta un 70% extra sobre el sueldo.

Desde Sesame HR, hemos creado esta sencilla calculadora de coste empresa de un trabajador. Gracias a ella, podrás tomar decisiones más inteligentes sobre el control de gastos, contrataciones y presupuestos. Sigue leyendo y descubre cómo maximizar tus recursos gracias a esta práctica herramienta de cálculo de costes laborales.

¿Por qué es importante calcular el coste real de un empleado?

Saber cuánto te cuesta realmente cada empleado es fundamental para comprender la rentabilidad de tu negocio.

1. Optimización presupuestaria. Calcular el coste real de un empleado permite a las empresas entender mejor dónde se asignan los recursos financieros, facilitando la identificación de áreas de gasto excesivo o innecesario. Esto es crucial para la elaboración de presupuestos, la planificación de proyectos y la gestión financiera general.
2. Toma de decisiones informada. Conocer el coste real de un empleado proporciona a los managers información precisa para tomar decisiones estratégicas, como la contratación de personal adicional o la reestructuración de equipos ya existentes.
3. Evaluación de la rentabilidad. Al comprender todos los costes asociados con un empleado, las empresas pueden evaluar con mayor precisión la rentabilidad de cada miembro del equipo y determinar si su contribución justifica su coste.
4. Optimización de recursos. Al entender completamente los costes asociados, las empresas pueden identificar áreas de mejora en la eficiencia operativa y encontrar oportunidades para reducir gastos sin afectar la productividad.
5. Cumplimiento legal y regulatorio. El cálculo del coste real de un empleado puede ayudar a garantizar el cumplimiento de las regulaciones laborales y fiscales, al permitir a las empresas tener en cuenta todos los costes obligatorios asociados con la contratación de personal.
6. Transparencia y compromiso. Mostrar a los empleados el coste real que representa su presencia en la empresa fomenta la transparencia y fortalece el compromiso, ya que los trabajadores comprenden mejor el valor que aportan a la organización y cómo sus acciones afectan a la salud financiera de la empresa.
7. Competitividad salarial. Analizar el coste real de los empleados permite a las empresas establecer políticas salariales competitivas, atrayendo y reteniendo talento en un mercado laboral competitivo.

Determinar el coste real de tus empleados es fundamental para gestionar un negocio de manera estratégica. Te proporciona información valiosa para optimizar procesos, maximizar la productividad de tu equipo y planificar de forma más eficiente. La calculadora de coste del trabajador es imprescindible para cualquier empresario.

¿Cómo se calcula el coste por trabajador?

• Salario. Para calcular el coste real de un empleado, comienza con su salario bruto anual. Esto incluye el salario base más cualquier bonificación o comisión. Asegúrate de tener en cuenta cualquier aumento de sueldo previsto para el año próximo.
• Cargas sociales. Incluye todas las contribuciones que la empresa debe pagar a la seguridad social y otros fondos, como las cotizaciones por desempleo, seguro de salud, pensiones, etc.
• Beneficios. Ahora añade el coste de cualquier beneficio que ofrezcas, como seguro médico, dental, de vida, discapacidad o visión. También incluye cualquier aportación de la empresa a un plan de jubilación como un 401(k) o pensión. Estos beneficios suponen un coste significativo para muchas empresas.
• Tiempo libre pagado. No te olvides de incluir el coste de los días de vacaciones pagados, permiso por enfermedad y cualquier otro tiempo libre pagado. Para calcular esto, multiplica el salario diario del empleado por el número de días libres pagados que recibe.
• Impuestos y seguros. Finalmente, añade el coste de los impuestos sobre la nómina, como el seguro de desempleo y el seguro de indemnización laboral, así como cualquier otra tarifa obligatoria. Esto puede suponer un 20-30% extra sobre el salario base.

Una vez que hayas sumado todos estos factores, tendrás una buena estimación del coste total de tener a ese empleado en tu equipo durante un año. Al comprender los costes reales de la contratación, puedes tomar decisiones informadas sobre el crecimiento de tu equipo.

Otros costes a tener en cuenta

Además de los costes obvios como el salario y las cotizaciones a la Seguridad Social de tus empleados, existen otros gastos que muchas veces pasan desapercibidos pero que terminan impactando en el coste real de tu plantilla. Es importante considerarlos para tener una visión completa de lo que le cuesta a tu empresa contar con ese trabajador.

• Costes de selección. El proceso de reclutamiento y selección de personal también tiene un coste, especialmente si decides contratar los servicios de una consultora de RRHH. Debes considerar el dinero invertido en anuncios de la oferta de empleo, evaluaciones de los candidatos, entrevistas, pruebas, etc.
• Absentismo. El coste del absentismo incluye no solo la pérdida de productividad, sino también los costes de cobertura temporal o la contratación de personal adicional para cubrir las ausencias.
• Formación. La formación y capacitación de los empleados es fundamental para que puedan desempeñar adecuadamente su trabajo. Esto representa un coste tanto en términos del tiempo de los instructores y materiales, como de la productividad perdida mientras el trabajador se forma.
• Equipamiento. En muchos casos, para que un empleado pueda cumplir con sus funciones es necesario proveerle de un PC, teléfono, uniforme, herramientas o elementos de seguridad, cuyo coste debe sumarse al total.
• Otros beneficios. Algunas empresas ofrecen otros beneficios a sus trabajadores como, por ejemplo, tickets de alimentación o actividades de bienestar. Éstos también representan un coste que incrementa el valor total de tener a esa persona en la nómina.

Calculando todos estos factores podrás determinar el coste real que supone para tu organización cada puesto de trabajo. Esto te permitirá tomar mejores decisiones a la hora de contratar nuevo personal o mejorar la productividad de tu plantilla actual.

¿Cómo funciona la calculadora de coste del trabajador de Sesame HR?

Al margen de la cantidad disponible para invertir en la captación y retención del talento, es esencial saber a dónde se va el dinero que se está gastando y los ingresos generados.

La calculadora de coste del trabajador es un recurso básico para conocer este dato, asegurarte de que no estás desperdiciando el capital de la empresa y que el negocio es rentable. Y es que uno de los mayores costes de una empresa son los recursos humanos.

Aunque pueda parecer un cálculo tedioso, obtener el coste real por trabajador es vital para determinar con excatitud el precio de tus servicios. Con la calculadora de coste del trabajador que te ofrece Sesame HR, obtendrás el resultado en cuestión de segundos.

Si quieres calcular el coste de un empleado con nuestra calculadora online, presta atención a los siguientes pasos:

• En primer lugar, incluye el salario bruto anual.
• A continuación, selecciona el tipo de contrato: indefinido o temporal.
• Introduce el % para la cotización por accidentes de trabajo (AT) y enfermedades profesionales (EP).
• Para finalizar, pulsa sobre el botón de «Calcular coste» y obtendrás el coste real del trabajador.

Recuerda que calcular el coste del trabajador de la Seguridad Social dependerá del convenio colectivo al que la empresa se acoge, donde se dicta el importe del salario base y el plus y las contingencias comunes y profesionales, el resto de la información irá con base en lo que la empresa estipule.

¿Cómo calcular el coste de un trabajador con la fórmula?

Si crees que la carga de trabajo de tu equipo es elevada y necesitas más trabajadores a tiempo parcial o a tiempo completo tendrás que estimar lo que te costaría dicha contratación. La fórmula del coste de un trabajador para la empresa es la siguiente:

Coste del trabajador = salario bruto + cotización social de la empresa + beneficios adicionales + costes de formación

Hay que añadirle otros gastos asociados y que ya hemos mencionado anteriormente. Por ejemplo: el gasto de la Seguridad Social puede oscilar entre el 30 y el 35% del salario bruto. En caso de necesitar un sustituto durante las vacaciones, también se debe considerar dicho coste. En caso de despido improcedente, se tiene que considerar un coste adicional.

👉 Este, y otro tipo de datos, deben quedar reflejados en tu base de datos. Prueba nuestro software con base de datos de empleados para mantener ordenada toda la información.

Ejemplo de coste de un empleado con contrato indefinido, sueldo de 1.200 €

Si has contratado un nuevo empleado para integrarse en el equipo y has cerrado tras la negociación sus condiciones que determinan que es soltero, no tiene hijos y que el sueldo neto es de 1.200 – 1.250 €, esto implica que su cuenta percibirá 1.200 €.

No obstante, este no es el coste real del trabajador para la organización. La empresa tendrá que pagar unos 2001 € aproximadamente por contar con él en su plantilla mes a mes, debido a otros gastos asociados que podemos especificar a continuación: 501 € son para la Seguridad Social a cargo de la empresa que se desglosan de la siguiente manera:

• 354 € de contingencias comunes (23,6%).
• 82,5 € por las prestaciones de desempleo (5,5%).
• 52,2 € por baja de enfermedad o accidentes en el trabajo (3,5%).
• 9 € de formación profesional (0,6%).
• 3 € para FOGASA (0,2%).

Llegado a este punto, tienes que saber que la diferencia entre 2001 € – 501 € de la Seguridad Social son 1500 € que se corresponden con el salario bruto y, de ahí, el empleado debe pagar unos 265 € de impuestos divididos en 161 € del IRPF (10,75%) y 92 € de la Seguridad Social. Por lo tanto, el sueldo neto que deriva de esta nueva contratación se estima en 1235 €.

¿Cómo reducir los costes de los empleados con un software de RRHH?

Implementar un software de RRHH ofrece una solución integral para gestionar eficientemente el ciclo de vida del empleado, lo que resulta en una reducción significativa de los costes asociados. Aquí hay una descripción más detallada de cómo un software de RRHH como Sesame HR puede ayudar a reducir los costes:

1. Automatización de procesos manuales. Los sistemas de RRHH automatizan tareas rutinarias como la gestión de nóminas, el control horario y la gestión de incidencias. Al eliminar la necesidad de intervención manual en estos procesos, se reducen los errores y se ahorra tiempo que antes se dedicaba a tareas administrativas.
2. Ahorro en costes administrativos. La automatización de procesos con un software de RRHH elimina la necesidad de personas dedicadas exclusivamente a tareas administrativas. Esto reduce los costes asociados con la contratación y mantenimiento de personal administrativo, así como los gastos generales de operación de la oficina.
3. Optimización del onboarding de empresa. Un software de RRHH facilita el proceso de integración de nuevos empleados al proporcionar una plataforma centralizada para completar formularios, acceder a materiales de capacitación y familiarizarse con las políticas y procedimientos de la empresa. Esto agiliza el proceso de incorporación y reduce el tiempo que los gerentes y otros empleados dedican a orientar a los nuevos miembros del equipo.
4. Eficiencia en el reclutamiento. Los sistemas de RRHH ofrecen herramientas para gestionar todo el proceso de reclutamiento, desde la publicación de ofertas de trabajo hasta la selección de candidatos y la realización de entrevistas. Al centralizar y automatizar estas actividades, se reduce el tiempo y los recursos necesarios para llenar vacantes, lo que a su vez reduce los costes asociados con la contratación externa y la rotación de personal.
5. Cumplimiento normativo. Ayuda a garantizar que la empresa cumpla con todas las normativas laborales y fiscales, evitando multas y sanciones que pueden aumentar los costes.
6. Promoción del bienestar. Implementa programas de bienestar que pueden mejorar la satisfacción y la retención de los empleados, reduciendo los costes asociados con la rotación de personal.
7. Análisis y reporting. Proporciona herramientas de análisis y generación de informes que permiten evaluar el coste real de los empleados en diferentes áreas y desarrollar estrategias de reducción de costes basadas en datos.

En resumen, Sesame HR ofrece una variedad de herramientas y funcionalidades que permiten a las empresas optimizar la gestión de su capital humano y reducir los costes asociados con la administración y el mantenimiento de la fuerza laboral. Al automatizar procesos, mejorar la eficiencia y centrarse en tareas de mayor valor añadido, las organizaciones pueden lograr un ahorro significativo en costes de empleados y mejorar su rentabilidad a largo plazo.

👉 ¿Quieres llevar la gestión de tu plantilla a otro nivel? Te damos todas las claves para conseguirlo en nuestra guía de Inteligencia Artificial en RRHH.

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

• Tendencias de Recursos Humanos en 2025: claves principales
• Jornada de 37,5 horas: ¿en qué consiste y cuándo entra en vigor?
• Programas para hacer horarios: top 5 en la actualidad
• Claves para implementar un buen control de horas trabajadas

Te recomendamos también

7 razones para utilizar un software de nómina dentro de la empresa

Pasos para automatizar el envío de nóminas a los trabajadores de la empresa

¿Cuáles son las incidencias en nóminas más comunes en la empresa?