19 de julio, 2023

El pago del salario a los trabajadores es uno de los procesos más importantes para cualquier compañía. Por eso, una buena automatización del envío de nóminas puede ayudar a reducir el tiempo dedicado a esta tarea.

La elaboración de dicho documento es obligatoria debido a la normativa legal. Por este motivo, cada vez más empresas optan por el envío de nóminas electrónicas a sus empleados.

¿Estás pensando en llevar a cabo la gestión de nóminas y no sabes cómo realizarlo? En este artículo te explicamos paso a paso qué es lo que necesitas saber para ello. ¡No te lo pierdas!

Cómo automatizar el envío de nóminas

Los avances tecnológicos han llegado al mundo de los Recursos Humanos. Ahora, se puede escoger entre diferentes alternativas para el envío de nómina electrónicas. En la actualidad existen múltiples tipos de software para la gestión de RRHH, como el de Sesame HR.

A la hora de elaborar el documento, este se elabora de la misma forma, con una estructura similar a la que marca la ley. Simplemente, se deberá mostrar el tipo de contrato, la situación del empleado o su categoría profesional. Cada nómina debe tener un identificador único por empleado.

Con estos datos, se crea la nómina en PDF. Para enviarla simplemente se debe seleccionar el gestor documental y los ficheros de PDF. De esta forma, se mandan las nóminas a toda la plantilla.

En muchas ocasiones, los programas de gestión de RRHH permiten a cada empleado ver el registro de estos documentos. Por lo que más allá de realizar el envío de las nóminas electrónicas, pueden tenerlas a mano de forma sencilla.

Características de un buen software para la automatización del envío de nóminas

Lo ideal para automatizar el pago de las nóminas es contar con una herramienta que integre toda la información y cumpla con las siguientes cuestiones económicas:

Debe calcular las nóminas de forma automática en base a una serie de datos que se le aporten
En caso de que sea necesario, sumar las gratificaciones extraordinarias o las compensaciones.
Realizar finiquitos u otro tipo de liquidaciones.
Permitir la gestión de las horas trabajadas y la bolsa de horas extras.

Además de todos estos factores primordiales para la empresa, desde el punto de vista fiscal también debe hacer otras tareas:

Realizar el cálculo y la aplicación correspondiente de las retenciones tributarias.
De igual manera, ocuparse de las retenciones extraordinarias o modificadas.
Recopilar el IRPF que ha recaudado durante el trimestre.
Realizar las retenciones especiales por salario en especie.

Asimismo, el último criterio que deben cumplir las herramientas perfectas para la automatización del envío de nóminas, es el legal.

En lo que se respecta al tratamiento legal de los datos, se debe cumplir con el Reglamento General de Protección de datos y la Ley de protección de datos y garantía de Derechos Digitales. Algunas de las medidas son:

Ofrecer un entorno para almacenar las nóminas de forma segura.
Tratar solo los datos que son imprescindibles para su liquidación.
Evitar el acceso por parte de ciertas personas o entidades no autorizadas.

Ventajas de la automatización del envío de nóminas

La automatización del pago de las nóminas ofrece múltiples ventajas tanto para la empresa, con independencia del sector en el que se encuentre, como para el trabajador. Al aligerar este proceso, el departamento de RRHH puede dedicar el tiempo a otras tareas de gran importancia como:

Captación y retención del talento.
Búsqueda de nuevos retos y oportunidades.
Creación de un buen clima laboral.
Mejoras en la organización del trabajo.

Del mismo modo, la automatización del envío de nóminas tiene una serie de ventajas entre las que están:

Mayor precisión en los cálculos

El cálculo del salario es una de las tareas más complicadas de Recursos Humanos. Cualquier fallo al llevar a cabo este proceso puede tener consecuencias legales y generar malestar en la plantilla.

No obstante, cuando se hace de manera manual, las probabilidades de que se cometa un fallo son mayores. Por eso, automatizar el envío de las nóminas y de su realización puede agilizar esta tarea y evitar que se cometan errores de todo tipo.

Omitir información en una nómina o enviarla y exponerla de forma incorrecta puede causar una sanción administrativa grave. En estos casos la multa puede variar entre los 625 y 6250 euros. Al usar un software para hacer nóminas se minimiza el margen de error y el trámite será mucho más sencillo.

Se agiliza la gestión tributaria

La automatización de los procesos de nóminas permite controlar las deducciones del IRPF y rectificar tras enviarla en caso de que sea necesario. Por ello, el envío de nóminas electrónicas, puede agilizar el proceso y permite demostrar que dichos documentos han sido enviados correctamente.

Seguridad en la información

Al automatizar el envío de las nóminas con un software se asegura la protección de datos de los empleados y de la empresa. Esto se debe a la necesidad de cumplir con la Ley de Protección de Datos.

Todos los programas para el envío de nóminas electrónicas incluyen varios sistemas:

Cifrado de datos: para evitar que terceras personas o entidades tengan acceso a estos.
Seudonimización: en caso de existir una brecha de seguridad, usar un seudónimo puede ayudar a proteger la información.

Mayor comodidad y tranquilidad

Sin duda, la principal ventaja de automatizar el envío de nóminas es la rapidez y la comodidad que aporta. Para ello, se pueden utilizar programas con certificaciones ISO que aseguran la calidad, seguro y eficiente para la empresa. Todo ello proporciona una mayor seguridad en el envío de datos.

A su vez, disminuye el espacio necesario al no imprimirlas, facilitando el almacenamiento y reduciendo el dinero empleado en guardar y clasificar las nóminas de forma física, ya que todo se guarda en el propio software.

Ahora que conocemos cómo es la automatización del envío de nóminas a los trabajadores de una entidad y los múltiples beneficios que proporcionan, es hora de ponerlo en marcha en tu compañía. ¡Adéntrate en nuestra web y descubre más sobre estos software de RRHH en nuestro blog!

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

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