Beneficios de una buena gestión del tiempo en el trabajo

9 de septiembre, 2021

¿Nunca te has preguntado por qué es importante una correcta gestión del tiempo en el trabajo? Una empresa puede contratar más trabajadores, invertir en nuevas máquinas o aumentar la cantidad de materia prima. Sin embargo, el tiempo es innegociable. Es el único elemento incontrolable dentro de cualquier proceso productivo, y exige un control y una gestión eficaz. Una buena gestión del tiempo en el trabajo, como la que te puede proporcionar un gestor de tareas y proyectos como Sesame permite conseguir más con menos, algo que siempre es un plus.

Aumenta la productividad

Una de las principales consecuencias de la optimización del tiempo es que la productividad de la empresa crece. De hecho, uno de los primeros aspectos a analizar cuando se busca un aumento de la productividad es precisamente una mejor gestión del tiempo. Si los trabajadores tienen capacidad para gestionar su tiempo, las tareas se acaban antes sin comprometer su calidad. Se reducen los plazos para completar tareas y objetivos, pues se acaba con la procastinación.

A menudo, la productividad cae cuando se afrontan tareas poco relevantes. En cambio, si se ejecuta una correcta gestión del tiempo se evita el aplazamiento de tareas y completan antes. Tener esta capacidad de optimizar el aprovechamiento del tiempo facilita el cumplimiento de los estándares de calidad exigibles. Al dar prioridad a las tareas clave, el trabajador está completamente enfocado en ellas. No hay tareas secundarias que lo distraigan, y la calidad será mejor.

Cumplimiento de plazos

Podríamos decir que es un efecto colateral de la mejora de la productividad, pero gestionar bien el tiempo permite entregar los trabajos en plazo. El hecho de contar con un programa de gestión del tiempo de proyectos puede resultar de gran ayuda. Marcar los plazos de cada proyecto ayuda a una mejor administración más eficiente de la carga de trabajo. Precisamente los retrasos en la entrega son uno de los problemas derivados de una mala gestión del tiempo.

Crecimiento profesional

Otra de las ventajas de una buena gestión del tiempo en el trabajo es el desarrollo profesional de los trabajadores. Por ejemplo, cuando un empleado ve que cumple con sus objetivos y tareas diarios, que entrega los proyectos en plazo, aumenta la autoconfianza. Un refuerzo que resulta motivador, pues el profesional ve se cumplen las expectativas que la empresa deposita en él. La reputación profesional mejora. Al contrario, si es incapaz de gestionar el tiempo aumenta la fatiga y la desconfianza.

Una administración adecuada del tiempo también es el punto de partida de una mejor toma de decisiones. ¿Alguna vez te has precipitado en una elección porque el tiempo apremiaba? Ahí está la explicación. Cuando se agota, el tiempo puede ser un poderoso enemigo y fácilmente induce al error. En cambio, cuando no existe la presión del tiempo es más fácil que el trabajador pueda analizar todas las posibilidades que tiene sobre la mesa y decantarse por la mejor opción.

Mejor ambiente de trabajo y calidad de vida

Cuando somos capaces de quitarnos de encima la presión del tiempo, el clima laboral mejora considerablemente. Se reducen los niveles de estrés o ansiedad generados por la premura, es más fácil la coordinación con los compañeros y esto se nota en la calidad de vida. Se descansará mejor, se elimina la tensión que muchas veces se respira en los centros de trabajo y será menos necesario hacer horas extra. Para trazar la línea entre el trabajo y la vida, las herramientas de gestión del tiempo te serán de gran valor.

Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo

Llegados a este punto, hay que analizar la forma en que trabajamos y preguntarnos qué hacer para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo. Cada sector productivo y cada empresa es diferente, pero está claro que optimizando el tiempo se obtendrán importantes beneficios. Estas son algunas de las medidas que pueden introducirse:

• Herramientas de gestión del tiempo: contar con un programa de gestión del tiempo en proyectos como Sesame HR ayuda a controlar las diferentes tareas. Muchos gerentes utilizan estos recursos para estar al día de cada proyecto. Saber el tiempo que ocupa cada tarea ayudará a optimizar el tiempo. Los trabajadores más analógicos siempre pueden recurrir a las agendas.
• Saber priorizar…: de nada sirve tener un contador de tiempo de tareas si somos incapaces de dar prioridad a las más importantes. Hay que saber identificar las tareas más importantes y urgentes y abordarlas antes que las no prioritarias.
• … y saber delegar: el multitarea es la mayor pérdida de tiempo. Quien mucho abarca poco aprieta, y el hecho de afrontar varias tareas a la vez impide centrarse en una. Por eso, hay que abordarlas de una en una, lo que facilitará la concentración, y delegar aquellas que no pueden asumirse.
• Evitar las distracciones: abordar varias tareas simultáneamente causa distracciones. Lo mismo pasa con las llamadas, whatsapps, redes sociales, compañeros, correo electrónico… Minimizarlas ayuda a evitar la pérdida de hasta tres horas de trabajo al día. ¿Te puedes permitir ese lujo?
• Optimizar el espacio de trabajo: estar en un escritorio despejado facilita la organización de los documentos y tareas. Por no hablar de que se evitan distracciones, es más fácil mantener el nivel de concentración y se estimula la creatividad. Cuando necesitemos algo, sabremos dónde está evitando la pérdida de tiempo al buscarlo.

Queda claro que con unos pequeños cambios la gestión del tiempo en el trabajo mejorará ostensiblemente. Como cualquier cambio, al principio puede resultar algo costoso pero tanto la empresa como el trabajador notarán rápidamente que se optimiza la gestión del tiempo y las muchas ventajas que aporta.

Tiago Santos

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Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

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