Base de datos de empleados
Base de datos de RRHH en una empresa: caracterÃsticas esenciales
La base de datos de recursos humanos en una empresa es un factor mucho más importante de lo que muchos piensan. ¡Descubre el porqué!
Base de datos de empleados
La base de datos de recursos humanos en una empresa es un factor mucho más importante de lo que muchos piensan. ¡Descubre el porqué!
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Ronny Navarrete
HR Consultant
20 de noviembre, 2024
El tener una base de datos de empleados en una empresa es vital para poder gestionar correctamente diversas funciones del departamento de RRHH. Estas funciones podrÃan ser: evaluación de empleados, gestión de personal y candidatos, planes de carrera, entre otros. Un punto en el que contar con las herramientas idóneas será muy importante para gestionar la base de datos de recursos humanos de tu empresa.
Por lo tanto, hay que también tener en cuenta que, la base de datos de recursos humanos no solo funciona para gestionar a los empleados presentes en la compañÃa, sino también para visualizar futuras incorporaciones. Continúa leyendo y aprende más sobre esta herramienta.
La base de datos de recursos humanos en una empresa se trata de un sistema de almacenamiento y acumulación de datos, todos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información. Es, básicamente, un conjunto de archivos relacionados lógicamente.
Es una herramienta indispensable para la gestión de capital humano eficiente. Se trata de un sistema organizado que almacena información detallada sobre los empleados de una empresa. Esta base de datos incluye datos personales, históricos laborales, evaluaciones de desempeño, formación, habilidades y mucho más.
El uso y la eficiencia de la información es mayor con la ayuda de la base de datos. No solo por la reducción de memoria para archivos, sino también porque los datos lógicamente vinculados permiten los procesamientos integrados y simultáneos y su actualización.
Actualmente, es muy común ver que las bases de datos estén relacionadas entre sà por medio de un software que desarrolla las funciones de crear y actualizar frecuentemente archivos, también recuperar y desarrollar informes de RRHH.
Un punto vital del cual muy pocos hablan, es del mantenimiento que hay que darle a una base de datos de recursos humanos. O, en pocas palabras, mantener al dÃa y sin errores toda la información que allà aparezca. Para un mantenimiento ideal, sigue los siguientes consejos.
Otros aspectos clave que debes considerar para un mantenimiento efectivo son:
En RRHH, las bases de datos pueden conseguir y almacenar datos de diversos estratos o niveles de complejidad. Entre las caracterÃsticas esenciales que debe tener toda base de datos para considerarse completa y utilizable, deben estar los siguientes:
La base de datos debe ser capaz de almacenar una amplia gama de información sobre cada empleado, incluyendo:
Una buena base de datos de RRHH debe ser accesible y fácil de usar tanto para el departamento de recursos humanos como para otros directivos de la empresa. Esto significa que:
La capacidad de integrarse con otros sistemas empresariales es fundamental. Esto incluye:
Como se mencionó anteriormente, el cumplimiento de las normativas legales es crucial. Asegúrate de que tu base de datos permite:
Básicamente, todas estas son caracterÃsticas o secciones que debe tener una base de datos de recursos humanos en una empresa. Todas estas están diseñadas para tener un registro totalmente completo en la empresa sobre los datos de las personas que la conforman. En el tiempo, esto le da muchos beneficios a la empresa, en términos de organización y optimización.
entre otras cosas, los datos nos dicen por qué se van los mejores trabajadores. El uso de encuestas de offboarding, además de las encuestas anuales de compromiso, revelan las razones de una elevada tasa de rotación. A partir de ahÃ, deberÃamos actuar en consecuencia para tratar de atajar el problema mediante una clara mejora de la experiencia del empleado.
El análisis de datos nos ayuda a evaluar los desafÃos que afronta la cultura corporativa de la organización y a reforzar el compromiso de la plantilla con la misma. Está claro que el lÃder será el encargado de fomentarla y moldearla, y qué mejor apoyo que los datos para ello.
entre otras cosas, los datos nos permiten relacionar el rendimiento con los objetivos y el crecimiento. Recursos como las evaluaciones de desempeño ofrecen información clave a la hora de gestionar la fuerza laboral, recolocar trabajadores, formarlos, etc. AsÃ, es más fácil encontrar el lugar adecuado para cada empleado en la organización.
Uno de los problemas habituales del análisis de datos aplicado a RRHH es que no sabemos por dónde empezar. Lo primero será saber qué datos son importantes. Para ello, es necesario poder acceder en tiempo real a los datos objetivos de la empresa. La herramienta que utilicemos debe cumplir con tres requisitos:
Un error habitual es limitar los datos al resultado de la evaluación de desempeño, pero esto no es suficiente. Las tecnologÃas de análisis de personas nos ofrecen información en tiempo real, y en los dashboards inteligentes podemos analizar datos precisos y diseñar un plan de actuación. De este modo, tomamos decisiones estratégicas para mejorar el employee experience y reforzar el impacto en los resultados clave del negocio.
No olvides que es fundamental asociar el análisis de personas a los objetivos de la empresa. Solo asà nos aseguramos de que el equipo de RRHH sigue unas estrategias alineadas con las de la organización, obteniendo el resultado adecuado.
En definitiva, los lÃderes de Recursos Humanos podrás respaldar sus decisiones en el análisis de personas para ofrecer información inteligente y trabajar en aras de una mejor experiencia del candidato que impacte positivamente en los resultados de la empresa.
Como ya lo mencionamos, existen software que te permiten crear y mantener una base de datos de recursos humanos en una empresa. Estos programas están siendo muy demandados en la actualidad gracias a la eficacia con la que se desempeñan y a todo lo que optimizan los procesos de RRHH.
En este caso podemos mencionar a Sesame HR, un software de recursos humanos que ha llegado con la intención de hacer tu trabajo mucho más fácil y de resolver todos los inconvenientes que podrÃan surgir dentro del departamento de RRHH.
Entre sus soluciones encontramos la creación de informes de RRHH, la administración de vacaciones y ausencias laborales, el desarrollo del proceso de onboarding y, claro está, la creación y actualización frecuente de la base de datos de la empresa.
Estas tan solo son algunas de las tareas y funciones que puedes realizar por medio de este programa avanzado y con diseño intuitivo. ¿Quieres descubrir qué más puede hacer para optimizar el departamento de RRHH? RegÃstrate y obtén una prueba gratuita por 14 dÃas.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las polÃticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.